Formation logiciel comptabilite

Ecriture FNP

formation logiciel comptabilite — 2013-09-27T07:36:38Z

Tout savoir sur les factures non parvenues, grâce à notre cours de comptabilité consacré aux FNP et par cet exemple d'écriture. Les factures qui doivent être comptabilisées en FNP à la clôture d'un exercice sont passées dans le journal de l'année suivante, et on peut les repérer à partir du libellé des écritures saisies.

Une FNP est une facture non parvenue (se reporter au cours de comptabilité traitant des FNP si besoin).

FNP à la clôture

Une FNP est une facture qui correspond à une prestation dont a bénéficié l'entreprise durant l'exercice (ou une livraison de marchandises effectuée avant la date de clôture) mais qui n'a été facturée que durant l'exercice suivant.

L'exemple classique est celui de la facture de l'expert-comptable. En effet, pour clôturer des comptes 2013 par exemple, un expert-comptable travaille principalement durant l'année 2014, pour établir la liasse fiscale une fois l'intégralité de la comptabilité saisie, et n'émet donc sa facture qu'au terme de sa mission, généralement au milieu de l'année 2014. Or cette facture 2014 concerne exclusivement sa mission relative à l'exercice 2013. En conséquence, cette facture 2014 est, à la date de clôture de 2013, une FNP. Son montant est à estimer en fonction du contrat de mission signé.

Exemple de FNP

Dans notre exemple présent, il n'existe pas de FNP, si ce n'est le coût de la transmission de la liasse fiscale en EDI au service des impôts. Il est en effet désormais obligatoire pour les sociétés soumises à l'IS de faire appel à un prestataire extérieur pour transmettre sa déclaration fiscale annuelle au Centre des Impôts via un format informatique spécial qui nécessite d'une part d'un logiciel spécialisé mais surtout d'un agrément. Aussi, la liasse fiscale de cet exercice 2012 a été transmise aux impôts durant l'année suivante (en avril 2013), et le coût de cette transmission s'est élevé à 299,00 euros TTC.

Une charge de 250,00 euros HT doit donc être ajoutée au titre de cet exercice 2012.

Comptabilisation de la FNP

Dans les comptes 2012 doit être ajoutée la charge facturée en 2013 mais concernant bien cet exercice 2012.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
OD	FNP	31/12/2012	622000	Honoraires	F001421 Cabinet Thésouar Transmission EDI Liasse 2012	250,00
OD	FNP	31/12/2012	445860	TVA sur factures non parvenues	F001421 Cabinet Thésouar Transmission EDI Liasse 2012	49,00
OD	FNP	31/12/2012	408100	Fournisseurs, factures non parvenues	F001421 Cabinet Thésouar Transmission EDI Liasse 2012		299,00

Extourne de la FNP

Ecriture d'extourne de la FNP

Dans les comptes 2013, l'écriture de FNP comptabilisée sur 2012 doit être extournée, annulée, afin d'éviter une double comptabilisation sur 2013 de cette facture.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
OD	EXT FNP	01/01/2013	622000	Honoraires	F001421 Cabinet Thésouar Transmission EDI Liasse 2012		250,00
OD	EXT FNP	01/01/2013	445860	TVA sur factures non parvenues	F001421 Cabinet Thésouar Transmission EDI Liasse 2012		49,00
OD	EXT FNP	01/01/2013	408100	Fournisseurs, factures non parvenues	F001421 Cabinet Thésouar Transmission EDI Liasse 2012	299,00

Écriture d'honoraires

Ensuite, durant l'exercice 2013, à réception de la facture du Cabinet Thésouar suite à la prestation rendue, celle-ci est comptabilisée dans le journal des achats de l'entreprise.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
HA	06007	13/06/2013	622000	Honoraires	F001421 Cabinet Thésouar Transmission EDI Liasse 2012	250,00
HA	06007	13/06/2013	445860	TVA sur factures non parvenues	F001421 Cabinet Thésouar Transmission EDI Liasse 2012	49,00
HA	06007	13/06/2013	408100	Fournisseurs, factures non parvenues	F001421 Cabinet Thésouar Transmission EDI Liasse 2012		299,00

Conclusion sur FNP

Au final, la charge liée à cette facture :

sur 2012 : figure en charge dans le compte de résultat, apparaît au bilan dans le compte 408, un compte proche du compte fournisseur
sur 2013 :
- a été annulée dans le journal d'OD au début de l'exercice, entraînant donc une charge créditrice (négative)
- a été comptabilisée dans le journal des achats à réception, entraînant une charge débitrice (positive)

En conclusion, la charge a été passée en 2012 et n'a aucun impact sur les comptes 2013. C'est évidemment le but poursuivi lors de la comptabilisation d'une FNP.

