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Conditions provisionner une créance

formation logiciel comptabilite — 2014-07-18T15:12:20Z

Si un client ne paie pas sa facture, à partir de quel moment est-il possible de la provisionner ?

Le principe et la comptabilisation d'une provision client ont déjà été traités dans notre premier article de ce dossier. Il s'agit de revenir ici sur les conditions à réunir avant de pouvoir passer une provision sur un client douteux.

Provisionner ou non un client ?

Si un client ne paye pas sa facture, l'entreprise a alors comptabilisé sans contrepartie :
– une vente, un produit : l'entreprise paiera donc davantage d'impôt sur les sociétés ou, son associé, davantage d'impôt sur le revenu,
– de la TVA collectée : l'entreprise doit reverser sans attendre cette TVA au Trésor Public.

Or, si des produits figurent en comptabilité, la réalité économique est à l'inverse une perte, puisque les biens sortis de stock ou la prestation fournie restent impayés.

Une provision permet de régulariser cette situation, et donc de présenter des comptes conformes à la réalité économique de l'entreprise.

Mais, de fait, une fausse provision, ou une provision constatée sans justification, permet de limiter son bénéfice imposable et sa TVA à reverser. Dans les deux cas, l'Etat subit un préjudice. Les provisions, et notamment les provisions pour clients douteux, sont donc surveillées et parfois contrôlées par l'administration fiscale. Il est donc indispensable de pouvoir justifier une telle écriture au moyen d'un dossier des provisions pour créance douteuse ou litigieuse.

Le montant global et la variation des provisions

Il ne faut pas oublier que l'administration fiscale dispose de deux informations précises concernant l'état des provisions d'une entreprise, et en particulier de ses provisions clients :
– le montant total de ses provisions clients à la date de clôture : dans le bilan déposé, à l'actif, dans la colonne des provisions,
– la variation de ces provisions durant l'année dans le tableau de passage des provisions qui figure dans la liasse fiscale et qui mentionne : l'augmentation des provisions durant l'exercice, le montant des reprises.

L'importance relative de ces provisions est donc facilement mesurables, et une provision importante entraînera certainement au minimum une demande d'information fiscale.

Pas de poursuite judiciaire imposée

L'administration fiscale n'impose pas, pour pouvoir constituer une provision client, d'avoir intenté une procédure judiciaire contre son client. Il n'est donc pas obligatoire de pouvoir prouver, par des courriers d'avocat par exemple, une quelconque procédure en cours pour justifier la comptabilisation d'une provision sur un client.

En effet, de telles démarches peuvent être préjudiciables pour l'entreprise qui constate déjà un impayé. C'est une réalité : un client important qui conteste une facture est quasiment intouchable, car comment poursuivre judiciairement un partenaire qui nous assure une grande part de notre chiffre d'affaires annuel pour quelques centaines ou milliers d'euros. Un dilemme économique apparaît alors. Le fisc n'y ajoute pas un dilemme comptable : même en l'absence de poursuites de son client, une provision peut être justifiée.

Autre cas de figure : le client totalement insolvable, c'est une certitude pour tous ses partenaires. Pourquoi dépenser alors de l'énergie ou de l'argent en poursuivant judiciairement ce client ?

Un dossier de provision à constituer

L'absence de procédure judiciaire n'indique pas pour autant qu'une provision peut être constituée sans aucune justification.

Le dossier de clôture, pour chaque provision sur client douteux constituée, devra pouvoir justifier :
– la perte ou la charge nettement précisée,
– les évènements qui rendent probable cette perte (courriers échangés ou absence de réponse aux relances envoyées, ouverture d'une procédure de redressement judiciaire ou de liquidation...),
– l'évaluation de cette perte (perte totale ou simplement partielle si un accord semble possible en accordant un rabais).

Pour évaluer cette perte, il est indispensable de pouvoir s'appuyer sur les intentions de son client, intentions clairement écrites ou que l'on peut déduire de son comportement et de ses réactions aux relances envoyées. Il est donc indispensable de pouvoir s'appuyer sur une procédure de relance rigoureuse avant de pouvoir constater des provisions clients :
– relance courrier simple, aussi rapidement que possible, éventuellement renouvelée,
– mise en demeure de payer par recommandé,
– procédure judiciaire simple : injonction de payer ou référé-provision.

Quelles sont les conditions pour pouvoir provisionner une facture client non payée ? Quelle procédure de relance permet-elle de justifier la comptabilisation d'une provision déductible du résultat fiscal de l'entreprise ?

