Formation logiciel comptabilite

Enregistrement des règlements

La saisie au journal des chèques, à partir du talon de chèque du compte bancaire de l’entreprise, est complétée par l’enregistrement des prélèvements et ordres de virement qui seront notés sur le relevé bancaire de la période.

Tout décaissement doit être justifié par une pièce comptable : talon de chèque, ordre de virement, avis de prélèvement. Ces documents pourront être rapprochés des pièces comptables qui justifient les charges payées : facture, appel de cotisations, avis d’imposition...

Enregistrement des chèques

La comptabilisation des décaissements comprend les règlements fournisseurs principalement, mais aussi les paiements des cotisations sociales, des impôts et taxes...

Pour procéder à l’enregistrement de ces règlements pour une période donnée, le comptable utilise le talon de chèque de l’entreprise et entre au journal, les uns après les autres, les règlements effectués durant cette période. Il est recommandé de disposer en parallèle des factures fournisseurs payées :
- pour relever dès la comptabilisation des chèques les erreurs éventuelles de règlement,
- pour vérifier que figure bien sur les factures payées la mention "payé le ... par chèque n° ....". Cette mention n’est pas obligatoire mais constitue un moyen d’identifier les factures non réglées ou réglées deux fois d’une part, et de faciliter le suivi commercial de ces factures (en cas d’appel d’un fournisseur qui s’inquiète de ne pas avoir reçu un règlement, ou pour pouvoir traiter une relance écrite...).

Enregistrement d’un règlement fournisseur

La comptabilisation d’une facture fournisseur a fait l’objet d’un précédent cours. Reprenons la facture du fournisseur Mobiliéco d’un montant 223,13 euros enregistrée alors.

Le règlement de cette facture est effectué par chèque le 15 juin 2013. L’écriture serait la même si ce paiement avait été effectué par virement ou par prélèvement .

Écriture de règlement

C’est un journal de BANQUE qui est utilisé pour constater les flux bancaires.

Journal Numéro pièce Date pièce Numéro compte Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
BANQUE 06012 15/06/2013 401000 Fournisseurs Chq 2541972 Mobiliéco F12/05 223,13
BANQUE 06012 15/06/2013 512000 Banque Chq 2541972 Mobiliéco F12/05 223,13

Impact sur le bilan

Cette écriture ne mouvemente que des comptes de bilan. Elle n’a donc aucune incidence sur le compte de résultat. En effet, qu’une entreprise paye ou non ses dettes, son résultat reste inchangé. Les règlements ne constituent pas une activité économique mais des flux financiers. Ils modifient donc la trésorerie de l’entreprise, son équilibre financier, mais sans augmenter ses charges ou produits, sans modifier le résultat de son activité.

Le compte de banque (n° 512000) figure à l’actif du bilan. Un découvert bancaire apparaît donc comme un actif négatif. Un règlement fournisseur diminue l’actif du bilan, les avoirs de l’entreprise. Ce règlement apparaît donc au crédit du compte 512000, réduisant d’autant le solde du compte bancaire à l’actif.

Reprenons le bilan de l’entreprise après comptabilisation de la facture fournisseur et complétons-le, en gras, des modifications apportées par cette écriture de règlement.

BILAN AU 31/12/13
ACTIF PASSIF
TVA déductible 36,57 Fournisseurs 223,13
- 223,13
Banque - 223,13 Résultat - 186,57
TOTAL ACTIF 36,57 TOTAL PASSIF 36,57

Le résultat demeure inchangé.
La dette fournisseur a été annulée par le règlement de sa facture.
En contrepartie, le compte bancaire a été réduit de 223,13 euros.

Enregistrement du paiement de cotisations

Le règlement de cotisations sociales par exemple à une caisse de cotisations suit le même modèle que précédemment. La seule différence sera le compte de tiers utilisé. Il ne s’agira plus alors du compte fournisseur mais d’un autre compte de tiers, celui utilisé pour enregistrer la dette réglée par le chèque à entrer en comptabilité. Pour comptabiliser ce règlement, il faut donc se référer au plan comptable utilisé et, pour éviter toute erreur de compte, retrouver le numéro de compte initialement utilisé.

Par exemple, considérons un prélèvement de 1.447,87 euros effectué par l’URSSAF le 22 octobre 2013. Ce prélèvement correspond à un appel de cotisations déjà enregistré dans le compte 431000.

Journal Numéro pièce Date pièce Numéro compte Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
BANQUE 10013 22/10/2013 431000 URSSAF Prélèvement URSSAF 3T 2013 1.447,87
BANQUE 10013 22/10/2013 512000 Banque Prélèvement URSSAF 3T 2013 1.447,87

Autres articles sur ce thème



Comptabilisation des paiements clients

Forum pour vos questions et remarques
  • 28 avril 2015, par pergolese3

    Bonjour,

    Il y a une situation que je ne sais pas exactement traiter.

    Un gérant de société paie avec ses propres deniers (pour la commodité) des frais de transport (train) afin qu’il puisse se rendre chez un client réaliser sa prestation.

    Ces frais sont remboursés par le client à la société. A priori, le gérant ne souhaite pas se faire rembourser par la société tout de suite. C’est une situation banale mais comment la traiter d’un point de vue comptable ?

    Merci d’avance

    • 28 avril 2015

      Le gérant n’est peut-être pas pressé de recevoir ce remboursement mais, en comptabilité, il y a obligation d’émettre la facture correspondante. Et si cette facture n’a pas été émise avant la fin d’un exercice, alors il faut enregistrer une facture à établir (FAE, voir les écritures de cut-off).

    • 29 avril 2015

      Bonjour,

      Les frais de déplacement ont été facturés par la société (comme tels) au client et payés par ce dernier. C’est ensuite que je ne sais pas comment faire.

      J’ai pensé passer par le compte courant d’associés dans la mesure où c’est de l’argent qui a été avancé par le gérant à la société et qu’il ne souhaite pas récupérer tout de suite.

      Mais je bute sur l’écriture à passer . Quels comptes autres que le compte courant (le cas échéant) sont impactés ? (a priori pas de tva sur les billets de train). Merci de votre aide.

    • 29 avril 2015

      De la même façon, la note de frais du gérant doit être passée en comptabilité dans l’attente de son règlement. C’est cette note de frais qui permettra d’équilibrer financièrement le paiement reçu du client. La contrepartie de ces charges peut effectivement être le compte courant d’associé puisque le gérant est associé.

    • 30 avril 2015

      Merci de votre réponse. Mais en fait, ce sont les comptes impactés qui me posent problème ? Quel est le circuit ? (bref, quels sont les comptes à créditer et débiter dans ce genre de situation ?).

      (Sur la facture adressée au client par la société, il y a une distinction faite entre le prix de la prestation soumis à la TVA et le remboursement des frais de déplacement).

      Merci de vos réponses car je suis un peu perdue !

Plan du site | Contact | annonce légale | expert-comptable | emprunt | Partenaires | Légal