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Factures non parvenues

A la clôture d’un exercice comptable, il faut rechercher dans les factures reçues après la date de clôture les factures fournisseurs qui concernent en réalité l’exercice clôturé. Autrement dit, les états financiers doivent également intégrer les factures fournisseurs non reçues, non parvenues, à la date de clôture.

FNP et CCA

FNP : factures non parvenues
CCA : charges constatées d’avance

Les factures non parvenues à la date de clôture font l’objet d’écritures de régularisations qui ont le but inverse de celui du traitement des charges constatées d’avance. En effet, il s’agit pour les :
- FNP : d’intégrer en comptabilité des factures qui n’ont pas encore été émises à la date de clôture et qui auraient dû l’être,
- CCA : de supprimer de la comptabilité des factures émises durant l’exercice clôturé et qui auraient dû être émises durant l’exercice suivant.

Exemples de factures non parvenues

La facture d’un expert-comptable arrive toujours en retard. En effet, pour la clôture d’un exercice N, le travail de l’expert-comptable intervient principalement au début de l’exercice N+1, pour pouvoir établir la liasse fiscale de l’année N avant le mois d’avril N+1. Aussi, sa facturation n’est effectuée qu’après le mois d’avril N+1, souvent au mois de juin N+1. Ainsi, il existe un décalage naturel entre cette facturation et l’exercice auquel elle se rapporte. En effet, cette facture datée de N+1 de l’expert-comptable doit être rattachée à l’exercice N, car sa prestation concerne évidemment cet exercice N.

De la même façon, dans les premières semaines d’un nouvel exercice, une entreprise reçoit des factures qui se rapportent à l’exercice précédent :
- facture d’entretien par exemple, envoyée après que la prestation a été effectuée,
- facture téléphone, les communications étant facturées après avoir été consommées (contrairement à l’abonnement qui constitue le plus souvent une charge constatée d’avance),
- facture reçue après la clôture pour des marchandises déjà livrées et donc présentes dans les stocks de l’entreprise à la date de clôture...

Écriture de factures non parvenues

La comptabilisation d’une facture non parvenue a pour but d’inscrire dans le compte de résultat à la clôture la charge qui a fait l’objet d’une facturation ultérieure.

En revanche, si cette écriture de facture non parvenue a également une incidence sur le bilan de clôture, il faut anticiper que cette facture sera normalement enregistrée en comptabilité au jour de son émission, soit durant l’exercice suivant.

Enregistrement de la charge à la clôture

Le comptable a noté ici une facture d’un montant de 1.000 euros TTC (soit 836,12 euros HT + 163,88 euros de TVA) datée du 5 janvier 2014 mais concernant la location du 4ème trimestre 2013 d’un photocopieur et de sa maintenance (pour 200 euros HT).

Journal Numéro pièce Date pièce Numéro compte Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
OD FNP04 31/12/2013 613500 Locations mobilières Photocopieur 4ème T 2013 location 636,12
OD FNP04 31/12/2013 615600 Maintenance Photocopieur 4ème T 2013 maintenance 200,00
OD FNP04 31/12/2013 445860 TVA sur factures non parvenues Photocopieur 4ème T 2013 163,88
OD FNP04 31/12/2013 408100 Fournisseurs, factures non parvenues Photocopieur 4ème T 2013 1.000,00

Les charges comptables correspondant à cette facture sont donc ajoutées au compte de résultat. En revanche, les comptes de bilan utilisés sont des comptes d’attente :

  • 445860 : TVA sur factures non parvenues, pour enregistrer la TVA correspondante.
    En effet, à la clôture, cette TVA n’est pas de la TVA déductible, car elle ne peut pas être récupérée que l’entreprise relève
  • 408100, Fournisseurs, factures non parvenues, pour enregistrer en dette le total TTC de la facture.
    Ce sous-compte du compte fournisseurs permet d’isoler ces factures particulières car cette dette, inscrite au bilan de la société, doit être considérée comme dette à régler postérieurement à la clôture. Ainsi, cette dette ne peut pas être confondue avec des factures en attente de paiement, variable d’ajustement pour les entreprises en difficulté de trésorerie par exemple : le paiement des FNP n’est pas volontaire car ces factures n’avaient justement pas encore été reçues à la clôture.

Annulation de la facture non parvenue

Au premier jour de l’exercice suivant la clôture, les écritures de factures non parvenues sont contrepassées, pour annuler les comptes de bilan mouvementés.

Journal Numéro pièce Date pièce Numéro compte Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
OD annul FNP04 01/01/2014 613500 Locations mobilières Photocopieur 4ème T 2013 location 636,12
OD annul FNP04 01/01/2014 615600 Maintenance Photocopieur 4ème T 2013 maintenance 200,00
OD annul FNP04 01/01/2014 445860 TVA sur factures non parvenues Photocopieur 4ème T 2013 163,88
OD annul FNP04 01/01/2014 408100 Fournisseurs, factures non parvenues Photocopieur 4ème T 2013 1.000,00

La nécessité de cette écriture d’extourne apparaît pleinement à l’étape suivante.

