Formation logiciel comptabilite

Ecriture comptable avance et acompte

formation logiciel comptabilite — 2012-03-30T16:04:50Z

Cours sur l'écriture d'avance et acompte au journal et son suivi au bilan.

Avant de commencer une production, une entreprise peut demander à son client une avance, ou un acompte.

Définition avances et acomptes

Les avances sont des versements effectués au moment de la commande, avant le début de toute prestation. Par exemple, une avance de 30% ou 40% est généralement demandée par un artisan lors de l'acceptation de son devis.

Les acomptes sont des versements effectués au fur et à mesure de l'avancement d'une prestation. Par exemple, un contrat d'architecte prévoit plusieurs acomptes sur sa prestation en fonction des phases de sa mission réalisées.

Les avances et acomptes se comptabilisent de la même manière et seront déduits du montant à payer de la facture finale.

Les avances et acomptes reçus par une entreprise de ses clients sont comptabilisés dans le compte 419100, Clients avances et acomptes reçus (le compte 419 restant proche au bilan du compte 411 Clients).
Les avances et acomptes versés par une entreprise à ses fournisseurs sont comptabilisés dans le compte 409100, Fournisseurs avances et acomptes versés (le compte 409 se trouvant juste en-dessous du compte fournisseur au passif du bilan).

Écriture comptable des avances et acomptes reçus

Prenons pour exemple une entreprise GROSSISTE qui demande une avance à son client DETAILLANT d'un montant de 3.000 euros, versés le 04/06/2014. La prestation correspondante facturée le 20/07/2014 par Grossiste s'élève à 10.000 euros. Le règlement de DETAILLANT du 10/08/2012 s'élève donc à 7.000 euros.

Comptabilisons les écritures correspondantes dans le journal de l'entreprise GROSSISTE :

1) Comptabilisation de la remise de chèque de l'avance reçue

GROSSISTE constate une dette envers son client en contrepartie de l'encaissement de son avance.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
BANQUE	0601	04/06/2014	419100	Clients avances et acomptes reçus	Avance DETAILLANT		3.000,00
BANQUE	0601	04/06/2014	512000	Banque	Avance DETAILLANT	3.000,00

2) Comptabilisation de la facture de vente

GROSSISTE émet une facture et enregistre cette vente de 10.000€ en constatant en contrepartie une créance sur son client de 7.000€ (car GROSSISTE a déjà perçu 3.000€ sur cette vente). Pour cela, GROSSISTE annule sa dette envers son client constaté lors de la remise du chèque d'avance.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
VENTE	0712	20/07/2014	707000	Vente de marchandises	F201407038 DETAILLANT		10.000,00
VENTE	0712	20/07/2014	419100	Clients avances et acomptes reçus	F201407038 DETAILLANT Avance	3.000,00
VENTE	0712	20/07/2014	411000	Clients	F201407038 DETAILLANT	7.000,00

Le bilan de GROSSISTE se présente alors comme suit :

BILAN AU 20/07/14
ACTIF	PASSIF
n° compte	libellé compte	montant	n° compte	libellé compte	montant
411000	Clients	7.000	120000	Résultat	+ 10.000
419100	Clients avances et acomptes reçus	0
512000	Banque	3.000
TOTAL ACTIF	10.000	TOTAL PASSIF	10.000

3) Comptabilisation du règlement client

GROSSISTE dépose le chèque de règlement de DETAILLANT. Cette remise de chèque se comptabilise au journal en annulant la créance client pour constater une entrée en banque de 7.000€ (le solde du compte banque étant alors porté à 10.000€) :

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
BANQUE	0805	10/08/2014	512000	Banque	Remise F201407038 DETAILLANT	7.000,00
BANQUE	0805	10/08/2014	411000	Clients	remise F201407038 DETAILLANT		7.000,00

Écriture comptable des avances et acomptes versés

Si l'on se place maintenant du côté de détaillant, les 3 écritures suivantes deviennent :
1) le versement d'une avance,
2) la comptabilisation d'une facture d'achat,
3) le règlement d'un fournisseur

