Formation logiciel comptabilite

Comptabilité de trésorerie

formation logiciel comptabilite — 2008-10-03T08:42:39Z

La comptabilité de trésorerie autorise à tenir une comptabilité sur les encaissements durant l'année (uniquement les mouvements financiers comptabilisés au journal) puis une régularisation à la clôture des engagements de l'entreprise.

La comptabilité de trésorerie est une comptabilité simplifiée qui permet de saisir ses écritures comptables à partir des relevés de compte, avant de passer des écritures de régularisation annuelles.

Entreprises concernées par la comptabilité de trésorerie

Tenir une comptabilité de trésorerie est autorisé pour les entreprises relevant des BIC et qui remplissent les deux conditions suivantes :
– entreprises qui relèvent de droit ou sur option du régime fiscal réel simplifié,
– entreprises qui exercent l'option (sur leur déclaration fiscale annuelle) pour une comptabilité super-simplifiée.

En ce qui concerne les entreprises relevant des BNC, nous rappelons qu'elles tiennent de droit une comptabilité sur les encaissements (plus simple encore que la comptabilité de trésorerie).

Principe d'une comptabilité de trésorerie

Suivre sa trésorerie en comptabilité

La comptabilité de trésorerie consiste :
– à tenir une comptabilité sur les encaissements au jour le jour,
– à régulariser les créances et dettes en fin d'exercice afin d'obtenir les états financiers (bilan, compte de résultat et annexes) qui auraient été obtenus grâce à une comptabilité sur les débits.

La tenue d'une comptabilité de trésorerie est donc identique à celle d'une comptabilité sur les encaissements, par la comptabilisation des flux de trésorerie :
– les factures émises sont comptabilisées lorsqu'elles sont réglées,
– les factures reçues lorsqu'elles sont payées.

Comptabilité de trésorerie et régime TVA

De ce fait, il est préférable pour les entreprises qui tiennent une comptabilité super-simplifiée (comptabilité de trésorerie) de ne pas opter pour un régime d'imposition à la TVA autre que le régime simplifié qui permet d'acquitter sa TVA sous forme d'acomptes trimestriels avant une régularisation qui n'intervient que lorsque la comptabilité annuelle définitive est établie.

En revanche, la régularisation d'une comptabilité de trésorerie en fin d'exercice permettra d'obtenir le même résultat qu'une comptabilité sur les débits.

Simplicité de cette comptabilité sur les flux financiers

D'un point de vue comptable, une comptabilité de trésorerie est donc beaucoup plus simple au jour le jour. On retrouve les avantages d'une comptabilité sur les encaissements : saisie à partir des relevés de compte, classement des pièces suivant leur ordre d'apparition sur ces relevés, aucun rapprochement bancaire nécessaire.

En revanche, en fin d'exercice, les ajustements nécessaires demanderont du temps et de l'organisation.

Clôture d'une comptabilité de trésorerie

Ajustements propres à une comptabilité de trésorerie

En fin d'année, il faudra intégrer à votre comptabilité de trésorerie :

Les factures émises durant l'exercice mais non encore réglées à la date de clôture. Celles-ci ne figurant pas sur vos relevés de compte, elles n'auront pas été saisies durant l'exercice. Il sera donc nécessaire :
- de les ajouter dans vos produits de l'exercice pour leur montant HT
- d'ajouter la TVA correspondantes à votre TVA collectée
- de constater une créance sur vos clients pour le total TTC des factures concernées
Les factures d'achat reçues durant l'exercice mais non payées durant l'exercice. Ne figurant pas sur vos relevés de compte, elles n'auront pas été saisies durant l'exercice. Il sera donc nécessaire :
- de les ajouter dans vos charges de l'exercice pour leur montant HT
- d'ajouter la TVA correspondantes à votre TVA déductible
- de constater une dette envers vos fournisseurs pour le total TTC des factures concernées

Ajustements communs à tous les BIC

Afin d'établir des états financiers respectant les normes comptables, les écritures d'inventaire communes à toutes les entreprises relevant des BIC sont à comptabiliser.

Inconvénients d'une comptabilité sur les encaissements

On retrouve les éléments déjà cités dans les inconvénients de la tenue d'une comptabilité sur les encaissements.

Double suivi des factures

Tout d'abord, une comptabilité qui se limite à enregistrer les flux financiers ne peut pas être utilisée pour la gestion des fournisseurs et des clients. Ainsi, étant donné que seuls les opérations financières sont prises en compte, on ne peut pas obtenir à partir de la comptabilité :
– la liste des factures fournisseurs en attente de paiement,
– les factures clients non réglées.

A côté des factures à saisir en comptabilité, il faut donc établir un suivi des factures en attente de paiement. C'est un travail de gestion supplémentaire, mais, il faut le reconnaître, relativement limité dans une petite entreprise.