Un exemple d'écriture de FNP vient compléter notre cours de comptabilité sur les factures non parvenues. En particulier, il est important de bien comprendre le fonctionnement de l'extourne des FNP au 1er jour de l'exercice suivant celui clôturé, de manière à compenser l'écriture d'achat qui sera passé à réception de la facture identifiée comme une FNP.

Ecriture FAE

formation logiciel comptabilite — 2013-09-10T10:08:46Z

Notre cours présentant l'écriture comptable de facture à émettre est complété par cet exemple où, dans une entreprise, des factures qui ne sont émises qu'avec un retard de quelques semaines sont réintégrées dans les comptes de clôture par des écritures de FAE.

Des écritures de FAE doivent être comptabilisées à la clôture pour enregistrer en produits les factures à émettre à des clients au titre de l'exercice clôturé.

Pour une définition des factures à établir, se reporter à notre cours de comptabilité.

Identifier les FAE à partir du journal

C'est le service commercial qui, dans une entreprise, est capable de fournir les informations les plus précises sur la date d'une livraison ou d'une prestation. Le logiciel commercial en particulier est l'outil qui, croisé au logiciel comptable, permet une correcte comptabilisation des cas litigieux de FAE notamment. Aussi, les auditeurs d'une grande entreprise tentent dans le cadre de leurs contrôles de s'assurer que les prestations d'un exercice figurent bien dans les états financiers de cet exercice, autrement dit que le cut-off a bien été respecté. Dans le cadre du contrôle de l'exhaustivité des FAE, on vérifiera que la facture émise en N+1 pour une prestation réalisée en N apparaît bien dans les FAE à la clôture de N.

Repérer les FAE dans une petite comptabilité

Dans une petite comptabilité, la logique est la suivante : les factures à établir, et qui donc n'ont pas été établies à la clôture, ne figurent pas dans le journal de vente. En revanche, le libellé (qui aura dû être complété aussi convenablement que possible évidemment...) des factures comptabilisées doit permettre d'identifier les périodes (les mois, semaines...) qui ont été facturées avant la clôture. Ainsi, en fonction de ces libellés, on peut identifier les périodes qui justement n'ont pas encore été facturées à la clôture.

Ensuite, dans le journal des ventes de l'exercice suivant, toujours à partir des libellés, on cherche les factures qui pourraient correspondre à des prestations ou ventes effectivement réalisées avant la clôture de l'exercice précédent.

Bien sur, cette méthode ne présente un intérêt que pour les entreprises qui facturent des services par période. Dans tous les cas, il faudra se référer aux factures émises durant l'exercice suivant pour s'assurer que certaines de ces factures concernaient en réalité des prestations réalisées durant l'exercice clôturé.

Par exemple, la mention "Livré le ..." "Remis le ..." sur une facture de vente permet de rattacher une prestation ou une vente à un exercice donné.

Exemple de FAE

Ci-après le journal de VENTE d'une entreprise à la clôture.

Ecriture de FAE

Factures Ã Ã©tablir comptabilisÃ©es dans le journal comptable.

On note que de nombreuses factures clients ont été émises en 2012 pour des prestations mensuelles. Aussi, on peut noter, par clients, des périodes non facturées en 2012 :

Client "Devis proximité" : le mois de décembre (libellé 12/12) n'apparaît pas dans le journal de ventes,
"Leadbusiness" : les périodes 11 et 12 n'ont pas été facturées en 2012 (les mois de novembre et décembre par conséquent),
"US EXPORT" : il manque dans les ventes la période 12/12 (le mois de décembre 2012),
"Presse" : les factures 11/12 et 12/12 n'apparaissent pas dans les écritures 2012.

Le montant de ces facturations doit logiquement se trouver dans le journal des ventes de l'exercice suivant, soit 2013. A partir de ce journal peuvent être retrouvées les factures correspondantes.

Dans notre exemple on classe dans notre dossier de clôture les factures clients émises en 2013 pour des prestations réalisées en 2012 et qui justifient les écritures de FAE ci-dessous :

Clients	n° facture	Mois facturé	Montant HT	TVA	Montant TTC
Devis proximité	F2013005	décembre 2012	40,00	7,84	47,84
Leadbusiness	F2013001	novembre 2012	60,00	11,76	71,76
Leadbusiness	F2013002	décembre 2012	40,00	7,84	47,84
US EXPORT	F2013008	décembre 2012	3.257,12	638,40	3.895,52
Presse	F2013003	novembre 2012	334,12	65,49	399,61
Presse	F2013004	décembre 2012	247,54	48,52	296,06
TOTAL	3.978,78	779,84	4.758,62

Comptabiliser les FAE

Modèle d'écriture des FAE

L'écriture de comptabilisation d'une facture à établir a été présentée dans nos cours de comptabilité dans le dossier "écritures de clôture". Ce cours de comptabilité sur les FAE est particulièrement important pour bien comprendre :
– l'écriture de FAE comptabilisée à la clôture d'une exercice N comme dans les exemples ci-dessous,
– mais aussi les écritures comptabilisées en N+1 du fait de ces FAE constatées à la clôture. Or ces écritures ne seront pas détaillées dans cet article.

