Justification des soldes clients

S’assurer de la réalité de ses soldes clients est une nécessité de gestion pour l’entrepreneur qui doit suivre de près la trésorerie de son entreprise. Mais c’est également une étape importante de la clôture comptable d’un exercice car la contrepartie des soldes clients affichés au bilan est le chiffre d’affaires de l’entreprise.

Suivi des comptes clients

Dans un compte client apparaissent :
– les sommes dues par les clients en contrepartie des factures de vente émises,
– les règlements des clients.

Le solde du compte client à une date donnée correspond donc aux factures clients non réglées à ce jour. Pour le gérant d’une entreprise, il est donc essentiel de suivre ses comptes clients pour repérer les éventuels retards de paiement et enclencher la procédure interne de recouvrement de ces créances (relances, mise en demeure...).

Une saisie régulière des opérations comptables est donc une condition pour pouvoir utiliser les informations du grand-livre comptable pour sa gestion commerciale.

Création de plusieurs comptes clients

En comptabilité, si le plan comptable ne prévoit qu’un unique compte 411000 clients, toutes les factures de vente de l’entreprise et tous les règlements clients y seront mélangés. Le pointage des factures avec les paiements correspondants s’en trouvera complexifié.

Il est donc conseillé d’isoler comptablement les opérations par client :
– Dans notre logiciel comptable, il est possible d’attribuer un code particulier pour identifier chaque client : LB pour le client Leadbusiness par exemple.
– Une autre solution consiste à subdiviser le compte 411 en sous-comptes : 411016 pour Leadbusiness par exemple.

Dans tous les cas :
– Ces solutions ne présentent un intérêt que si l’entreprise réalise des opérations récurrentes avec certains clients.
– Pour les clients ponctuels, avec lesquels l’entreprise ne réalisera qu’une unique opération, le compte 411000 Clients Divers reste la solution la plus adaptée.

Justification des comptes clients

Le solde global de tous les clients apparaît à l’actif du bilan. Pour le justifier, il faut retrouver l’ensemble des factures non payées à la date de clôture et qui expliquent ce solde.

Lorsque l’on utilise plusieurs comptes clients, il faut donc justifier chaque compte.

Dans notre exemple, le compte 411000 Clients par département permet d’obtenir une subdivision de ce compte par code client.

Le premier compte (code vide) est le compte de clients divers. Son solde de 58,01 euros TTC correspond au total de la facture F2012029 du client Legascope.

Le solde du client Devisproximité (code Devis) est nul, ce client ayant réglé toutes ses factures à la date de clôture.

Le client Gora affiche un solde de 62,01 euros, sa facture F2012019 restant impayée au 31/12/2012.

Le solde du client LB est nul, et il en est de même de tous les autres comptes clients.

Pour présenter l’explication du solde global du compte Clients qui s’élève à 120,02 euros, il est recommandé d’établir un récapitulatif des factures en attente de paiements à la clôture.

Ce récapitulatif est à insérer dans le dossier de clôture en y annexant une copie de toutes les factures qui y figurent (en attente de règlements au 31/12/12), soit dans notre exemple une copie des factures F2012029 et F2012019.