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
BANQUE	0221	04/06/14	409100	Fournisseurs avances et acomptes versés	Chq n°25832 Avance à GROSSISTE	3.000,00
BANQUE	0221	04/06/14	512000	Banque	Chq n°25832 Avance à GROSSISTE		3.000,00
ACHAT	0286	20/07/14	607000	Vente de marchandises	F201407038 GROSSISTE	10.000,00
ACHAT	0286	20/07/14	419100	Fournisseurs avances et acomptes versés	F201407038 GROSSISTE		3.000,00
ACHAT	0286	20/07/14	401000	Fournisseurs	F201407038 GROSSISTE		7.000,00
BANQUE	0304	10/08/14	512000	Banque	Chq n°25842 F201207038 GROSSISTE		7.000,00
BANQUE	0304	10/08/14	401000	Fournisseurs	Chq n°25842 F201207038 GROSSISTE	7.000,00

Différence entre avance et acompte et produit constaté d'avance

Les avances et acomptes sont versés :
– avant le déclenchement d'une production par l'entreprise qui les reçoit,
– par un client pour déclencher une commande.

A l'inverse, les produits constatés d'avance correspondent à des facturations de l'intégralité d'une prestation avant même la réalisation de celle-ci.

Aussi, si les produits constatés d'avance nécessiteront d'être régularisés à la clôture, les avances et acomptes, déjà comptabilisés au bilan, n'auront pas à être modifiés au terme d'un exercice.

Un client peut verser une avance sur sa commande, ou verser un acompte à l'entreprise. A l'inverse, un fournisseur peut demander une avance ou un acompte sur sa facture. Présentation des écritures comptables d'avances fournisseurs et d'acomptes clients, pour illustrer encore

Règlement client analyse compte clients

formation logiciel comptabilite — 2012-03-30T14:13:55Z

En étudiant plusieurs écritures successives de règlements clients, on permet une analyse des comptes clients et une meilleure compréhension de ces écritures comptables.

Le but de cet article est de présenter plusieurs écritures d'enregistrement d'encaissements de trésorerie pour permettre ensuite une analyse de compte.

Écriture d'encaissement de trésorerie

Les quatre écritures de ventes précédentes (voir vente marchandises et écritures ventes autres produits) sont reproduites dans le journal comptable ci-dessous.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
VENTES	1201	02/12/2015	707000	Vente de marchandises	Fact. 2015184 Dupond D		1.000,00
VENTES	1201	02/12/2015	411000	Clients	Fact. 2015184 Dupond D	1.000,00
VENTES	1215	28/12/2015	707000	Vente de marchandises	F2015/12/07 intal PX2 Mme REY		300,00
VENTES	1215	28/12/2015	706000	Prestations de services	F2015/12/07 intal PX2 Mme REY		90,00
VENTES	1215	28/12/2015	411000	Clients	F2015/12/07 intal PX2 Mme REY	390,00
VENTES	1216	28/12/2015	707000	Vente de marchandises	F2015/12/08 GLX50 M. Colin		200,00
VENTES	1216	28/12/2015	708500	Frais de port facturés	F2015/12/08 GLX50 M. Colin		20,00
VENTES	1216	28/12/2015	411000	Clients	F2015/12/08 GLX50 M. Colin	220,00
BANQUE	1217	31/12/2015	768000	Autres produits financiers	intérêts 2015 compte rémunéré		122,35
BANQUE	1217	31/12/2015	512000	Banque	intérêts 2015 compte rémunéré	122,35

Le chèque de règlement de la facture n°2015184 envoyée à Dupond D le 2 décembre 2015 a été déposé sur le compte bancaire de l'entreprise le 29 décembre 2015. La remise de chèque correspondante constitue la pièce comptable à enregistrer au journal.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
BANQUE	1215	29/12/2015	411000	Clients	Remise 27/12 Dupond D		1.000,00
BANQUE	1215	29/12/2015	512000	Banque	Remise 27/12 Dupond D	1.000,00

Analyse du compte 411000 client au 31/12/2015

Il faut se référer à l'analyse du compte fournisseur mise en évidence précédemment pour bien comprendre l'intérêt de l'analyse de ce compte client à la date de clôture de cette entreprise.

