Formation logiciel comptabilite

Mouvements de trésorerie entre comptes

formation logiciel comptabilite — 2012-11-29T09:16:07Z

Lorsque l'on vire de la trésorerie d'un compte bancaire à un autre, ou lorsque des espèces passent de la caisse à un compte bancaire, le compte de virements internes doit obligatoirement être utilisé pour respecter le principe de la partie double.

Les opérations entre banque et caisse ont déjà été présentées dans nos premiers cours de comptabilité présentant les écritures sans TVA.

Aussi, pour illustrer ici les écritures de virements internes, nous retiendrons l'exemple de mouvements de fonds entre un compte courant et un compte livret entreprise.

Utilisation du compte 58 virements internes

Lorsqu'un flux de trésorerie affecte deux comptes de trésorerie d'une entreprise, il est imaginable de réunir dans la même écriture les deux comptes comptables de trésorerie correspondants.

Par exemple, lorsque des espèces sont prélevées sur le compte bancaire pour être déposées en caisse, on pourrait passer une écriture constituée des comptes :
– 53 caisse au débit : entrée de trésorerie dans la petite caisse, donc augmentation de son solde (toujours positif) inscrit à l'actif du bilan.
– 512 banque au crédit : sortie de trésorerie du compte bancaire, donc diminution du solde du compte inscrit à l'actif du bilan,

Mais une difficulté technique se pose : les écritures qui mouvementent la banque sont comptabilisées dans le journal de BANQUE, alors que les opérations réalisées en espèces sont regroupées dans le journal de CAISSE. Or il est impossible de passer une partie d'une écriture dans un journal et l'autre dans un second journal (tout journal devant être équilibré en permanence).

En conséquence, un compte de passage est utilisé dans chaque journal. Il s'agit du compte numéro 58 et intitulé "virements internes". Dans notre exemple précédent, il sert de contrepartie :
– au compte 512 banque dans le journal de BANQUE,
– au compte 53 caisse dans le journal de CAISSE.
Au final :
– chaque journal est équilibré,
– le solde du compte 58 virements internes est nul si l'on additionne tous les journaux (ce qui est fait automatiquement lors de l'édition d'un grand-livre, d'une balance ou d'états financiers).

Il faut souligne que le solde de ce compte de virements internes doit obligatoirement être égal à 0. C'est l'un des contrôles de base effectués à la clôture d'un exercice.

Écriture de virement de la banque vers le livret

L'ouverture d'un livret entreprise permet de dynamiser la gestion de la trésorerie d'une entreprise en offrant une réelle souplesse d'utilisation (avantage à mettre en avant alors que les taux d'intérêts sont incroyablement faibles).

L'écriture suivante enregistre une sortie de trésorerie du compte de banque (n°512) vers le livret entreprise (compte n°517). Le journal créé en comptabilité pour enregistrer les opérations sur le livret s'appelle "LIVRET".

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
LIVRET	005	03/04/2015	580000	Virements internes	Virement depuis compte LCA		8.500,00
LIVRET	005	03/04/2015	517000	Livret	Virement depuis compte LCA	8.500,00
BANQUE	04006	03/04/2015	512000	Banque	Virement vers livret		8.500,00
BANQUE	04006	03/04/2015	580000	Virements internes	Virement vers livret	8.500,00

Il faut remarquer que la numérotation des pièces de banque et de caisse n'est pas la même dans cet exemple :
– Les pièces de banque sont numérotées par une codification qui indique le numéro du mois puis une numérotation à 3 chiffres : ci-dessus la 6ème écriture du mois d'avril.
– Les pièces du livret suivent une numérotation séquentielle (de 1 à l'infini).

Concernant les pièces comptables à conserver :
– Le justificatif du virement bancaire est l'avis de virement correspondant (ou l'ordre de virement si aucun avis n'est envoyé par la banque) et il est à classer avec les autres pièces de banque.
– Ce même document est également la pièce qui justifie l'écriture comptabilisée dans le journal LIVRET. Aussi, une copie de cette pièce peut être insérée dans le classeur regroupant toutes les opérations constatées sur ce livret.

