Factures à régulariser cut-off

L’établissement des états financiers à une date de clôture s’oppose à la réalité économique dans la mesure où des factures émises à une date donnée correspondent à des prestations déjà effectuées depuis plusieurs jours ou quelques mois parfois, ou qui n’interviendront qu’ultérieurement.

Il n’est donc pas possible de se fier uniquement à la date d’émission d’une facture pour savoir à quel exercice celle-ci doit être rattachée. Des régularisations liées au cut-off s’imposent donc à la clôture.

Objectif des régularisations de charges et produits

La régularisation des charges et produits consiste, à la clôture, à s’assurer de la réalité et de l’exhaustivité des factures enregistrées durant l’exercice dans le compte de résultat, c’est à dire à vérifier que toutes les opérations de l’année figurent bien dans ce document de synthèse, et uniquement les opérations de l’année.

Ce contrôle est indispensable et c’est celui effectué systématiquement par :
– des auditeurs : dans le cas d’une société dont les comptes doivent être approuvés par un commissaire aux comptes,
– des agents du fisc : dans le cadre d’un contrôle fiscal, et ce indépendamment de la taille de l’entreprise).

En effet, toute erreur, volontaire ou non, dans la régularisation des charges et produits a un impact direct sur le résultat comptable de l’exercice, et donc sur les prélèvements obligatoires de l’entreprise ou de l’entrepreneur :

• Oublier de comptabiliser une charge durant l’exercice N permet d’augmenter le résultat comptable affiché pour l’année N (pour atteindre ses objectifs, rassurer son banquier, éviter des capitaux propres trop faibles et pouvant entraîner une liquidation).
• De la même façon, facturer le 31 décembre des prestations qui restent à effectuer permet de gonfler artificiellement son résultat.
• A l’inverse, enregistrer dans le journal en N une facture relative à l’exercice N+1 augmente les charges de l’année N et diminue son résultat (pour limiter les prélèvements obligatoires, lisser un bénéfice important sur plusieurs exerces, éviter un dépassement de seuil de bénéfice...).
• Pareillement, ne facturer qu’en N+1 des prestations de N évite d’afficher ces produits sur l’année N et entraîne une diminution du résultat de cette année N.

Définition du cut-off

Le cut-off désigne l’obligation à la date d’arrêté des comptes de rattacher à un exercice toutes les factures qui s’y rapportent, en particulier celles dont la date est proche de celle de clôture. En particulier, pour une clôture au 31 décembre, toutes les factures des mois de décembre et janvier sont à étudier pour déterminer à quel exercice les charges et produits correspondant se rapportent.

Des procédures de cut-off doivent donc être définies pour permettre les régularisations comptables qui s’imposent. Très simplement, il peut s’agir :

• Contrôle sur les factures : de consulter les factures émises juste avant et après la date de clôture et de s’assurer, en fonction du libellé des prestations et produits vendus, qu’elles sont bien enregistrées sur l’exercice auxquelles elles se rapportent.
  Par exemple :
  • Une facture de loyer payée et enregistrée au journal au mois de décembre et qui correspond au loyer du mois de janvier est à régulariser (à annuler sur l’exercice clôturé au 31 décembre et à reporter sur l’exercice suivant).
  • Une facture du mois de janvier qui correspond à une prestation effectuée en décembre, donc avant la clôture, est également à corriger (à enregistrer sur l’exercice clôturé au 31 décembre).
• Contrôle du grand-livre : de consulter l’ensemble des comptes de charges et produits (6xx et 7xx) dans le grand-livre de l’exercice clôturé et du début de l’exercice suivant (car les opérations de clôture interviennent matériellement durant les premiers mois de l’exercice suivant, ainsi la comptabilité de cet exercice suivant existe déjà) pour repérer, en fonction du libellé des écritures, des anomalies ou des régularisations à apporter.
  Par exemple :
  • Si l’on se rapporte à notre exemple d’une comptabilité et en particulier au contrôle des comptes clients, si l’on observe le dernier compte client Leadbusiness, on remarque que les facturations de l’exercice ont concerné les mois 04, 05... jusqu’à 10. Ainsi, les facturations du mois de novembre et décembre ne sont pas encore intervenues à la date de clôture. Une régularisation de ces produits s’impose donc, pour que les produits correspondants figurent dans les comptes clôturés au 31 décembre.
  • Une charge du mois de janvier enregistrée au journal et dont le libellé indique qu’elle devrait être rattachée à l’exercice précédent est à annuler pour la faire figurer dans les comptes de l’exercice précédent.

Synthèse des factures à régulariser

Tableau de synthèse des écritures de cut-off :

Ces opérations de clôture sont étudiées avec des exemples dans des articles distincts.