Pour analyser ce compte 411000 Clients à la date de clôture il faut imprimer le compte 411000 du grand-livre au 31/12/2015 :

Grand-livre au 31/12/2015
Compte n°411000 CLIENTS
Journal	n° pièce	date pièce	libellé de l'écriture	débit	crédit	solde	lettrage
VENTES	1201	02/10/15	Fact. 2015184 Dupond D	1.000,00		1.000,00	A
VENTES	1215	28/12/15	F2015/12/07 intal PX2 Mme REY	390,00		1.390,00
VENTES	1216	28/12/15	F2015/12/08 GLX50 M. Colin	220,00		1.610,00
BANQUE	1220	27/12/15	Remise 27/12 Dupond D		1.000,00	610,00	A

Une colonne lettrage a été ajoutée au grand-livre pour permettre de rapprocher les facture clients émises (enregistrées dans le journal de VENTES) des encaissements clients comptablisés dans le journal de BANQUE.

Les lignes non lettrées correspondent aux factures clients émises mais non réglées à la date de clôture et qui expliquent le solde de 610,00€ de ce compte de créance (inscrit à l'actif du bilan).

L'explication de ce compte de bilan peut se présenter comme suit :

Explication solde au 31/12/2015
Compte n°411000 CLIENTS
Journal	n° pièce	date pièce	libellé de l'écriture	Montant
VENTES	1215	28/12/15	F2015/12/07 intal PX2 Mme REY	390,00
VENTES	1216	28/12/15	F2015/12/08 GLX50 M. Colin	220,00
SOLDE	610,00

A la suite de cette décomposition du solde du compte 411000 clients à la date de clôture sont ajoutées une copie des deux factures correspondantes dans le dossier de clôture.

Analyse d'un compte clients à la clôture après comptabilisation des factures de ventes clients et des encaissements clients.

Règlement fournisseur analyse compte fournisseurs

formation logiciel comptabilite — 2012-03-30T11:03:11Z

L'intérêt de présenter les écriture de plusieurs paiements de charges est d'analyser ensuite les comptes fournisseurs au grand-livre pour mieux comprendre la structure de ces écritures.

L'étude des écritures de règlement d'un fournisseur saisies au journal est complétée par l'étude de l'évolution d'un compte fournisseur dans le grand-livre.

Écritures comptables règlement fournisseurs

Dans la présentation des écritures de charges, trois écritures avaient été comptabilisées au journal :

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
ACHATS	1001	02/10/2015	606300	Fournitures d'entretien	Monobonus F02/10 liquide entretien	40,00
ACHATS	1001	02/10/2015	606400	Fournitures administratives	Monobonus F02/10 tampon encreur	60,00
ACHATS	1001	02/10/2015	401000	Fournisseur	Monobonus F02/10 liquide entretien + tampon		100,00
ACHATS	1015	03/10/2015	613200	Location immobilière	Virement 03/10 loyer oct. 2015	1.000,00
ACHATS	1015	03/10/2015	614000	Charges locatives	Virement 03/10 loyer oct. 2015	80,00
ACHATS	1015	03/10/2015	401000	Fournisseur	Virement 03/10 loyer oct. 2015		1.080,00
ACHATS	1008	15/10/2015	635150	CFE	CFE 2014	348,00
ACHATS	1008	15/10/2015	447180	Autres impôts et taxes	CFE 2014		348,00

Il faut maintenant comptabiliser au journal les pièces comptables suivantes :
– le ticket de caisse du 02/10/2015 qui indique le règlement en espèces des achats effectués chez Monobus le 02/10/2015,
– l'ordre de virement du loyer du mois d'octobre en date du 03/10/2015,
– le chèque n°1451257 en date du 18/10/2012 d'un montant de 348,00 en règlement de la CFE 2014.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
CAISSE	1001	02/10/2015	401000	Fournisseur	C1001 Monobonus F02/10 liquide entretien	100,00
CAISSE	1001	02/10/2015	530000	Caisse	Monobonus F02/10 tampon encreur		100,00
BANQUE	1001	03/10/2015	401000	Fournisseur	Virement 03/10 loyer oct. 2015	1.080,00
BANQUE	1001	03/10/2015	512000	Banque	Virement 03/10 loyer oct. 2015		1.080,00
BANQUE	1002	18/10/2015	447180	CFE	CFE 2014	348,00
BANQUE	1002	18/10/2015	512000	Banque	CFE 2014		348,00

A noter :
– les règlements en espèces sont comptabilisés dans le journal de caisse et mouvementent non pas le compte bancaire mais la petite caisse (compte n°530000),
– la numérotation des écritures suit des chronos distincts par journal : 1001 pour la première pièce du mois d'octobre, 1002, 1003... et ceux pour le journal des ACHATS, de VENTES, de BANQUE, de CAISSE... deux pièces peuvent donc avoir le même numéro mais auront alors été comptabilisées dans des journaux différents (et donc classées distinctement).