Comptabilisation du virement depuis le livret vers la banque

Une partie de la trésorerie placée sur le livret est retirée au mois d'octobre pour régler la CFE de l'entreprise.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
BANQUE	10021	14/10/2015	512000	Banque	Virement livret	2.500,00
BANQUE	10021	14/10/2015	580000	Virements internes	Virement livret		2.500,00
LIVRET	005	14/10/2015	580000	Virements internes	Virement vers compte LCA	2.500,00
LIVRET	009	14/10/2015	517000	Livret	Virement vers compte LCA		2.500,00

Report des écritures

Les écritures précédentes sont à reporter uniquement dans le bilan de l'entreprise. En effet, il s'agit d'opérations de bilan, qui n'entraînent ni charges ni produits et ne modifient nullement le résultat de l'entreprise. Ces virements internes ne sont qu'un moyen de répartir différemment des actifs de l'entreprise entre les différents postes de son bilan, en l'occurrence entre ses différents comptes de trésorerie.

BILAN AU 31/12/15
ACTIF	PASSIF
n° compte	libellé compte	montant	n° compte	libellé compte	montant
512000	Banque	- 8.500 + 2.500 = - 6.000	120000	Résultat	0
517000	Livret	+ 8.500 - 2.500 = + 6.000
517000	Livret	- 8.500 + 8.500 - 2.500 + 2.500 = 0

Les virements entre comptes, les dépôts ou retraits d'espèces... constituent des mouvements entre comptes de trésorerie. Ils doivent être enregistrés en comptabilité dans chacun des journaux concernés : journal de banque, de caisse, de livret... Aussi, un compte de virement interne est utilisé comme compte de passage entre ces différents journaux.

Comptabilisation des espèces de la caisse

formation logiciel comptabilite — 2012-11-28T09:53:13Z

Ecritures à passer en comptabilité pour enregistrer les opérations effectuées en espèces (en cash).

Les espèces encaissées par l'entreprise ou ses dépenses effectuées en cash ne modifient pas le solde de son compte bancaire mais celui de sa petite caisse. En effet, dès qu'une entreprise manipule des espèces, elle doit créer un compte de caisse (n°530000) et ainsi qu'un journal de caisse grâce auquel les mouvements d'espèces seront suivis.

Créer une petite caisse

Dans un commerce par exemple, l'existence d'une petite caisse est une obligation pour pouvoir :
– encaisser les règlements en espèces,
– rendre la monnaie.
Périodiquement, ces espèces sont déposées en banque, en laissant cependant un fonds de caisse (100 euros par exemple permettant le fonctionnement du commerce).

Dans les autres entreprises, une petite caisse, alimentée par la banque, facilite les règlements de petites factures (papeterie dans un supermarché, timbres...), de pourboires... Cependant, il faut absolument faire preuve de rigueur lorsque des espèces sont manipulées. Aussi, pour des mouvements très occasionnels, mieux vaut peut-être se limiter à l'émission de chèques, ou obtenir une carte bancaire qui permet ces mouvements (Monéo).

La création d'une petite caisse oblige :

à créer des pièces de caisse pour tout flux de trésorerie constaté en espèces :
- Pour les encaissements, il s'agit du double du ticket de caisse édité par le logiciel de caisse utilisé.
- Pour les décaissements, une facture doit justifier chaque dépense en espèces. En l'absence de facture (on a cité précédemment le versement d'un pourboire par exemple), une pièce de caisse numérotée doit être créée par l'entreprise, et signée par son responsable.
en comptabilité, à l'enregistrement :
- de la création de la caisse par le dépôt d'un fonds de caisse et de tout autre dépôt provenant du compte bancaire de l'entreprise,
- des mouvements d'espèces,
- des dépôts de ces espèces sur le compte bancaire de l'entreprise.

Les écritures ci-dessous se limitent aux mouvements d'espèces comptabilisés dans le journal de Caisse de l'entreprise. En ce qui concerne les mouvements entre cette Caisse et la Banque de l'entreprise, un article détaille plus largement les virements internes entre les comptes de trésorerie de l'entreprise (entre Caisse et Banque, mais aussi Banque et Livret d'épargne, bons de caisse...).

Encaissement d'espèces

L'entreprise reçoit des espèces d'un client. Elle enregistre en caisse cet encaissement et le logiciel de caisse utilisé édite une pièce comptable qui témoigne de ce flux financier. Ce logiciel va également gérer automatiquement le écritures de vente et les encaissements de la journée.

Ci-dessous, c'est le traitement manuel d'une pièce de caisse d'encaissement d'espèces qui est détaillé.

Écriture comptable

Dans le journal de CAISSE sont saisis tous les flux financiers en espèces. Une écriture d'encaissement d'espèces intervient généralement après la comptabilisation d'une vente dans le journal de VENTE.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
CAISSE	C1201	04/12/2013	411000	Clients	F12002 Gestil rglt espèces		10,00
CAISSE	C1201	04/12/2013	532000	Caisse	F12002 Gestil rglt espèces	10,00

Règlement en espèces

Cette écriture est plus courante dans la mesure où elle concerne quasiment toutes les entreprises et, en particulier, les plus petites structures qui n'utilisent aucun logiciel et les entreprises autres que commerciales.