Exemple d'écritures de FAE

Les FAE mises en évidence dans le journal doivent être comptabilisées à partir des pièces comptables correspondantes. Ces pièces sont donc les factures émises en N+1 pour les prestations réalisées en N. Ces factures datées N+1 sont donc à photocopier et à insérer dans le dossier de clôture de N pour justifier les écritures suivantes de FAE qui ont un impact direct sur le résultat fiscal de l'exercice clôturé.

Ecriture de FAE à la clôture

L'écriture suivante dépend évidemment de l'état des FAE précédemment établi, état auquel sont jointes une copie des 6 factures correspondantes dans le dossier de clôture.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
OD	FAE	31/12/2012	706000	Prestations de services	FAE 31/12/2012		3.978,78
OD	FAE	31/12/2012	445870	TVA sur factures à établir	FAE 31/12/2012		779,84
OD	FAE	31/12/2012	418100	Clients, factures à établir	FAE Devis proximité F2013005	47,84
OD	FAE	31/12/2012	418100	Clients, factures à établir	FAE Leadbusiness F2013001	71,76
OD	FAE	31/12/2012	418100	Clients, factures à établir	FAE Leadbusiness F2013002	47,84
OD	FAE	31/12/2012	418100	Clients, factures à établir	FAE US EXPORT F2013008	3.895,52
OD	FAE	31/12/2012	418100	Clients, factures à établir	FAE Presse F2013003	399,61
OD	FAE	31/12/2012	418100	Clients, factures à établir	FAE Presse F2013004	296,06

Une seule écriture est comptabilisée regroupant l'ensemble des FAE, mais il est important de distinguer chaque facture composant ce total, ne serait que pour permettre ultérieurement le pointage des comptes clients concernés.

Ecriture de FAE au premier jour de l'exercice suivant

Etant donné que ces factures émises en 2013 seront parfaitement logiquement comptabilisées dans le journal 2013, il faut annuler l'écriture d'OD comptabilisée à la clôture (écriture ci-dessus). Ainsi :
– les produits correspondants resteront bien inscrits dans les comptes de 2012,
– et seront bien annulés dans ceux de 2013.

Se reporter pour plus de détails à nos cours de comptabilité.

Les FAE, factures à établir, sont des factures émises durant l'exercice suivant celui à clôturer. Pour les repérer, on peut ou bien se reporter directement aux pièces comptes (aux factures) ou bien s'aider des libellés des écritures comptabilisées dans le journal de ventes, aussi bien dans celui de l'exercice clôturé que dans celui de l'exercice suivant.
Une fois les FAE identifiées, il faut les comptabiliser au journal et cette écriture de clôture va donc augmenter le résultat fiscal de l'exercice clôturé.

Comptabilisation PCA

formation logiciel comptabilite — 2013-08-27T08:26:47Z

Les produits constatés d'avance ont déjà fait l'objet d'une fiche de cours. Ici, la notion de PCA est illustrée à partir des comptes d'une société relevant des BIC. Comment repérer les PCA, et quelle différence entre ces factures émises avant même la prestation correspondante et une facture d'acompte ?

Les PCA sont les produits constatés d'avance (voir notre cours de comptabilité sur ce thème).

Il s'agit ici de présenter un exemple de recherche de PCA à la clôture d'un exercice dans la comptabilité d'une petite entreprise.

Définition des PCA

Les PCA sont des produits, enregistrés au journal durant un exercice, dans un compte de produit de la classe 7 par conséquent, mais qui concernent pourtant l'exercice suivant. Ainsi, ces produits ont été comptabilisés en avance. Les factures correspondantes ont été émises avant la réalisation de la prestation.

Dans la pratique, les PCA sont extrêmement rares dans les petites entreprises. En effet, un produit constaté d'avance suppose que l'entreprise a la possibilité de facturer ses clients avant même la livraison des produits vendus ou de la prestation commandée, cas particulièrement étonnant lorsque l'on sait que l'une des difficultés pour un entrepreneur est justement d'obtenir le règlement de ses clients suite à ses prestations.