Report écritures dans grand-livre comptable

Les écritures du journal sont reportées dans le grand-livre, chaque ligne du journal étant reporté dans le compte correspondant au grand-livre, ce dernier regroupant l'intégralité des comptes utilisés dans l'entreprise.

Grand-livre au 31/10/2015
Compte n°401000 FOURNISSEURS
Journal	n° pièce	date pièce	libellé de l'écriture	débit	crédit	solde
ACHATS	1001	02/10/15	Monobonus F02/10 liquide entretien + tampon		100,00	-100,00
ACHATS	1015	03/10/15	Virement 03/10 loyer oct. 2015		1.080,00	- 1.180,00
CAISSE	1001	02/10/15	C1001 Monobonus F02/10 liquide entretien	100,00		- 1.080,00
BANQUE	1001	03/10/15	Virement 03/10 loyer oct. 2015	1.080,00		0,00
Compte n°447180 CFE
ACHATS	1008	15/10/15	CFE 2014		348,00	- 348,00
BANQUE	1002	18/10/15	CFE 2014	348,00		0,00

Au grand-livre, les comptes comptables sont détaillés les uns en-dessous des autres et le nom du journal utilisé est indiqué pour chaque ligne d'écriture de manière à assurer la traçabilité des pièces comptabilisées.

Ainsi, il est possible de retrouver la pièce correspondant à l'enregistrement de la seconde ligne du compte 401000 Fournisseurs : il s'agit, dans le classeur des ACHATS, de la pièce n°1015 (les pièces étant classées dans l'ordre de ce numéro d'enregistrement), une facture de loyer.

Analyse compte fournisseur

Dans notre exemple, les comptes 401000 Fournisseurs et 447180 CFE sont soldés au 31/10/2015 : aucune dette fournisseur n'est due à cette date.

Dans la pratique, il est presque impossible qu'à une date donnée toutes les factures fournisseurs antérieures à cette date aient été payées. Par conséquent, à la date de clôture notamment, le solde du compte fournisseur est généralement créditeur : des factures apparaissent au crédit du compte fournisseur (suite à la comptabilisation d'achats) sans contrepartie au débit (sans règlement de ces factures).

Or le solde de ce compte fournisseur à la date de clôture est à justifier :
– le solde du compte fournisseur doit être expliqué par le détail des factures fournisseurs non réglées à la date de clôture,
– les copies des factures fournisseurs composant ce solde doivent être insérer dans le dossier de clôture juste derrière l'analyse du solde du compte fournisseur.

Aussi, l'analyse du compte fournisseur consiste à retrouver les montants qui figurent dans le grand-livre au crédit mais pas au débit. Les logiciels comptables permettent de pointer les factures avec leurs règlements et d'imprimer les factures non pointées, qui composent donc le solde. Lorsque l'on traite un petit nombre de factures, il reste possible de lettre manuellement ces factures fournisseurs.

Pour simplifier cette analyse du compte fournisseur, il est également possible de limiter le nombre d'écritures dans ce compte en utilisant plusieurs comptes fournisseurs. Par exemple, on peut créer des comptes n°401001, 401002, 401003 pour les fournisseurs habituels, parallèlement à un compte 401000 réservé aux fournisseurs divers.

Les écritures comptables de règlement des fournisseurs de services extérieurs se présentent comme l'écriture de règlement d'un fournisseur de marchandises mais ces écritures permettent par leur nombre de montrer l'intérêt d'analyser le compte fournisseurs du grand-livre comptable de l'entreprise.

Ecriture comptable règlement marchandises

formation logiciel comptabilite — 2012-03-30T09:10:46Z

Plutôt que d'apprendre par cœur les écritures comptables, mieux vaut les comprendre, et pour cela, le report successif d'une écriture comptable passée au journal dans le grand-livre, la balance, puis les états financiers permet de retenir le sens d'une écriture.