Il s'agit par exemple d'enregistrer le paiement en espèces de fournitures achetées dans un supermarché. Dans le journal d'ACHATS doit donc être saisie préalablement l'écriture d'achat à partir de la facture émise par le supermarché (qui doit indiquer le montant de la TVA déductible). Ensuite, le règlement en espèces est enregistré dans le journal de CAISSE.

Écriture comptable

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
CAISSE	C1202	05/12/2013	401000	Fournisseurs	Hypersuper ramette papier	2,37
CAISSE	C1201	05/12/2013	532000	Caisse	Hypersuper ramette papier		2,37

Suivi de la caisse au bilan

On reporte dans le bilan de l'entreprise l'ensemble des journaux (CAISSE, ACHATs et VENTES) et des écritures (sans TVA) correspondant à ces mouvements (aussi bien la vente et l'achat que l'encaissement et le décaissement qui en résultent) :

BILAN AU 31/12/13
ACTIF	PASSIF
Clients	10,00 - 10,00	Fournisseurs	2,37 - 2,37
Caisse	+ 10,00 - 2,37 = 7,63	Résultat	+ 7,63
TOTAL ACTIF	7,63	TOTAL PASSIF	7,63

Les comptes clients et fournisseurs sont soldés (solde nul) car la vente et l'achat enregistrés ont été soldés par les flux de trésorerie comptabilisés dans le journal de Caisse ci-dessous.

La caisse, dont le solde était nul au départ, a un solde de 7,63 euros. Il faut souligner que ce solde doit être en permanence positif. Dans notre exemple, il n'aurait pas été possible de comptabiliser le règlement de 2,63 euros avant l'encaissement de 10,00 euros, tout simplement car une entreprise ne peut pas avoir des espèces négatives dans sa petite caisse (un découvert en espèces ?).

Le résultat de 7,63 euros au bilan correspond à celui du compte de résultat et à la différence entre un produit de 10 euros et une charge de 2,37 euros.

En l'absence d'autres mouvements durant cet exercice, l'inventaire de caisse réalisé au dernier jour de cet exercice (le comptage des espèces réellement présentes dans la caisse de l'entreprise à la date de clôture) devra indiquer 7,63 euros.

Enregistrement des paiements en espèces à des fournisseurs (pour l'acquisition de fournitures le plus souvent, de timbres) et des encaissements en espèces et mise en évidence de l'utilisation du journal de Caisse pour enregistrer les pièces de caisse qui justifient ces mouvements de trésorerie.

Comptabilisation des paiements clients

formation logiciel comptabilite — 2012-11-23T13:49:24Z

Ecriture comptable d'enregistrement d'un règlement effectué par un client, donc d'un encaissement de trésorerie.

Les règlements bancaires des clients peuvent intervenir par chèque ou par virement (les mouvements de caisse étant étudiés distinctement).

Méthode d'enregistrement des encaissements

Comme toute écriture comptable, tout encaissement bancaire comptabilisé au journal doit être justifié par une pièce comptable :
– bordereau de remise pour les paiements par chèque,
– avis d'encaissement pour les virements.

Par ailleurs, le comptable dispose des factures de vente émises par l'entreprise et réglées par les clients.

Ainsi, l'enregistrement comptable des encaissements sur le compte de banque de l'entreprise peut être réalisé à partir des pièces comptables tout en vérifiant les factures émises :
– en ajoutant, si nécessaire (car ce suivi des factures payées est généralement effectué plus régulièrement que leur enregistrement comptable), la mention "payé le ... par chèque n° ... ou par virement du ....",
– en indiquant par un petit signe que le règlement a bien été comptabilisé (le mieux : mentionner le numéro de l'écriture correspondante).

Écriture d'un encaissement client

La comptabilisation d'une facture client était le sujet d'un précédent cours. Reprenons la facture du client Geithner d'un montant TTC de 4.339,09 euros enregistrée pour l'occasion.

Le client a payé cette facture par un chèque déposé sur le compte de l'entreprise par une remise du 20 avril 2015. Plutôt que d'indiquer le numéro de ce chèque dans le libellé de l'écriture, il est préférable d'indiquer le numéro ou la date de la remise de chèque qui permettra d'identifier la pièce comptable justifiant cette écriture. Lorsque plusieurs chèques ont été déposés en même temps, l'identifiant de la remise sera identique à plusieurs libellés d'écriture (la suite du libellé permettant alors de les différencier).

