Factures à établir

Si le service commercial a quelques jours de retard, certaines prestations antérieures à la date de clôture peuvent avoir été facturées au client que quelques jours après cette clôture. Dans ce cas, le service comptable doit régulariser les comptes en enregistrant ces factures à établir (FAE).

L’objectif de cette écriture de régularisation est donc l’opposé de celui des Produits constatés d’avance, qui permettent de régulariser les factures émises en avance, durant l’exercice clôturé pour une prestation en réalité rendue au début de l’exercice suivant.

Vente ou prestation sans facture

Si l’on considère une entreprise qui clôture au 31 décembre, une prestation du 30 décembre 2013 peut, dans la pratique, être émise le 2 janvier 2014.

Ainsi, à la date de clôture, des marchandises ont été livrées, ou des prestations effectuées, sans facture. Certes, cette facture sera émise quelques jours plus tard. Mais à la clôture, en l’absence de facturation :

• D’un point de vue économique, la vente a été effectuée :
  • les stocks ont été réduits des marchandises livrées,
  • des services, correspondant à des charges de main d’œuvre et d’autres charges de gestion courante, ont bien été réalisés.
• D’un point de vue comptable, en l’absence de pièce comptable (facture), le produit n’a pas été enregistré dans le compte de résultat clôturé.

On se trouve donc dans une situation où des charges ont été enregistrées au compte de résultat sans contrepartie au niveau des produits.

Si cette situation n’est pas régularisée, le résultat de l’entreprise se trouvera minoré, et donc son impôt. En conséquence, lors d’un contrôle fiscal, ces opérations de cut-off font partie des contrôles habituels, afin de vérifier que le résultat fiscal déclaré intègre bien toutes les factures qui se rapportent à l’exercice contrôlé.

Repérer les Factures A Etablir (FAE)

Plusieurs moyens sont à retenir pour identifier les factures à établir :

• En se référant au journal des VENTES de l’exercice clôturé, on peut noter, à partir des libellés des factures émises, celles qui interviennent périodiquement et s’assurer alors que la dernière période de l’exercice a bien été facturée.
  Par exemple, si l’entreprise établit une facture client mensuelle pour des travaux de maintenance, on peut s’assurer que la maintenance du dernier mois de l’exercice a bien été facturée et figure donc bien dans le journal des ventes (ou dans le compte 411 Clients correspondant).
• Les factures à établir sont des factures clients qui ont finalement été émises au début (le plus souvent) de l’exercice suivant. Un second contrôle consiste donc à observer les premières écritures de l’exercice suivant dans le journal des VENTES et, en fonction des libellés, de repérer celles qui se rapportent à l’exercice précédent.
  Par exemple, une facture enregistrée en 2014 avec le libellé "Livraison 28/12/2013" correspond certainement à une facture à établir à la clôture du 31/12/2013.
• Au final, les deux précédents contrôles peuvent être simplement remplacés par l’étude des pièces comptables de la fin de l’exercice clôturé et du début de l’exercice suivant. La lecture des libellés de ces factures clients doit en effet permettre d’identifier à quelle période se rattachent ces facturations.

Comptabilisation des factures à établir à la clôture

Une facture d’un montant de 600 euros TTC émise en 2014 est à rapporter dans le compte de résultat 2013 dans la mesure où cette vente de services a été effectuée le 17 décembre 2013.

A la date de clôture du 31 décembre 2013, l’écriture de régularisation suivante doit être comptabilisée afin d’enregistrer ce produit (d’un montant HT de 600,00 TTC / 1,196) sur l’exercice concerné :

On retrouve au bilan la même logique que lors de la comptabilisation des factures non parvenues :

• Le compte client utilisé est un compte spécifique n° 4181 et de libellé "Clients, factures à établir" pour pouvoir le distinguer du compte Clients qui figure au bilan et correspondant aux factures émises et non encore payées à la clôture. Ainsi, un compte 4181 important ne signifie pas que les clients ne paient pas leurs factures (litiges potentiels, risque d’impayés), mais simplement qu’un décalage existe entre les ventes et les facturations.
• Le compte de TVA collectée est le n° 44587 "TVA sur factures à établir", cette TVA n’étant pas de la TVA collectée dans la mesure où la facture n’a pas encore été émise à la date de comptabilisation de cette écriture d’ajustement.

En 2013, le produit de 501,67 euros figure bien dans le compte de Prestations de services (n°706) au compte de résultat.

Factures à établir et exercice suivant

Sur bien des logiciels cette extourne est automatique, si bien que l’on finit par oublier l’existence de cette écriture comptable et sa justification : il est indispensable d’annuler l’écriture précédente dès le 1er jour de l’exercice suivant pour éviter une double comptabilisation du produit correspondant. En effet, le produit a été rattaché à l’exercice 2013, mais la facture qui sera émise en 2014 sera elle aussi comptabilisée dans le journal de VENTES, comme toutes les factures clients.

Extourne FAE sur exercice suivant la clôture

Suite à cette écriture, on peut noter que les deux comptes de bilan qui avaient été mouvementés lors de la comptabilisation en 2013 de la facture à recevoir ont été annulés :
– la TVA sur factures à établir (n°44587) est soldée,
– le solde du compte de Clients 4181 est ramené à zéro.

Comptabilisation de la facture Clients émise

En 2014, la facture client est émise, et donc enregistrée dans le journal de VENTES par le service commercial.

La facture est enregistrée normalement, c’est à dire comme toute facture de vente) :
– le compte de TVA collectée implique que la TVA facturée au client sera maintenant à reverser à l’Etat dès la prochaine déclaration de TVA,
– la facture figure dans le compte n°411 clients, c’est maintenant une créance de l’entreprise sur son client.

Au niveau du compte de résultat, étant donné que le produit a déjà été enregistré en 2013, il ne doit pas figurer dans les comptes de 2014. Or on constate dans le compte n°706 Prestations que s’annulent :
– l’extourne du produit au 1er jour de l’exercice 2014,
– l’enregistrement de la facture émise le 12 janvier 2014.

Autres exemples de factures à établir

D’autres écritures de FAE figurent dans l’exemple de dossier de clôture d’une petite entreprise présenté sur ce site.