PCA dans le journal de VENTES

Les factures susceptibles de constituer un produit constaté d'avance sont :
– des factures de vente,
– comptabilisées dans le journal de vente durant l'exercice mais relatives à l'exercice suivant.

Les libellés devraient permettre d'identifier de telles factures de PCA. Dans la pratique, les cas de PCA étant relativement rares, le comptable sait parfaitement identifier ces factures.

PCA au journal

Recherche de PCA dans le journal comptable.

Dans notre exemple, il n'existe pas de PCA mais plutôt, à l'inverse, des FAE : factures à établir. Les FAE correspondent au cas inverse des PCA, puisqu'il s'agit de prestations qui ont été réalisées durant l'exercice clôturé, mais n'ont pas été facturées (le client a bénéficié de la prestation mais n'a toujours pas été facturé, ce qui correspond davantage à l'activité normale d'une petite entreprise...).

PCA dans la pratique

PCA et activité

Les PCA sont plutôt rares dans la pratique puisqu'il est toujours difficile, pour une petite entreprise, de facturer des services en avance. Les PCA correspondraient à des cas particuliers où une entreprise vend, souvent en même temps qu'un service ou produit principal, des prestations de maintenance facturées pour plusieurs mois et à l'avance.

Concernant les entreprises commerciales, il est rare également de facturer une livraison de marchandises avant que celle-ci a réellement eu lieu. Bien au contraire, la facture est souvent émise après la livraison, ce qui peut éventuellement engendrer des FAE.

Dans certaines activités en revanche, les PCA ont un poids considérable dans les états financiers des entreprises du secteur. Considérons pour exemple le marché de l'assurance. Tout client règle son assurance annuelle au début de la période concernée. Lorsque l'on assure une voiture, sa maison... on n'attend pas la fin de la période pour payer son assureur. Bien au contraire, ce dernier exige notre règlement en début de période pour activer notre assurance. Aussi, pour l'assureur, chaque facture client correspond à un produit constaté d'avance.

PCA et acompte

Attention à ne pas confondre PCA et avance ou acompte. En effet, dans le cas d'une facture d'avance ou d'acompte, l'entreprise ne demande à son client qu'un règlement partiel de sa prestation, avant d'entreprendre celle-ci. Cette pratique courante permet à l'entreprise de services de s'assurer d'une entrée de trésorerie :
– couvrant une partie des frais qu'elle va engager pour réaliser la prestation commandée,
– et constituant une certaine garantie commerciale, indirectement une assurance contre les impayés à 100%, ce qui est courant en cas de liquidation judiciaire du client.

A l'inverse, un produit constaté d'avance correspond à une facturation à 100% d'une prestation qui n'a pas encore été effectuée réellement à une date de clôture.

On comprend mieux pourquoi les avances et acomptes (a&a) sont relativement courants alors que les PCA sont rares. En effet, pour une petite entreprise, trouver le client qui sera disposé à payer avant de voir ce qu'il a acheté relève du miracle...

Si les PCA sont relativement rares dans la pratique, ils permettent de mieux comprendre :
– une opération relativement semblable : l'écriture d'avance et d'acompte,
– une opération opposée et plus courante : l'écriture de clôture de facture à établir.

Comptabilisation CCA

formation logiciel comptabilite — 2013-08-18T12:34:56Z

Exemple d'analyse des charges constatées d'avance dans une entreprise et de leur comptabilisation. Mise en évidence de l'impact fiscal de ces CCA sur le résultat fiscal de l'exercice (et donc l'impôt à payer).

Les CCA et PCA sont les charges et produits constatés d'avance.

Définition des CCA et PCA

Ils correspondent à des factures enregistrées sur l'exercice clôturé, donc ici avant le 31 décembre 2012, mais qui correspondent à des achats ou des ventes qui ont réellement eu lieu en 2013.

Ainsi, une CCA correspondrait à une facture fournisseur de 2012 concernant une prestation ou un achat réellement effectué en 2013. Ainsi, la charge liée à cette facture serait à soustraire du résultat de l'exercice 2012 pour être reportée sur l'exercice 2013. Ce report de la charge d'un exercice sur l'autre passe par l'écriture de régularisation appelée écriture de charge constatée d'avance.

Concernent les factures émises, un PCA (produit constaté d'avance) est également possible. Il s'agit d'une facture émise en 2012 pour une prestation qui sera rendue qu'en 2013. Cette fois c'est le produit enregistré en 2012 qui serait à reporter sur l'exercice 2013 par une écriture de produit constaté d'avance.

Recherche des CCA et PCA

On peut identifier les CCA et PCA à partir des libellés détaillés saisis dans les journaux :
– des achats pour repérer les CCA et les libellés mentionnant une livraison ou une date de prestation liée à l'exercice suivant (par exemple un abonnement payé d'avance),
– des ventes pour les PCA.