En cas de règlement par virement, la même écriture est à comptabiliser, mais en mentionnant le numéro ou la date de l'avis de virement dans le libellé de l'écriture. Dans tous les cas, ce libellé doit permettre, à la relecture du journal ou du grand-livre, de retrouver la pièce comptable qui explique l'origine de l'écriture passée.

Écriture comptable

C'est le journal de BANQUE que l'on utilise pour la saisie de tous les flux financiers qui transitent par la banque (le journal de CAISSE étant présenté par ailleurs).

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
BANQUE	04056	20/04/2015	411027	Clients	Remise 20/04 Geithner		4.339,09
BANQUE	04056	20/04/2015	512000	Banque	Remise 20/04 Geithner	4.339,09

A noter que le compte client utilisé n°411027 permet de regrouper dans un seul compte de bilan toutes les opérations réalisées avec un même client. Cette méthode est intéressante pour les clients récurrents, de façon à simplifier l'analyse du compte (à comparer les factures émises avec les règlements reçus).

Impact sur le bilan

Suite à l'écriture de vente, les comptes de bilan mouvementés avaient été reportés dans le bilan de l'entreprise. Nous complétons (en gras) ce bilan après cette écriture d'encaissement pour montrer son incidence sur les comptes de l'entreprise.

BILAN AU 31/12/15
ACTIF	PASSIF
Clients	4.339,09 - 4.339,09	TVA collectée	711,09
Banque	+ 4.339,09	Résultat	+ 3.628,00
TOTAL ACTIF	4.339,09	TOTAL PASSIF	4.339,09

Au bilan, le résultat demeure inchangé, de la même façon que le résultat du compte de résultat n'est pas impacté par cette écriture qui ne mouvemente aucun compte de charge ou de produit.

Simplement, la créance sur le client a été annulée et son règlement a été enregistré en positif sur le compte de banque de l'entreprise.

Comptabilisation d'un encaissement autre qu'un règlement client

Sur son relevé de compte, une entreprise peut constater des encaissements correspondants à des ajustements ou remises de frais bancaires.

Par ailleurs, une Caisse de cotisations ou le Centre des impôts peuvent effectuer un virement pour ajuster le montant d'un prélèvement obligatoire calculé sur une période antérieure (les cotisations dépendent le plus souvent du résultat ou de la rémunération antérieure, les impôts du bénéfice de l'exercice précédent...).

D'une façon générale, un encaissement autre qu'un règlement client fait l'objet d'une écriture semblable, simplement le compte de tiers à utiliser sera modifié. Évidemment, cet encaissement ne fait que comptabiliser une entrée de trésorerie. Les comptes de charges ou produits seront peut-être à corriger pour tenir compte de cet encaissement, mais il s'agit là d'une autre écriture.

Prenons l'exemple d'une entreprise qui bénéficie, après règlement de sa CFE, d'un dégrèvement de cette taxe :
1) La taxe aura déjà été comptabilisée en charge avec pour contrepartie une dette envers le Trésor Public.
2) Cette dette aura été annulée lors de l'enregistrement du paiement de la taxe.
3) Le dégrèvement (le remboursement) de la taxe est à comptabiliser maintenant (ci-dessous).
4) La charge correspondante est à annuler. Elle le sera à partir de la pièce comptable reçu (l'avis de dégrèvement envoyé par le Centre des Impôts). L'écriture correspondante sera la même que l'écriture de charge initiale (point 1)) mais passée à l'envers.

Ajustement d'une taxe

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
BANQUE	120121	24/12/2014	447500	CFE	Dégrèvement CFE 2014		435,57
BANQUE	120121	24/12/2014	512000	Banque	Dégrèvement CFE 2014	435,57

Cours de comptabilité pour comprendre l'écriture à enregistrer au journal pour chaque encaissement, qu'il s'agisse d'un règlement client (par chèque ou virement) ou d'une autre entrée de trésorerie.

Enregistrement des règlements

formation logiciel comptabilite — 2012-11-22T11:16:27Z

Ecriture comptable à passer au journal pour enregistrer un règlement effectué par l'entreprise (à un fournisseur, caisse de cotisations...).

La saisie au journal des chèques, à partir du talon de chèque du compte bancaire de l'entreprise, est complétée par l'enregistrement des prélèvements et ordres de virement qui seront notés sur le relevé bancaire de la période.

