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Règlement fournisseur analyse compte fournisseurs

L’étude des écritures de règlement d’un fournisseur saisies au journal est complétée par l’étude de l’évolution d’un compte fournisseur dans le grand-livre.

Écritures comptables règlement fournisseurs

Dans la présentation des écritures de charges, trois écritures avaient été comptabilisées au journal :

Journal Numéro pièce Date pièce Numéro compte Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
ACHATS 1001 02/10/2015 606300 Fournitures d’entretien Monobonus F02/10 liquide entretien 40,00
ACHATS 1001 02/10/2015 606400 Fournitures administratives Monobonus F02/10 tampon encreur 60,00
ACHATS 1001 02/10/2015 401000 Fournisseur Monobonus F02/10 liquide entretien + tampon 100,00
ACHATS 1015 03/10/2015 613200 Location immobilière Virement 03/10 loyer oct. 2015 1.000,00
ACHATS 1015 03/10/2015 614000 Charges locatives Virement 03/10 loyer oct. 2015 80,00
ACHATS 1015 03/10/2015 401000 Fournisseur Virement 03/10 loyer oct. 2015 1.080,00
ACHATS 1008 15/10/2015 635150 CFE CFE 2014 348,00
ACHATS 1008 15/10/2015 447180 Autres impôts et taxes CFE 2014 348,00

Il faut maintenant comptabiliser au journal les pièces comptables suivantes :
- le ticket de caisse du 02/10/2015 qui indique le règlement en espèces des achats effectués chez Monobus le 02/10/2015,
- l’ordre de virement du loyer du mois d’octobre en date du 03/10/2015,
- le chèque n°1451257 en date du 18/10/2012 d’un montant de 348,00 en règlement de la CFE 2014.

Journal Numéro pièce Date pièce Numéro compte Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
CAISSE 1001 02/10/2015 401000 Fournisseur C1001 Monobonus F02/10 liquide entretien 100,00
CAISSE 1001 02/10/2015 530000 Caisse Monobonus F02/10 tampon encreur 100,00
BANQUE 1001 03/10/2015 401000 Fournisseur Virement 03/10 loyer oct. 2015 1.080,00
BANQUE 1001 03/10/2015 512000 Banque Virement 03/10 loyer oct. 2015 1.080,00
BANQUE 1002 18/10/2015 447180 CFE CFE 2014 348,00
BANQUE 1002 18/10/2015 512000 Banque CFE 2014 348,00

A noter :
- les règlements en espèces sont comptabilisés dans le journal de caisse et mouvementent non pas le compte bancaire mais la petite caisse (compte n°530000),
- la numérotation des écritures suit des chronos distincts par journal : 1001 pour la première pièce du mois d’octobre, 1002, 1003... et ceux pour le journal des ACHATS, de VENTES, de BANQUE, de CAISSE... deux pièces peuvent donc avoir le même numéro mais auront alors été comptabilisées dans des journaux différents (et donc classées distinctement).

Report écritures dans grand-livre comptable

Les écritures du journal sont reportées dans le grand-livre, chaque ligne du journal étant reporté dans le compte correspondant au grand-livre, ce dernier regroupant l’intégralité des comptes utilisés dans l’entreprise.

Grand-livre au 31/10/2015
Compte n°401000 FOURNISSEURS
Journal
pièce
date
pièce
libellé de l’écriture débit crédit solde
ACHATS 1001 02/10/15 Monobonus F02/10 liquide entretien + tampon 100,00 -100,00
ACHATS 1015 03/10/15 Virement 03/10 loyer oct. 2015 1.080,00 - 1.180,00
CAISSE 1001 02/10/15 C1001 Monobonus F02/10 liquide entretien 100,00 - 1.080,00
BANQUE 1001 03/10/15 Virement 03/10 loyer oct. 2015 1.080,00 0,00
Compte n°447180 CFE
ACHATS 1008 15/10/15 CFE 2014 348,00 - 348,00
BANQUE 1002 18/10/15 CFE 2014 348,00 0,00

Au grand-livre, les comptes comptables sont détaillés les uns en-dessous des autres et le nom du journal utilisé est indiqué pour chaque ligne d’écriture de manière à assurer la traçabilité des pièces comptabilisées.

Ainsi, il est possible de retrouver la pièce correspondant à l’enregistrement de la seconde ligne du compte 401000 Fournisseurs : il s’agit, dans le classeur des ACHATS, de la pièce n°1015 (les pièces étant classées dans l’ordre de ce numéro d’enregistrement), une facture de loyer.

Analyse compte fournisseur

Dans notre exemple, les comptes 401000 Fournisseurs et 447180 CFE sont soldés au 31/10/2015 : aucune dette fournisseur n’est due à cette date.

Dans la pratique, il est presque impossible qu’à une date donnée toutes les factures fournisseurs antérieures à cette date aient été payées. Par conséquent, à la date de clôture notamment, le solde du compte fournisseur est généralement créditeur : des factures apparaissent au crédit du compte fournisseur (suite à la comptabilisation d’achats) sans contrepartie au débit (sans règlement de ces factures).

Or le solde de ce compte fournisseur à la date de clôture est à justifier :
- le solde du compte fournisseur doit être expliqué par le détail des factures fournisseurs non réglées à la date de clôture,
- les copies des factures fournisseurs composant ce solde doivent être insérer dans le dossier de clôture juste derrière l’analyse du solde du compte fournisseur.

Aussi, l’analyse du compte fournisseur consiste à retrouver les montants qui figurent dans le grand-livre au crédit mais pas au débit. Les logiciels comptables permettent de pointer les factures avec leurs règlements et d’imprimer les factures non pointées, qui composent donc le solde. Lorsque l’on traite un petit nombre de factures, il reste possible de lettre manuellement ces factures fournisseurs.

Pour simplifier cette analyse du compte fournisseur, il est également possible de limiter le nombre d’écritures dans ce compte en utilisant plusieurs comptes fournisseurs. Par exemple, on peut créer des comptes n°401001, 401002, 401003 pour les fournisseurs habituels, parallèlement à un compte 401000 réservé aux fournisseurs divers.



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