Comptabiliser les impayés

formation logiciel comptabilite — 2013-05-24T08:15:24Z

Une facture client a été établie, mais suite à un litige, une liquidation... le client ne la paie pas. Comment comptabiliser cet impayé ? Et comment récupérer la TVA déclarée comme collectée lors de l'émission de la facture ? Quelle différences entre une écriture d'impayé et un avoir ?

Un client ne paie pas une facture. Comment enregistrer cette absence de flux au journal ? On l'a vu précédemment (lien dans nos menus), les provisions clients permettent d'anticiper la perte probable sur cette facture. Il s'agit maintenant de comptabiliser la facture définitivement impayée.

Différences entre impayé et avoir

L'écriture de comptabilisation d'une facture d'avoir client se présente comme une écriture de vente mais passée à l'envers. Autrement dit, accorder une remise à un client consiste à enregistrer un produit négatif.

De la même façon, lors d'un impayé client, pourquoi ne pas passer l'écriture de vente initiale à l'envers ?

Une première réponse s'impose : un rabais, remise, ristourne (RRR, voir la définition sur ce site) découle d'une démarche commerciale volontaire, alors qu'un impayé trouve son origine dans un litige avec un client, ou une situation financière précaire de ce client (redressement ou liquidation judiciaire par exemple). Des opérations qui présentent un caractère aussi différent (l'un à l'initiative de l'entreprise, l'autre subi) ne peuvent pas être traitées de la même façon en comptabilité. Autant les réductions de prix accordées par le service commercial viennent limiter le chiffre d'affaires de l'entreprise et sa marge, autant les pertes dues à des impayés doivent être analysées distinctement et isolées dans un compte de pertes spécifique.

Ensuite, le traitement de la TVA diffère :
– RRR : TVA collectée négative, qui vient diminuer la TVA que l'on a facturée à son client.
– impayé : TVA déductible sur la charge constatée.

Enfin, si l'on peut réduire le prix de vente d'un article grâce à une facture de remise, on ne peut pas annuler totalement une facture de vente en l'extournant en raison du lien entre factures émises et gestion du stock. En effet, toute facture de vente génère une sortie d'articles du stock. Or, le fait qu'une facture soit impayée n'entraîne pas un retour des marchandises vendues dans le stock, bien au contraire. Pour tenir compte de cette absence de flux financier en contrepartie de cette vente, c'est donc une écriture qui ne mouvementera pas les comptes de produits (le chiffre d'affaires) qui sera comptabilisée au journal.

Écriture impayé client

Une facture impayée s'appelle une créance irrécouvrable. L'écriture comptable enregistrée lors d'un impayé constate une charge comptable et annule la créance client impayée.

Il faut rappeler que, comme expliqué dans notre cours de comptabilité précédent sur les provisions clients, si la créance client a été transférée dans un compte de client douteux, c'est ce compte n° 416 de clients douteux qui est à annuler.

Si l'on considère une facture de 50 euros HT jamais réglée par un client, l'écriture correspondante est la suivante :

Journal	n° pièce	Date pièce	n° compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
OD	Clients douteux	31/12/13	654000	Perte sur créance irrécouvrable	F2013032 02/04/13 Mme Gardin impayé	50,00
OD	Clients douteux	31/12/13	445660	TVA déductible	F2013032 02/04/13 Mme Gardin impayé	9,80
OD	Clients douteux	31/12/13	411000	Clients	F2013032 02/04/13 Mme Gardin impayé		59,80

Cette écriture permet :
– d'annuler la créance initialement inscrite au débit du compte client,
– de compenser par le compte de charge n°654 la vente initiale,
– de compenser la TVA collectée lors de la facturation par de la TVA déductible.

Impayé et TVA

Le problème se pose ici différemment suivant le régime d'imposition à la TVA de l'entreprise : régime d'imposition sur les encaissements ou sur les débits.

Si l'entreprise collecte la TVA sur ses encaissements, dans le cas d'un impayé, en l'absence d'encaissement, il n'y a pas de TVA collectée. C'est justement dans ce cas précis que ce régime d'imposition à la TVA devient avantageux en terme de trésorerie.

En effet, dans le cas opposé, si l'entreprise relève du régime de la TVA sur les débits :
– elle a collecté de la TVA lors de l'émission de la facture client,
– elle ne peut récupérer cette TVA que lorsque l'impayé est constaté.
Or une créance ne peut être jugée comme irrécouvrable et générer son annulation au bilan que lorsque son non recouvrement est certain, au terme de relances commerciales, d'une procédure judiciaire... Dans tous les cas, le délai entre la collecte de la TVA sur la facture et la possibilité de récupérer auprès de l'Etat cette TVA reversée est toujours long, parfois il se compte en années... Ainsi, le problème de trésorerie engendré par cette facture impayée est augmenté de la TVA qu'elle comprenait.

