Formation logiciel comptabilite

Eléments constitutifs d’une facture

Avant de comptabiliser une écriture de vente, l’ensemble des éléments qui peuvent figurer sur la facture correspondante doivent être définis.

Documents à comptabiliser

Il faut souligner au préalable que tous les documents émis avant une facturation ne sont pas à comptabiliser :
- Un devis est une proposition de prestation, il ne correspond pas à une prestation ou une vente réalisée, en aucun cas il ne doit donc figurer dans la comptabilité qui enregistre les flux réels.
- Une commande est l’acceptation d’un devis ou d’une proposition commerciale, c’est un document juridique qui permet à une entreprise, en interne, de déclencher une vente ou un achat. Cette vente ou achat sera donc à comptabiliser postérieurement à la commande, lorsqu’une facture sera émise.

Dans les logiciels de gestion commerciale :
1) un devis envoyé à un client peut être transformé
2) en commande que le client devra retourner signée
3) cette commande pouvant être à son tour transformée en facture.
Dans un logiciel comptable, seule la facture est à comptabiliser.

Seules les factures sont à comptabiliser et toutes les factures sont à entrer en comptabilité :
- factures reçues ou émises suite à un achat ou une vente : il s’agit des "factures de doit".
- factures d’avoir, émises pour constater une réduction commerciale ou financière suite à une vente ou un achat.

Rabais remise ristourne

Les RRR sont tous comptabilisés de la même façon. Ils correspondent à une réduction du montant hors taxe d’une facture pour les raisons commerciales suivantes :

Réduction commerciale accordée
Rabais suite à un défaut ou une erreur sur des articles livrés et conservés par le client.
Remise pour une quantité importante achetée par le client.
Ristourne selon les quantité des achats du client sur une période donnée. Une ristourne fait donc l’objet d’une facture d’avoir distincte émise à la fin de chaque mois, trimestre ou année.

Escompte

L’escompte est une réduction financière accordée au client qui règle une facture avant son échéance. Les conditions de cet escompte (taux d’escompte notamment) sont obligatoirement indiquées sur la facture de vente. Cette pratique est peu répandue, sauf pour les achats d’un montant important et pour lesquels un délai de paiement significatif (45 jours fin de mois par exemple) est prévu.

A l’inverse, une petite entreprise a davantage intérêt à ne pas prévoir d’escompte en indiquant que ses factures sont payables à réception.

Prestations annexes

Des services complémentaires peuvent être facturés en plus d’une vente de marchandises :
- les frais de port s’ajoutent au total hors taxe d’une facture,
- les emballages sont dans certains cas particuliers facturés au client.

Le traitement comptable des emballages est complexe dans la mesure où il faut distinguer les emballages stockés (contener par exemple), des emballages récupérables mais non identifiables (palette consignée et récupérée par le fournisseur contre remboursement du prix facturé) et des emballages perdus (palette facturée mais non consignée).


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Comptabiliser ses factures de vente

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