Ecritures de clôture

Contrairement à une comptabilité sur les encaissements, une comptabilité de trésorerie impose de passer des écritures de régularisation en fin d'exercice.

Ainsi, le résultat fiscal annuel inclus au final toutes les opérations qui ne sont pas dénouées financièrement, notamment les factures fournisseurs non encore réglées. Ces ajustements évitent donc une imposition très variable suivant les paiements reçus et effectués (et souvent des variations importantes du résultat d'une année sur l'autre).

Mais ces écritures de clôture alourdissent considérablement le travail comptable, et présentent des difficultés comptables non négligeables. Aussi, tenir seul sa comptabilité demande alors quelques connaissances comptables, au moins de passer un peu de temps supplémentaire sur ce site...

La comptabilité de trésorerie est également une comptabilité simplifiée autorisée pour certaines entreprises relevant des BIC.

Comptabilité sur les débits

formation logiciel comptabilite — 2008-10-03T08:38:37Z

La comptabilité sur le débits prend en compte les engagements de l'entreprise : toute facture, émise ou reçue, est comptabilisée au journal, puis, dans un second temps, le paiement reçu ou émis de cette facture.

La comptabilité sur les débits est la forme de comptabilité qui s'impose au plus grand nombre d'entreprises, mais aussi la plus complexe.

Entreprises devant tenir une comptabilité sur les débits

De plein droits, doivent obligatoirement tenir une comptabilité sur les débits :
– les sociétés soumises à l'IS,
– les entreprises soumises à l'IR et réalisant plus de 783.000€ de CA pour les activités d'achat-vente et plus de 236.000€ pour les activités de services.

Doivent également tenir une comptabilité sur les débits les entreprises qui ont opté pour le régime fiscal du réel normal (qu'elles relèvent des BIC ou des BNC).

Principe d'une comptabilité sur les débits

Saisie au jour le jour

Une comptabilité sur les débits prend en compte non pas uniquement les flux financiers (les encaissements et décaissements) mais l'ensemble des flux. A un flux financier constaté dans une comptabilité sur les encaissements correspondra donc deux flux économiques comptabilités dans une comptabilité de trésorerie.

Par exemple, pour une facture émise, deux opérations sont donc à comptabiliser :
– l'émission de la facture à la date de facture (une vente compensée par une créance sur un client),
– le règlement de la facture par le client (annulation de la créance sur le client et encaissement de son règlement).

Dans une comptabilité sur les débits, toutes les opérations en attente d'un flux financier sont comptabilisées (les factures en attente de règlement, les cotisations sociales d'une période dans l'attente d'un prélèvement, la TVA à reverser...)

Écritures d'inventaire

Afin d'établir des états financiers, à la clôture de l'exercice, il sera également nécessaire de procéder à la comptabilisation :

des stocks. Le journal d'inventaire détaille la composition du stock et évalue chaque élément du stock à son coût d'acquisition.
des dotations aux amortissements de l'année. L'inventaire des immobilisations liste les immobilisations utilisées dans l'entreprise. Les immobilisations totalement amorties figurent sur cet inventaire (et donc à l'actif du bilan) et les immobilisations mises au rebut sont considérées comme cédées pour 0€.
des créances et dettes certaines (et des charges et produits correspondants) mais pour lesquelles aucune pièce comptable datée de l'exercice n'a été émise :
- les factures non parvenues : à ajouter aux charges de l'exercice
  Exemple : factures Telecom de décembre de l'année N dont vous ne recevrez une facture qu'en janvier N+1 (éventuellement datée N+1 mais correspondant bien à des prestations fournies durant l'année N).
- les factures à établir : à ajouter aux produits de l'exercice
  Exemple : facture relative à des prestations ou des ventes de décembre de l'année N mais que vous n'avez facturez qu'en janvier N+1.
annulation des créances et dettes (et des charges et produits correspondants) comptabilisées durant l'exercice mais qui correspondent à des opérations concernant l'exercice suivant :
- les charges constatées d'avance : à supprimer des charges de l'exercice
  Exemple : assurance payée durant l'année N mais qui couvre une partie de l'année suivante (la partie concernant N+1 doit être retirée des charges de l'année N et sera ajoutée aux charges de N+1).
- les produits constatés d'avance : à supprimer des produits de l'exercice
  Exemple : facture de vente envoyée durant l'année N mais qui comprend des services qui seront effectués l'année suivante (la partie concernant N+1 doit être retirée des produits de l'année N et sera ajoutée aux produits de N+1).