Une facture impayée entraîne une charge pour l'entreprise et l'annulation d'une créance client. La comptabilisation d'un impayé ne doit pas être confondue avec l'enregistrement au journal d'un avoir. En particulier, les conséquences d'un impayé sur le chiffre d'affaires de l'entreprise et sur la présentation de sa TVA différent de celles d'une facture d'avoir.

Provision sur client

formation logiciel comptabilite — 2013-05-23T15:06:19Z

Dans notre cours suivant de comptabilité, on étudie l'écriture à passer au journal lorsqu'une facture client demeure impayée. Ici, il s'agit d'anticiper comptablement cet impayé, et de comptabiliser le risque de ne pas être payé. C'est donc une écriture de provision, et comme toute provision, celle passée sur des clients doit être ajustée d'une année sur l'autre.

A la clôture, on constate qu'un client n'a pas payé une facture. Il a été relancé, mais le problème est lié à un litige. Éventuellement une procédure judiciaire est en cours.

Provisions et principe de prudence

Le principe de prudence est l'un des grands principes comptables. Il oblige à prendre en compte en comptabilité les évènements négatifs dès qu'ils surviennent. Ainsi, un risque de perte sur un client doit pouvoir apparaître dans les comptes de l'exercice durant lequel le litige apparaît.

Cette anticipation comptable des pertes est essentielle quand on sait que les procédures judiciaires s'étalent le plus souvent sur plusieurs années. Ainsi, les tiers de l'entreprise (actionnaires, banquier, fournisseurs...) ne risquent pas de découvrir du jour au lendemain que l'entreprise connaît des difficultés financières suite à une décision de justice par exemple, car le litige correspondant aura été inscrit dans les états financiers dès son apparition :
– Au bilan : les créances sur lesquelles existe un litige sont isolées dans un compte de n°416 : "clients douteux".
– Au compte de résultat : les pertes estimées sur une créance client sont ajustées chaque année en fonction de l'évolution du dossier client, des recouvrements éventuels, des échanges de courriers, des démarches commerciales ou judiciaires...
– En annexe : toutes les explications nécessaires figurent dans le détail des créances clients.

Provisionner un compte client

Provisionner un compte client consiste :
– à sortir une créance client sur laquelle existe un litige du compte général n° 411 clients (où la facture de vente a été enregistrée initialement) et à l'enregistrer dans un compte n°416 clients douteux où toutes les factures "à problème" sont réunies au bilan,
– à constater une charge comptable du montant de la perte estimée sur cette facture.

Par exemple, une facture de 41.860 euros TTC a été émise le 19/09/2013 pour des travaux effectués chez M. Mesdon. Au 31/12/2013 (en réalité, à la date de clôture de l'exercice 2013, c'est à dire dans les premiers mois de 2014), la facture n'a toujours pas été réglée. Un courrier envoyé par le client souligne une erreur de facturation par rapport au devis initial de 3.588 euros TTC. Le commercial de l'entreprise reconnaît qu'un écart existe effectivement entre la facturation et le devis (devis assez mal rédigé au final).

Durant l'exercice 2013, la situation ne va pas se dénouer. Le client a versé le total du montant dû selon cette facture sur un compte séquestre. Désormais, c'est une remise de 20% de la facture qu'il demande par le biais de son avocat (soit 8.372€ TTC). A la clôture de 2014, l'affaire est en attente de jugement.

Finalement, le 25 juin 2015, le tribunal commercial donne gain de cause à M. Mesdon. Ce dernier règle donc que 33.488 euros TTC à la société.

Récapitulatif :

Exercice	Evènement	Montant TTC	Montant HT
2013	Facturation Litige	41.860€ 3.588€	35.000€ 3.000€
2014	Procédure en cours, perte potentielle 20%	8.372€	7.000€
2015	Jugement TC perte certaine 20%	8.372€	7.000€

Provisionner ce compte client demande donc :

de comptabiliser dès 2013 dans le compte 416 clients douteux l'intégralité de cette créance client,
de constater en charge les dépréciations successives, soit :
- 3.000 euros à la clôture de 2013
- 4.000 euros supplémentaires en 2014
d'annuler cette provision en 2015, puisque, le litige prenant fin, la perte n'est plus probable mais devient définitive.