Ensuite, un contrôle sur pièce interviendra. Aussi, il est indispensable de pouvoir lier les écritures aux pièces comptables enregistrées :
– le libellé de l'enregistrement d'une facture de vente doit permettre de retrouver la facture émise correspondante, le numéro de cette facture étant généralement utilisé,
– le libellé d'une écriture de vente doit ainsi toujours citer la facture comptabilisée, son numéro, la période concernée...

CCA dans le journal des ACHATS

PCA et Achats

Recherche des CCA dans le journal des achats

On remarque dans la sous-traitance une facture ONM d'un montant relativement significatif (par rapport aux autres achats) de 198,87 euros et pour laquelle le libellé manque de précision.

Une recherche de cette facture permet d'en connaître le détail : il s'agit d'une prestation annuelle facturée le 30 septembre 2012 pour la période du 1er octobre 2012 au 30 septembre 2013. Par conséquent, sur les 12 mois facturés, 3 mois de charge sont à conserver sur l'exercice 2012 et 9 mois sont à reporter sur 2013.

A la clôture du 31 décembre 2013, une charge constatée d'avance doit donc être enregistrée pour le montant de cette facture concernant l'exercice 2013. Cette CCA s'élève donc à :
CCA 31/12/12 = 198,87 x (9 / 12)

Ecriture CCA au 31/12/12

Suite à cette écriture, le résultat comptable et fiscal de la société soumise aux BIC est augmenté de 149,15 euros (car on diminue le montant des charges déductibles).

Par différence, il ne reste, au titre de l'exercice 2012, que 198,87 - 149,15 soit 49,72 euros de charge de sous-traitance liée à cette facture.

Ecriture CCA au 01/01/13

A l'inverse, sur l'exercice 2013, et malgré l'absence de facture datée de 2013 pour cette prestation, 149,15 euros de charges sont reportées au titre de la facture de sous-traitance datée de 2012. Le résultat de la société est donc réduit d'autant.

Présentation de la méthode de recherche de l'existence de PCA ou CCA à la clôture (charges ou produits constatés d'avance) et exemple de recherche de CCA dans les comptes de clôture d'un exercice comptable.

Contrôle du compte de banque

formation logiciel comptabilite — 2013-04-11T10:11:11Z

Comment expliquer l'écart entre le solde du compte 512 Banque et le solde du relevé bancaire établi par l'établissement bancaire ? Cet exemple permet d'approcher la notion de rapprochement bancaire.

Le contrôle du compte de banque est la première opération à effectuer, d'ailleurs il ne s'agit pas à proprement parler d'une écriture de clôture car ce contrôle qui consiste à établir un rapprochement bancaire doit logiquement être effectué régulièrement.

Documents à réconcilier

Deux documents sont à comparer :
1) Le relevé bancaire de l'entreprise, qui lui a été envoyé par sa banque
2) Le compte de banque de l'entreprise, tel qu'il apparaît dans son grand-livre à la date de clôture.

Ensuite, deux soldes sont à comparer :
1) Le solde bancaire à la date de clôture tel qu'il apparaît sur le relevé bancaire
2) Le solde comptable du compte 512 banque correspondant (une entreprise pouvant avoir plusieurs comptes bancaires, un rapprochement devant être alors effectué distinctement pour chaque compte).

Dans notre exemple,
1) Le solde indiqué par la banque est de 5.492,00 euros au 31 décembre.
2) Le solde comptable est obtenu par l'impression du compte 512000 (des lignes ont été masquées ci-dessous pour limiter la taille du document) sur la page "interrogation de compte" de notre logiciel. Sur tout logiciel comptable, il existe cette même possibilité d'imprimer un compte donné du grand-livre. Ce solde comptable est exactement égal au solde bancaire.

Compte de banque

Solde comptable du compte de banque.

Écart en compte 512 et solde bancaire

Dans notre exemple, le solde comptable correspond parfaitement au solde bancaire à la clôture. Cela s'explique par l'absence de décalage, entre les mois de décembre et janvier, entre un règlement fournisseur par exemple et l'encaissement du chèque correspondant par ce fournisseur, entre un paiement client et le crédit correspondant sur le compte bancaire...

En réalité, cette égalité a été obtenue après avoir, dans un premier temps, constaté des écarts entre les deux soldes. Or le pointage des relevés bancaires avec le compte 512 a permis :
- de corriger des erreurs de saisie (oublie de centimes, inversion de chiffres à la saisie),

– de compléter la saisie des opérations de banque des flux financiers oubliés (frais bancaires le plus souvent, pour lesquels une facture n'est pas toujours émise par la banque).