Tout décaissement doit être justifié par une pièce comptable : talon de chèque, ordre de virement, avis de prélèvement. Ces documents pourront être rapprochés des pièces comptables qui justifient les charges payées : facture, appel de cotisations, avis d'imposition...

Enregistrement des chèques

La comptabilisation des décaissements comprend les règlements fournisseurs principalement, mais aussi les paiements des cotisations sociales, des impôts et taxes...

Pour procéder à l'enregistrement de ces règlements pour une période donnée, le comptable utilise le talon de chèque de l'entreprise et entre au journal, les uns après les autres, les règlements effectués durant cette période. Il est recommandé de disposer en parallèle des factures fournisseurs payées :
– pour relever dès la comptabilisation des chèques les erreurs éventuelles de règlement,
– pour vérifier que figure bien sur les factures payées la mention "payé le ... par chèque n° ....". Cette mention n'est pas obligatoire mais constitue un moyen d'identifier les factures non réglées ou réglées deux fois d'une part, et de faciliter le suivi commercial de ces factures (en cas d'appel d'un fournisseur qui s'inquiète de ne pas avoir reçu un règlement, ou pour pouvoir traiter une relance écrite...).

Enregistrement d'un règlement fournisseur

La comptabilisation d'une facture fournisseur a fait l'objet d'un précédent cours. Reprenons la facture du fournisseur Mobiliéco d'un montant 223,13 euros enregistrée alors.

Le règlement de cette facture est effectué par chèque le 15 juin 2013. L'écriture serait la même si ce paiement avait été effectué par virement ou par prélèvement .

Écriture de règlement

C'est un journal de BANQUE qui est utilisé pour constater les flux bancaires.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
BANQUE	06012	15/06/2013	401000	Fournisseurs	Chq 2541972 Mobiliéco F12/05	223,13
BANQUE	06012	15/06/2013	512000	Banque	Chq 2541972 Mobiliéco F12/05		223,13

Impact sur le bilan

Cette écriture ne mouvemente que des comptes de bilan. Elle n'a donc aucune incidence sur le compte de résultat. En effet, qu'une entreprise paye ou non ses dettes, son résultat reste inchangé. Les règlements ne constituent pas une activité économique mais des flux financiers. Ils modifient donc la trésorerie de l'entreprise, son équilibre financier, mais sans augmenter ses charges ou produits, sans modifier le résultat de son activité.

Le compte de banque (n° 512000) figure à l'actif du bilan. Un découvert bancaire apparaît donc comme un actif négatif. Un règlement fournisseur diminue l'actif du bilan, les avoirs de l'entreprise. Ce règlement apparaît donc au crédit du compte 512000, réduisant d'autant le solde du compte bancaire à l'actif.

Reprenons le bilan de l'entreprise après comptabilisation de la facture fournisseur et complétons-le, en gras, des modifications apportées par cette écriture de règlement.

BILAN AU 31/12/13
ACTIF	PASSIF
TVA déductible	36,57	Fournisseurs	223,13 - 223,13
Banque	- 223,13	Résultat	- 186,57
TOTAL ACTIF	36,57	TOTAL PASSIF	36,57

Le résultat demeure inchangé.
La dette fournisseur a été annulée par le règlement de sa facture.
En contrepartie, le compte bancaire a été réduit de 223,13 euros.

Enregistrement du paiement de cotisations

Le règlement de cotisations sociales par exemple à une caisse de cotisations suit le même modèle que précédemment. La seule différence sera le compte de tiers utilisé. Il ne s'agira plus alors du compte fournisseur mais d'un autre compte de tiers, celui utilisé pour enregistrer la dette réglée par le chèque à entrer en comptabilité. Pour comptabiliser ce règlement, il faut donc se référer au plan comptable utilisé et, pour éviter toute erreur de compte, retrouver le numéro de compte initialement utilisé.

Par exemple, considérons un prélèvement de 1.447,87 euros effectué par l'URSSAF le 22 octobre 2013. Ce prélèvement correspond à un appel de cotisations déjà enregistré dans le compte 431000.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
BANQUE	10013	22/10/2013	431000	URSSAF	Prélèvement URSSAF 3T 2013	1.447,87
BANQUE	10013	22/10/2013	512000	Banque	Prélèvement URSSAF 3T 2013		1.447,87

Écriture comptable à comptabiliser au journal pour chaque règlement bancaire effectué à un fournisseur. Les écritures de règlement sont donc enregistrées à partir du talon de chèque et du relevé de caisse de l'entreprise.