L'intérêt de cette présentation est d'utiliser l'écriture de paiement d'un fournisseur pour observer son report dans le grand-livre, la balance, et jusqu'aux comptes annuels, et de retenir ce qui justifie le mode d'enregistrement de cette écriture.

Comptabiliser règlement facture achat marchandises

Qu'une entreprise soit soumise ou non à TVA, que son fournisseur soit soumis ou non à TVA, dans tous les cas le règlement d'une facture fournisseur est effectué pour son montant total.

L'écriture de règlement est comptabilisée dans le journal de banque. Si l'on reprend la facture d'achat de marchandises pour 100€ comptabilisée dans la précédente rubrique (écriture comptable achat), le règlement correspondant par chèque de cette facture quelques jours après sa réception se comptabilise dans le journal comptable de l'entreprise comme suit :

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
BANQUE	8	17/10/2015	401000	Fournisseur	Chq 52702 Fact. 546794521 Martin	100,00
BANQUE	8	17/10/2015	512000	Banque	Chq 52702 Fact. 546794521 Martin		100,00

Report écriture règlement fournisseur dans les états financiers

Bilan comptable après facture d'achat et avant écriture de règlement

Pour rappel, le bilan comptable de l'entreprise après comptabilisation de la facture fournisseur d'un montant de 100 euros était le suivant :

BILAN AU 31/12/15
ACTIF	PASSIF
		Résultat	- 100
		Fournisseur	100
TOTAL ACTIF	0	TOTAL PASSIF	0

Bilan comptable après écriture du règlement fournisseur

Le report de l'écriture comptable du règlement fournisseur dans le bilan de l'entreprise permet d'annuler la dette envers le fournisseur précédemment constatée (lors de la comptabilisation de sa facture). En contrepartie, le compte de banque, qui est un compte d'actif (élément positif du patrimoine de l'entreprise), diminue de 100€.

BILAN AU 31/12/15
ACTIF	PASSIF
		Résultat*	- 100
Banque	-100	Fournisseur	0,00
TOTAL ACTIF	- 100	TOTAL PASSIF	- 100

*Le résultat de l'entreprise demeure inchangé à -100 euros car régler une facture fournisseur ne modifie nullement le résultat d'une entreprise (il ne s'agit pas d'une charge, simplement on supprime une dette en diminuant le solde de son compte bancaire, dans le cas présent en constatant une nouvelle dette, envers la banque, car l'entreprise est maintenant à découvert pour 100€) mais uniquement sa trésorerie.

Il est important de comprendre que des écritures comptables peuvent mouvementer au débit ou au crédit un même compte comptable. Dans l'exemple précédent, le compte 401000 Fournisseurs a été utilisé :
– au débit, lors de la comptabilisation de la facture d'achat, pour constater une dette envers le fournisseur,
– au crédit, lors de la comptabilisation du règlement, pour annuler cette
dette.

Écriture du règlement dans le grand-livre

Dans le grand-livre de l'entreprise, on peut suivre ces deux opérations :

Grand-livre au 31/10/2015
n° compte	libellé compte	n° pièce	date pièce	libellé de l'écriture	débit	crédit	solde
401000	Fournisseur	1	04/10/15	Fact. 546794521 Martin 600 boîtes CL12		100,00	-100,00
401000	Fournisseur	8	17/10/15	Chq 52702 Fact. 546794521 Martin	100,00		0,00

Écriture du règlement dans la balance

Le cumul des soldes débiteur et créditeur du compte 401000 Fournisseur au grand-livre sont reportés dans la balance comptable de l'entreprise :

Balance au 31/10/2015
n°compte	libellé compte	débit	crédit	solde
401000	Fournisseur	100,00	100,00	0,00

A la date d'émission de cette balance, le solde du compte fournisseur est nul, aucune facture fournisseur n'est en attente de paiement.

Report écriture achat de marchandises dans compte de résultat

L'écriture de règlement d'un fournisseur ne mouvemente aucun compte de charge ou de produit mais uniquement des comptes de bilan, cette écriture n'a donc aucun impact sur le compte de résultat de l'entreprise (aucun impact sur son résultat comme on l'a constaté au bilan, le résultat étant resté inchangé).

Après avoir détaillé l'écriture enregistrée dans le journal comptable d'une entreprise pour comptabiliser une facture fournisseur, enregistrons le règlement de cette facture fournisseur.