Lorsqu'il existe un écart entre ces deux soldes, il faut alors le justifier. Pour plus d'information sur le rapprochement bancaire, consulter nos cours de comptabilité sur ce thème.

Pour justifier le solde du compte de banque 512 inscrit à l'actif du bilan de l'entreprise à la clôture, il faut établir le rapprochement bancaire et expliquer l'écart éventuellement constaté entre ce solde comptable et le solde de son compte bancaire.

Inventaire des stocks

formation logiciel comptabilite — 2013-04-03T07:24:38Z

Exemple d'inventaire des stocks d'une entreprise.

Dans notre exemple, entreprise relevant des BIC mais au titre d'une activité de services et non d'achat-vente, il n'existe pas de stock.

Cependant, étant donné que ce dossier de clôture d'une comptabilité BIC concerne également les activités commerciales qui utilisent un stock de marchandises, l'article ci-dessous donne un aperçu de la méthode d'inventaire de stocks pour conseiller au final l'utilisation d'un logiciel de gestion commerciale parallèlement à un logiciel de gestion comptable.

En ce qui concerne l'écriture comptable de variation des stocks de marchandises, elle est détaillée dans le dossier "Ecritures de clôture".

Méthode d'inventaire des stocks

Inventorier des stocks consiste à compter les marchandises en stock à la date de clôture, puis à évaluer ces marchandises.

L'inventaire des stocks doit avoir lieu à la date de clôture, et donc généralement le 31 décembre. Dans la pratique, dans les grandes entreprises, le jour du 31 décembre, l'activité est stoppée et, par équipes, des auditeurs participent avec les salariés au comptage des stocks. Les marchandises en stock ont préalablement été rangées, des zones de stockage sont délimitées, et les marchandises de chaque zone sont comptées par deux équipes différentes. En cas d'écart de comptage, une troisième équipe retourne effectuer un troisième comptage.

Toutes les ventes et les achats de stocks postérieurs à cette date de clôture ne doivent pas gêner ce comptage. C'est pourquoi de nombreuses entreprises sont fermées durant l'inventaire. Dans le cas contraire, tous les mouvements intervenus durant le temps de l'inventaire doivent être identifiés et des régularisations sont effectuées.

Fiche d'inventaire

Pour chaque produit en stock, une fiche d'inventaire est établie selon le modèle suivant :

Inventaire du 31/12/NN
Equipe 1 : (initiales) PG et RD
Equipe 2 : (initiales) OL et ED
Equipe 3 : (initiales)
Référence	Désignation	Zone rangement	Quantité comptée équipe 1	Quantité comptée équipe 2	Quantité comptée équipe 2	Commentaires produits défectueux
RT 10	R Techno Boîte de 10	mur gauche étagère 5 haut	14	14

Influence des stocks sur le résultat

Un stock dont la valeur a été gonflé augmente l'actif du bilan de la société, et donc son résultat.

Cette surévaluation des stocks peut résulter :
– D'une surévaluation des quantités en stock : irrégularité comptable par définition et mise en cause de la responsabilité du commissaire aux comptes éventuel.
– D'une majoration des coûts d'achat (en fonction de la méthode d'évaluation choisie : CMUP, FIFO, LIFO).
– De la non comptabilisation des provisions sur stock, pour prendre en compte la dévalorisation de certains stocks en raison de leur ancienneté ou de leur état.

Mais généralement une société a plutôt intérêt à limiter son résultat fiscal pour limiter l'impôt dû. Or une sous-évaluation des stocks entraîne une minoration des actifs de la société, et donc de son résultat comptable.

Utilisation d'un logiciel de gestion commerciale

Dès lors qu'une entreprise commerciale possède un stock important, l'utilisation d'un logiciel de gestion commerciale s'impose.

Qu'est-ce qu'un stock important :

En valeur : un stock dont la valeur représente une part importante du chiffre d'affaires annuel. Au-delà de 3 mois de chiffre d'affaires en stock, le suivi de la valorisation du stock est indispensable pour pouvoir justifier auprès du fisc de cette valorisation et suivre au jour le jour, par des inventaires permanents, les quantités en stock.
En quantité : un stock qui regroupe des références nombreuses de produits exige pour l'entreprise de connaître en permanence le nombre de produits qu'elle possède :

pour pouvoir répondre aux commandes en s'assurant de bien disposer des quantités souhaitées
pour gérer les réapprovisionnements, dès lors qu'une quantité de stock tombe sous le stock d'alerte définie par l'entreprise

De plus, un logiciel de gestion commerciale est un outil indispensable pour pouvoir émettre des documents commerciaux professionnels (devis, factures).