Écriture de dépréciation d'un compte client

Les écritures comptables qui correspondent à notre exemple précédent sont comptabilisées à la date de clôture mais en tenant compte de toutes les informations disponibles au moment de cette clôture (jusqu'au mois d'avril de l'année suivante le plus souvent).

En effet, les provisions entraînent l'enregistrement de charges au compte de résultat, charges fiscalement déductibles. Aussi, seules les charges justifiées peuvent être comptabilisées. Le simple retard de paiement d'un client, pour lequel une seule relance a été envoyée par exemple, ne peut ainsi pas faire l'objet d'une dépréciation.

Reclassement du compte client (du 411 au 416)

L'intégralité de la créance du client litigieux est isolée dans le compte 416 de clients douteux. Il s'agit du montant TTC car, de la même façon que le montant HT de la facture, la TVA risque elle aussi de ne pas être réglée par le client.

Journal	n° pièce	Date pièce	n° compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
OD	Clients douteux	31/12/13	411000	Clients	Reclassement F2013024 M. Mesdon		41.860,00
OD	Clients douteux	31/12/13	416000	Clients douteux	Reclassement F2013024 M. Mesdon	41.860,00

Dépréciation clôture 2013

Suite à l'identification de la créance douteuse, la perte justifiée (litige écart devis-facture) estimée sur cette créance est comptabilisée. Cette perte figurera dans le compte de résultat de l'entreprise. Comme toutes les charges et tous les produits, cette dépréciation est comptabilisée pour son montant HT.

Journal	n° pièce	Date pièce	n° compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
OD	DAP Clients douteux	31/12/13	681100	Dotations aux provisions pour dépréciation des clients	Dépréciation F2013024 M. Mesdon	3.000,00
OD	DAP Clients douteux	31/12/13	491000	Provision pour dépréciation des clients	Dépréciation F2013024 M. Mesdon		3.000,00

Dépréciation clôture 2014

Sur la base de la demande de l'avocat du client M. Mesdon, et du fait que le montant de cette demande semble justifié, la dépréciation sur cette créance litigieuse est ajustée. La perte attendue n'est plus de 3.000 euros mais de 7.000 euros. La perte supplémentaire par rapport à celle estimée en 2013 est donc de 4.000 euros.

Journal	n° pièce	Date pièce	n° compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
OD	DAP Clients douteux	31/12/14	681100	Dotations aux provisions pour dépréciation des clients	Ajustement DAP F2013024 M. Mesdon	4.000,00
OD	DAP Clients douteux	31/12/14	491000	Provision pour dépréciation des clients	Ajustement DAP F2013024 M. Mesdon		4.000,00

Dans le bilan 2014, cette créance douteuse apparaît pour son montant net, obtenu par différence entre son montant initial et les dépréciations successives comptabilisées.

ACTIF BILAN
Actif immobilisé 31/12/2014
n° compte	Libellé	Valeur brute	Amortissement	Valeur nette
416	Clients douteux	41.860	7.000	34.860

Reprise sur provision 2015

En 2015, l'entreprise est condamnée. Si elle ne fait pas appel, le règlement client interviendra pour un montant inférieur au total de la facture initiale et une perte définitive sera constatée. Quant au problème de la TVA (collectée initialement lors de l'émission de la facture, aucune régularisation n'étant intervenue depuis), il sera enfin solutionné. Ces écritures de perte sur créance irrécouvrable sont étudiées dans l'article suivant.

En ce qui concerne la provision, la perte probable, celle-ci doit être supprimée pour que l'on puisse enregistrer la perte réelle.

Cette reprise sur provision intervient en 2015 et permet d'annuler le compte n° 491 "Provision pour dépréciation des clients" qui a été constitué dans les écritures précédentes.

Journal	n° pièce	Date pièce	n° compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
OD	RAP Clients douteux	25/06/15	491000	Provision pour dépréciation des clients	Reprise provisions sur F2013024 M. Mesdon	7.000,00
OD	RAP Clients douteux	25/06/15	781100	reprise sur provisions pour dépréciation des clients	Reprise provisions sur F2013024 M. Mesdon		7.000,00

A l'actif du bilan n'apparaît plus alors aucune provision sur clients.

Un client n'a pas réglé une facture. Après relance, si ce non paiement est dû à un litige sur cette facture, la comptabilité doit anticiper la perte probable de l'entreprise, et constater une charge du même montant. Par ailleurs, cette facture client doit être isolée dans un compte de clients douteux.