Comptabilisation de la facture reçue

Lors de la réception de la facture fournisseur en 2014, celle-ci est comptabilisée normalement.

Journal Numéro pièce Date pièce Numéro compte Libellé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
ACHATS 01012 05/01/2014 613500 Locations mobilières Photocopieur 4ème T 2013 location 636,12
ACHATS 01012 05/01/2014 615600 Maintenance Photocopieur 4ème T 2013 maintenance 200,00
ACHATS 01012 05/01/2014 445660 TVA déductible Photocopieur 4ème T 2013 163,88
ACHATS 01012 05/01/2014 401000 Fournisseurs Photocopieur 4ème T 2013 1.000,00

Il faut imaginer une grande entreprise, dans laquelle le service comptabilité est séparé en différents bureaux :
- le service fournisseurs comptabilise les factures en tenant compte de leur date d’émission : la facture fournisseur datée de 2014 est donc comptabilisée dans le journal 2014,
- le service comptabilité générale qui passe notamment les écritures de clôture et a enregistré au 31 décembre 2013 l’écriture de facture non parvenues.

Ainsi, l’écriture de facture non parvenue n’a d’impact que sur le résultat affiché à la clôture et annule la charge correspondante sur l’exercice suivant.

Analyse des charges et factures non parvenues

Dans les comptes de résultat des exercices 2013 et 2014, on obtient donc les charges suivantes :

Exercice Libellé écriture Compte 6135 Location Compte 6156 Maintenance
2013 Comptabilisation de la facture non parvenue + 436,12 € + 200,00 €
TOTAL DE L’EXERCICE 2013 + 436,12 € + 200,00 €
2014 Contrepassation de la facture non parvenue - 436,12 € - 200,00 €
Comptabilisation de la facture à réception + 436,12 € + 200,00 €
TOTAL DE L’EXERCICE 2014 0 € 0 €
2013-2014 TOTAL SUR 2013-2014 + 436,12 € + 200,00 €

En conclusion, la comptabilisation des factures non parvenues permet bien :
- de déplacer une charge comptable sur l’exercice concerné même si la facture correspondante n’a pas été reçue à la date de clôture,
- et la contrepassation de cette écriture annule la charge sur l’exercice de réception de cette facture.

Dans la pratique, il faut être attentif à l’adéquation des comptes de charges utilisés lors de :
- l’écriture de contrepassation de la FNP dans le journal des OD (Opérations Diverses),
- et l’écriture de comptabilisation de la facture dans le journal des ACHATS.
En d’autres termes, il faut s’assurer que l’on a bien annulé les charges (contrepassation FNP) dans les comptes où elles ont ensuite été enregistrées (écriture d’achat).



Forum pour vos questions et remarques
  • 23 janvier 2015, par Maxime

    Bonjour !
    Petite question concernant le compte 408, à la fin de l’année où la facture a été reçue et payée : ce compte s’annule -t-il ou est il indiqué à l’actif du bilan ?

    L’écriture suivante est elle correcte ? :

    Clôture exercice précédent :
    31/12 - D - 6232 Prestation d’affichage
    31/12 - C - 4080 Facture non parvenue

    Ouverture nouvel exercice :
    01/01 - D - 4080 Facture non parvenue
    01/01 - C - 6232 Prestation d’affichage

    Réception et paiement de la facture
    15/01 - D - 6232 Prestation d’affichage
    15/01 - C - 4010 fournisseur
    15/01 - D - 4010 fournisseur
    15/01 - C - 5121 Banque

    Le compte 4080 débité le 01/01 doit il apparaitre à l’actif du bilan ? Si oui sous quel libellé ?

    Merci d’avance pour vos retours !

    • 23 janvier 2015

      Oui, ces écritures de FNP sont correctes, le compte 408 apparaît donc au crédit (au passif du bilan) pour le montant de la facture en attente, et reste dans ce compte 408 FNP, classé sous les comptes fournisseurs.

    • 23 janvier 2015

      Merci pour votre retour !

      Ainsi en fin d’exercice N-1 le compte 408 FNP apparait au passif du bilan, jusque là tout est bon, mais à la fin de l’exercice N+1 (l’année où est reçue et payée la facture) où se trouve-t-il ? Est-il toujours au passif, mais négatif ou doit-il s’annuler via une écriture ?

    • 23 janvier 2015

      Le solde du compte 408 à la fin de l’exercice N-1 a été annulé par l’écriture au début de l’exercice N+1. En fait, ce compte n’a servi que pour l’instant de la clôture.

      Ainsi, en N+1, le solde du 408 est nul.

    • 23 janvier 2015

      J’ai beau tourner le problème dans tous les sens je n’ai toujours pas un bilan équilibré malheureusement. Je ne vois pas d’où peut venir l’erreur...

    • 23 janvier 2015

      Imprimez le compte 408 et pointez-le, vous voyez dans vos écritures que le compte 408 est utilisé une fois au débit au 31/12, puis une fois au débit au 01/01, il n’y a pas d’écart possible autre que provenant d’une erreur de comptabilisation.

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