Enfin, un logiciel commercial rattaché au logiciel comptable utilisé permet de générer automatiquement :
– les écritures d'achat aux fournisseurs, en saisissant le détail des références achetées et entrées en stock,
– les écritures de vente aux clients à chaque facturation, en saisissant les sorties de stock correspondantes,

Ainsi, l'entreprise dispose d'une liste théorique de ses produits en stock à tout moment, inventaire théorique qui peut être contrôlé et rapproché des quantités réellement détenues. Toute anomalie dans la gestion des stocks ou dans la facturation peut ainsi rapidement être décelée.

L'inventaire des stocks consiste à compter et évaluer le stock à la date de clôture. La valeur de ce stock a un impact direct sur le résultat. Lorsque les stocks ont une valeur d'actif significative, l'utilisation d'un logiciel de gestion commerciale est recommandée.

Justification des soldes clients

formation logiciel comptabilite — 2013-01-29T11:09:55Z

Justification du solde Clients par la présentation d'un tableau des créances clients établi à la date de clôture à partir de la comptabilité BIC établie.

S'assurer de la réalité de ses soldes clients est une nécessité de gestion pour l'entrepreneur qui doit suivre de près la trésorerie de son entreprise. Mais c'est également une étape importante de la clôture comptable d'un exercice car la contrepartie des soldes clients affichés au bilan est le chiffre d'affaires de l'entreprise.

Suivi des comptes clients

Dans un compte client apparaissent :
– les sommes dues par les clients en contrepartie des factures de vente émises,
– les règlements des clients.

Le solde du compte client à une date donnée correspond donc aux factures clients non réglées à ce jour. Pour le gérant d'une entreprise, il est donc essentiel de suivre ses comptes clients pour repérer les éventuels retards de paiement et enclencher la procédure interne de recouvrement de ces créances (relances, mise en demeure...).

Une saisie régulière des opérations comptables est donc une condition pour pouvoir utiliser les informations du grand-livre comptable pour sa gestion commerciale.

Création de plusieurs comptes clients

En comptabilité, si le plan comptable ne prévoit qu'un unique compte 411000 clients, toutes les factures de vente de l'entreprise et tous les règlements clients y seront mélangés. Le pointage des factures avec les paiements correspondants s'en trouvera complexifié.

Il est donc conseillé d'isoler comptablement les opérations par client :
– Dans notre logiciel comptable, il est possible d'attribuer un code particulier pour identifier chaque client : LB pour le client Leadbusiness par exemple.
– Une autre solution consiste à subdiviser le compte 411 en sous-comptes : 411016 pour Leadbusiness par exemple.

Dans tous les cas :
– Ces solutions ne présentent un intérêt que si l'entreprise réalise des opérations récurrentes avec certains clients.
– Pour les clients ponctuels, avec lesquels l'entreprise ne réalisera qu'une unique opération, le compte 411000 Clients Divers reste la solution la plus adaptée.

Justification des comptes clients

Le solde global de tous les clients apparaît à l'actif du bilan. Pour le justifier, il faut retrouver l'ensemble des factures non payées à la date de clôture et qui expliquent ce solde.

Lorsque l'on utilise plusieurs comptes clients, il faut donc justifier chaque compte.

Dans notre exemple, le compte 411000 Clients par département permet d'obtenir une subdivision de ce compte par code client.

Le premier compte (code vide) est le compte de clients divers. Son solde de 58,01 euros TTC correspond au total de la facture F2012029 du client Legascope.

Le solde du client Devisproximité (code Devis) est nul, ce client ayant réglé toutes ses factures à la date de clôture.

Le client Gora affiche un solde de 62,01 euros, sa facture F2012019 restant impayée au 31/12/2012.

Le solde du client LB est nul, et il en est de même de tous les autres comptes clients.

Pour présenter l'explication du solde global du compte Clients qui s'élève à 120,02 euros, il est recommandé d'établir un récapitulatif des factures en attente de paiements à la clôture.

Numéro compte (code dans notre exemple)	Nom client	Numéro des factures non réglées à la clôture	Montant
411 DIVERS	LEGASCOPE	F2012029	58,01
411 GORA	GORA	F2012019	62,01
TOTAL Clients au 31/12/12	120,02

Ce récapitulatif est à insérer dans le dossier de clôture en y annexant une copie de toutes les factures qui y figurent (en attente de règlements au 31/12/12), soit dans notre exemple une copie des factures F2012029 et F2012019.

Justifier ses soldes clients, c'est expliquer le solde de chaque compte client à la date de clôture. En effet, si un solde client n'est pas nul, alors cela signifie qu'une facture de vente restait en attende de règlement à cette date. Les factures correspondantes doivent donc être attachées à chaque compte client qui figure au bilan de l'entreprise.