Avantage d'une comptabilité sur les débits

Dans ce cas, la comptabilité devient l'unique outil de gestion de l'indépendant. Cette comptabilité d'engagement :
– permettra de suivre les comptes clients : factures émises, factures encaissées, et factures en attente de règlement,
– d'établir ses déclarations de TVA mensuelles ou trimestrielles,
– de suivre l'amortissement des immobilisations,
– reflètera la réalité économique de l'activité.

Inconvénients d'une comptabilité sur les débits

En revanche, cette comptabilité sur les débits a pour inconvénient :
– d'augmenter le nombre d'écritures comptables : une écriture pour chaque facture émise ou reçue et une écriture pour le règlement correspondant,
– d'obliger à un rapprochement bancaire mensuel.

Aussi, certaines entreprises peuvent avoir intérêt à rester à une comptabilité de trésorerie, intermédiaire entre une comptabilité sur les débits et une comptabilité sur les encaissements.

La comptabilité sur les débits est la comptabilité prévue par le plan comptable 82 qui s'impose à toute entreprise ne bénéficiant pas d'obligations comptables simplifiées.

Comptabilité sur les encaissements

formation logiciel comptabilite — 2008-10-02T13:11:04Z

La comptabilité sur les encaissements consiste à passer une écriture comptable à chaque encaissement ou décaissement, en suivant donc les opérations de trésorerie constatées sur les relevés bancaires de l'entreprise.

La comptabilité sur les encaissements est la forme de comptabilité la plus simple, aussi est-elle réservée à certaines entreprises seulement.

Entreprises concernées par la comptabilité sur les encaissements

Seules les entreprises qui relèvent des BNC et du régime de la déclaration contrôlée (en micro-BNC les obligations comptables sont encore plus limitées) peuvent tenir une comptabilité sur les encaissements. Mais ce c'est pas une obligation : ces entreprises conservent la possibilité d'opter pour le régime fiscal du réel normal et tenir ainsi une comptabilité sur les débits.

Certaines entreprises relevant des BIC peuvent éventuellement tenir une comptabilité de trésorerie (comptabilité proche de la comptabilité sur les encaissements mais qui demande en fin d'exercice d'ajuster les créances et les dettes).

Enfin, les sociétés civiles immobilières transparentes, imposables à l'impôt sur le revenu, tiennent une comptabilité sur les encaissements.

Principe et avantages comptabilité sur les encaissements

La comptabilité des BNC relevant du régime de la déclaration contrôlée est basée, non pas sur les factures reçues et émises, mais sur les encaissements et décaissements : seuls les flux de trésorerie sont comptabilisés.

Éventuellement, il est possible de comptabiliser ces écritures à partir des relevés de compte professionnel et de classer ses pièces comptables dans leur ordre d'apparition sur ces relevés.

D'un point de vue comptable, c'est une simplicité appréciable. En effet, les opérations à prendre en compte pour la déclaration fiscale des BNC sont toutes indiquées sur les relevés de compte professionnel de l'indépendant (d'où l'intérêt d'ouvrir un compte professionnel), évitant ainsi tout oubli d'opérations et tout rapprochement bancaire.

Inconvénients d'une comptabilité sur les encaissements

Inconvénients pour l'analyse comptable

D'un point de vue pratique, cette simplicité demande de suivre d'un côté les opérations à déclarer (les encaissements et décaissements), de l'autre les opérations en attente (factures émises non encore réglées pour lesquelles il faudra relancer ses clients). Mais un peu d'organisation suffit à ce suivi.

D'un point de vue comptable, la comptabilité sur les encaissements permet d'éviter une comptabilité en partie double : lorsqu'une vente est encaissée, une même écriture constate la vente et le paiement (même principe pour les achats). Pour cette raison, les comptes de clients et fournisseurs ne sont pas utilisés.

C'est certes un gain de temps, mais cela pose un problème de sécurité. En particulier, la comptabilité ne permettra pas de relever une facture d'achat payée deux fois ou une facture de vente jamais encaissée. Encore une fois, la comptabilité sur les encaissements demande en parallèle (sur excel par exemple) un suivi des factures émises et encaissées.

Inconvénient fiscal

D'un point de vue fiscal, les conséquences de cette simplification comptable peuvent devenir non négligeables. D'une année sur l'autre, vos revenus imposés dépendront de vos factures payées et non de vos factures émises. Ainsi, en jouant sur les dates d'envoi de vos factures ou de dépôt de vos recettes, vous pourrez augmenter ou diminuer vos recettes de l'année.

Ce moyen d'optimisation fiscale peut aussi avoir des impacts négatifs : un client qui règlera avec retard des factures importantes pourra diminuer vos revenus d'une année et augmenter ceux de la suivante, entraînant des variations de votre impôt sur le revenu qui n'auraient pas eu lieu si votre comptabilité avait été tenue sur les débits.

La tenue d'une comptabilité sur les encaissements est une simplification de la comptabilité pour les BNC.