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Enregistrer frais kilométriques

Les indemnités kilométriques sont des remboursements de frais effectués par une entreprise à un salarié ou dirigeant qui a utilisé son véhicule personnel pour les besoins de son activité professionnel.

Définition des frais kilométriques

Des limitations sont apportées aux trajets qui peuvent faire l’objet d’une refacturation de frais kilométriques à une entreprise. En effet, outre la déduction fiscale de ces frais, qui viennent limiter l’impôt dû par la société (ou par ses associés lorsqu’il s’agit d’une entreprise soumise à l’impôt sur le revenu), ces remboursements de frais permettent à un membre de l’entreprise de percevoir des liquidités sans avoir de cotisations sociales à acquitter. On le comprend, les frais kilométriques peuvent alors devenir un moyen de rémunération déguisée, échappant aux prélèvements obligatoires.

Condition de déductibilité des frais kilométriques

Les déplacements donnant lieu à des indemnités kilométriques doivent avoir été entrepris
- dans l’intérêt de la société : pour rencontrer un fournisseur, démarcher un client, se rendre à des rendez-vous professionnels (avec une banque, des administrations...)...
- uniquement pour des raisons professionnelles : un déplacement vers la résidence secondaire du dirigeant qui, au cours d’un week-end, a rencontré un client, ne peut pas faire l’objet d’indemnités kilométriques.

Montant des frais kilométriques

Le montant des frais remboursables dépendent :
- du nombre de kilomètres effectués,
- de la puissance du véhicule utilisé (à justifier par une copie de la carte grise du véhicule).

Ensuite, le montant de ces frais est déterminé par un barème qui évolue chaque année.

Charges couvertes par l’indemnité

Toutes les charges, directes et indirectes, occasionnées par le déplacement sont couvertes par l’indemnité calculée selon le barème précédent :
- usure du véhicule et donc charge d’amortissement,
- essence,
- entretien du véhicule...

Aussi, aucune charge complémentaire ne peut s’ajouter à cette indemnité. En revanche, tous les autres frais engagés par le déplacement peuvent faire l’objet d’une note de frais distincte : frais de stationnement, frais de péage, restauration... (voir notre article sur les notes de frais)

Note de frais

L’indemnité kilométrique versée doit être justifiée par une pièce comptable, une note de frais récapitulant :
- la date de ce trajet évidemment,
- l’objet du déplacement : nom du client rencontré, du fournisseur, du partenaire rencontré lors du rendez-vous (permettant aux services fiscaux de contacter ce tiers pour vérifier la réalité de ce déplacement),
- le lieu du rendez-vous (justifiant le nombre de kilomètres remboursés).

Ecriture de frais kilométriques

L’écriture de remboursement des frais kilométriques varie suivant la qualité juridique du bénéficiaire, et donc du régime social de ce bénéficiaire.

Frais kilométriques d’un salarié

Si c’est une personne percevant un salaire qui reçoit en plus une indemnité kilométrique, le montant de cette dernière s’ajoute au compte de dette envers ce salarié (et dans lequel on enregistre chaque mois le montant net de son salaire avant de lui verser) : le compte 621.

Journal Numéro pièce Date pièce Numéro compte Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
PAIE 1057 28/10/2015 625100 Voyages et déplacement Serge Tonuchi Frais kil.oct.15 314,27
PAIE 1057 28/10/2015 421000 Personnel – rémunérations dues Serge Tonuchi Frais kil.oct.15 314,27

Frais kilométriques de l’entrepreneur individuel

Pour l’entrepreneur individuel, tout prélèvement de trésorerie passe par son compte de l’exploitant (voir la définition du compte 108).

Journal Numéro pièce Date pièce Numéro compte Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
PAIE 124 30/11/2015 625100 Voyages et déplacement Remb. Frais kilométriques novembre 45,91
PAIE 124 30/11/2015 108000 Compte de l’exploitant Remb. Frais kilométriques novembre 45,91

Frais kilométriques d’un dirigeant

Il s’agit maintenant d’enregistrer au journal le remboursement des frais kilométriques :
- du gérant d’une société (gérant donc d’une EURL ou SARL),
- du président d’une société (président sous-entendant une SA, SAS ou SASU).

Que le dirigeant soit indépendant (travailleur non salarié, comme les gérants majoritaires) ou assimilé salarié (comme le gérant minoritaire ou le président d’une société), le mode de comptabilisation reste le même.

Deux solutions pour les indemnités kilométriques d’un dirigeant :
- ou bien utiliser un compte assez général : 467 : Autres comptes débiteurs ou créditeurs,
- ou bien utiliser le compte courant du dirigeant concerné, ce qui peut être intéressant lorsque plusieurs dirigeants perçoivent des indemnités kilométriques, pour pouvoir suivre distinctement le paiement de ces indemnités à chaque dirigeant. C’est cette solution que l’on retient pour proposer un exemple d’écriture :

Journal Numéro pièce Date pièce Numéro compte Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
PAIE 1058 28/10/2015 625100 Voyages et déplacement M. Nérelli Frais kil.oct.15 621,47
PAIE 1057 28/10/2015 455100 Compte Courant M. Nérelli M. Nérelli Frais kil.oct.15 621,47

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