Tableau d'amortissement des immobilisations

formation logiciel comptabilite — 2013-01-29T09:40:07Z

Méthode pour établir le tableau d'amortissement d'une immobilisation et préparer l'écriture de DAP.

Les dotations aux amortissements ont un impact direct sur le résultat fiscal de l'entreprise, il est donc essentiel de pouvoir justifier les charges comptabilisées durant un exercice au titre des dotations aux amortissements (revoir la définition d'un amortissement).

Dotations aux amortissements et résultat fiscal

Dans cet exemple de comptabilité d'une petite entreprise, il n'existe aucune immobilisation. En effet, l'obligation de comptabiliser une immobilisation n'existe que pour les biens dont la valeur unitaire est supérieure à 500 euros hors taxes. En deçà, l'entrepreneur conserve la possibilité de comptabiliser en charges les acquisitions qu'il aurait aussi bien pu entrer en immobilisations.

Ainsi, l'entrepreneur peut considérer que constituent des charges :
– l'achat d'un ordinateur pour 499 euros HT,
– l'achat d'une imprimante pour 199 euros HT,
– un logiciel acquis 350 euros HT,
– son bureau pour 330 euros HT,
– sa chaise de bureau pour 200 euros HT,
– un meuble de rangement pour 450 euros HT...

Au final, sur ces achats qui s'élèvent à 2.000 euros HT environ, l'entrepreneur peut :
– ou bien déduire immédiatement ce montant du résultat fiscal de l'exercice en comptabilisant en charges ces divers achats,
– ou bien considérer qu'il s'agit d'immobilisations, et donc ne constater une charge sur l'exercice qu'à hauteur des dotations de l'année. En retenant une durée d'utilisation moyenne de 5 ans, ces dotations annuelles s'élèvent à 400 euros par an durant 5 ans.

Au final, le résultat fiscal de l'exercice, imposable directement ou indirectement à l'impôt, peut varier de 1.600 euros selon ce choix de comptabilisation des petites immobilisations. L'entrepreneur choisit donc :
– ou bien de diminuer immédiatement son résultat annuel,
– ou bien de lisser le coût de son installation sur 5 ans, diminuant ainsi plus modestement le résultat de cet exercice mais conservant une charge déductible de 400 euros pour les 4 prochains exercices.

Ce choix fait partie des possibilités d'optimisation fiscale que permet parfaitement légalement la comptabilité, et se rapproche de ce que les professionnels appellent "la comptabilité créative".

Justification des comptes d'immobilisation

En présence d'immobilisations, étant donné les conséquences d'une erreur lors de la comptabilisation des dotations aux amortissements, il est essentiel d'insérer dans son dossier de clôture le plan d'amortissement de chaque immobilisation en vérifiant que :

la valeur brute de l'immobilisation, inscrite à l'actif du bilan dans un compte 2xx, correspond bien à la base de calcul des amortissements,
le cumul des amortissements pratiqués depuis l'acquisition jusqu'à la date de clôture correspond au solde du compte 28x qui apparaît dans la colonne DAP à l'actif du bilan,
que les dotations de l'année comptabilisées dans un compte de charge 68x soient bien celles qui figurent dans le plan d'amortissement.

Exemple de plan d'amortissement

Reprenons l'un des tableaux d'amortissements présentés en exemple dans notre article consacré au calcul des amortissements (lien dans le paragraphe précédent).

tableau amortissement

Exemple de tableau d'amortissement

A ce tableau d'amortissement doit correspondre la présentation ci-dessous du bilan au 31 décembre 2016 :

immobilisations au bilan

report des immobilisations et amortissements dans le bilan

On vérifie que l'on retrouve :
– une valeur d'actif brut de 500,00 euros HT égale à la base du calcul des amortissements dans le tableau d'amortissement,
– un cumul des amortissements pour 379,73 euros au 31/12/2016 qui est correctement reporté dans le bilan,
– une valeur nette de 120,27 euros (conservée pour déterminer le total de l'actif s'équilibrant avec le total du passif), cette valeur s'élevant bien à 220,27 euros à la clôture de l'exercice précédent (au 31/12/2015).

Au compte de résultat, il faudra s'assurer que la dotation 2016 d'un montant de 100,00 euros figure dans les charges dans le compte 681 Dotation aux amortissements.

Le plan d'amortissement de cette immobilisation est à insérer dans le dossier de clôture 2016 dans l'explication des soldes des comptes d'immobilisations et d'amortissements.

Pour expliquer le solde de ses comptes d'immobilisations et d'amortissements, mais aussi les montants comptabilisés en dotations, le dossier de clôture doit comprendre les tableaux d'amortissement de ces immobilisations.