Comptabilisation des paiements clients

Les règlements bancaires des clients peuvent intervenir par chèque ou par virement (les mouvements de caisse étant étudiés distinctement).

Méthode d’enregistrement des encaissements

Comme toute écriture comptable, tout encaissement bancaire comptabilisé au journal doit être justifié par une pièce comptable :
– bordereau de remise pour les paiements par chèque,
– avis d’encaissement pour les virements.

Par ailleurs, le comptable dispose des factures de vente émises par l’entreprise et réglées par les clients.

Ainsi, l’enregistrement comptable des encaissements sur le compte de banque de l’entreprise peut être réalisé à partir des pièces comptables tout en vérifiant les factures émises :
– en ajoutant, si nécessaire (car ce suivi des factures payées est généralement effectué plus régulièrement que leur enregistrement comptable), la mention "payé le ... par chèque n° ... ou par virement du ....",
– en indiquant par un petit signe que le règlement a bien été comptabilisé (le mieux : mentionner le numéro de l’écriture correspondante).

Écriture d’un encaissement client

La comptabilisation d’une facture client était le sujet d’un précédent cours. Reprenons la facture du client Geithner d’un montant TTC de 4.339,09 euros enregistrée pour l’occasion.

Le client a payé cette facture par un chèque déposé sur le compte de l’entreprise par une remise du 20 avril 2015. Plutôt que d’indiquer le numéro de ce chèque dans le libellé de l’écriture, il est préférable d’indiquer le numéro ou la date de la remise de chèque qui permettra d’identifier la pièce comptable justifiant cette écriture. Lorsque plusieurs chèques ont été déposés en même temps, l’identifiant de la remise sera identique à plusieurs libellés d’écriture (la suite du libellé permettant alors de les différencier).

En cas de règlement par virement, la même écriture est à comptabiliser, mais en mentionnant le numéro ou la date de l’avis de virement dans le libellé de l’écriture. Dans tous les cas, ce libellé doit permettre, à la relecture du journal ou du grand-livre, de retrouver la pièce comptable qui explique l’origine de l’écriture passée.

Écriture comptable

C’est le journal de BANQUE que l’on utilise pour la saisie de tous les flux financiers qui transitent par la banque (le journal de CAISSE étant présenté par ailleurs).

A noter que le compte client utilisé n°411027 permet de regrouper dans un seul compte de bilan toutes les opérations réalisées avec un même client. Cette méthode est intéressante pour les clients récurrents, de façon à simplifier l’analyse du compte (à comparer les factures émises avec les règlements reçus).

Impact sur le bilan

Suite à l’écriture de vente, les comptes de bilan mouvementés avaient été reportés dans le bilan de l’entreprise. Nous complétons (en gras) ce bilan après cette écriture d’encaissement pour montrer son incidence sur les comptes de l’entreprise.

Au bilan, le résultat demeure inchangé, de la même façon que le résultat du compte de résultat n’est pas impacté par cette écriture qui ne mouvemente aucun compte de charge ou de produit.

Simplement, la créance sur le client a été annulée et son règlement a été enregistré en positif sur le compte de banque de l’entreprise.

Comptabilisation d’un encaissement autre qu’un règlement client

Sur son relevé de compte, une entreprise peut constater des encaissements correspondants à des ajustements ou remises de frais bancaires.

Par ailleurs, une Caisse de cotisations ou le Centre des impôts peuvent effectuer un virement pour ajuster le montant d’un prélèvement obligatoire calculé sur une période antérieure (les cotisations dépendent le plus souvent du résultat ou de la rémunération antérieure, les impôts du bénéfice de l’exercice précédent...).

D’une façon générale, un encaissement autre qu’un règlement client fait l’objet d’une écriture semblable, simplement le compte de tiers à utiliser sera modifié. Évidemment, cet encaissement ne fait que comptabiliser une entrée de trésorerie. Les comptes de charges ou produits seront peut-être à corriger pour tenir compte de cet encaissement, mais il s’agit là d’une autre écriture.

Prenons l’exemple d’une entreprise qui bénéficie, après règlement de sa CFE, d’un dégrèvement de cette taxe :
1) La taxe aura déjà été comptabilisée en charge avec pour contrepartie une dette envers le Trésor Public.
2) Cette dette aura été annulée lors de l’enregistrement du paiement de la taxe.
3) Le dégrèvement (le remboursement) de la taxe est à comptabiliser maintenant (ci-dessous).
4) La charge correspondante est à annuler. Elle le sera à partir de la pièce comptable reçu (l’avis de dégrèvement envoyé par le Centre des Impôts). L’écriture correspondante sera la même que l’écriture de charge initiale (point 1)) mais passée à l’envers.

Ajustement d’une taxe