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Obligation dépôt annexes

formation logiciel comptabilite — 2014-02-10T08:57:46Z

Les plus petites entreprises n'auront plus l'obligation d'établir et de déposer des annexes de leurs comptes annuels.

L'article L. 123-16-1 du Code du commerce indique les obligations des entreprises en matière de dépôt de leurs comptes annuels. Dans un but de simplification, cet article a été modifié en janvier 2014.

Plus d'annexes pour les petites entreprises

La première simplification apportée est la suppression de l'obligation d'établir une annexe légale.

Mais cette absence d'obligation d'établir l'annexe du bilan et du compte de résultat ne vaut que pour les entreprises et sociétés qui ne dépassent pas au moins deux des trois seuils suivants :
– un total du bilan de 4 millions d'euros,
– un chiffre d'affaires de 8 millions,
– un nombre moyen de salariés de 50.

Par ailleurs, ces entreprises pourront compléter des états financiers simplifiés.

Il faut avouer que, pour les sociétés qui ont recours à un professionnel pour établir leurs comptes annuels et procéder au dépôt de ces comptes, ces simplifications n'auront aucune incidence dans la pratique. Or peut-on anticiper une baisse des honoraires des expert-comptables ?

Aussi, cette réforme n'est avantageuse que pour entrepreneurs qui se chargent eux-mêmes de l'établissement de leurs comptes annuels et de leur dépôt, à avoir les artisans et commerçants qui travaillent généralement sans salariés.

Plus de publication des comptes annuels par le greffe

Pour les plus petites sociétés, le dépôt des comptes annuels (sans annexe désormais) n'entraînera plus la publication de ces informations financières.

Ces micro-entreprises sont définies par l'article L. 232-24 comme respectant au moins deux des trois plafonds suivants :
– un total du bilan de 350.000 euros,
– un chiffre d'affaires de 700.000 euros,
– un nombre moyen de salariés de 10.

Cette disposition vise donc les entrepreneurs qui refusaient de déposer leurs comptes, au risque d'une amende, pour éviter que des informations confidentielles puissent être exploitées par leurs concurrents.

Les entreprises et sociétés qui ne dépassent pas certains seuils peuvent ne plus déposer d'annexes au greffe. En revanche, elles restent obligées de déposer leurs états financiers (bilan et compte de résultat).

Définition annexes bilan et compte résultat

formation logiciel comptabilite — 2010-02-05T13:38:59Z

Que contiennent les annexes d'un bilan ? Une présentation détaillée des soldes des comptes qui figurent dans le bilan comptable et l'explication des variations les plus significatives de l'exercice par rapport au précédent.

L'annexe du bilan permet de poursuivre l'analyse du bilan et d'expliquer les principales variations constatées dans le compte de résultat.

Présentation des annexes du bilan et compte de résultat

Lorsqu'on est actionnaire d'une société cotée, on est convié chaque année à l'assemblée générale d'approbation des comptes annuels (comme tout associé d'une SARL, d'une SCI, tout actionnaire d'une SA ou SAS...). A cette convocation des actionnaires sont joints les documents comptables qui sont à approuver : le bilan, le compte de résultat et les annexes. Les annexes font partie intégrante des états financiers d'une société. Elles donnent des informations sur les comptes de bilan et sur certains postes du compte de résultat. Il n'existe pas de modèle d'annexes comptables dicté par l'ordre des experts-comptables ou l'administration fiscale comme pour le bilan et le compte de résultat. Dans ces grandes entreprises, la rédaction des annexes relèvent donc de la responsabilité de la direction et ces annexes sont auditées par le commissaire aux comptes qui en vérifie l'exactitude.

Dans une entreprise individuelle, pourquoi rédiger des annexes ? Pour conserver une trace écrite de la justification des comptes de bilan et de l'analyse de certains postes du compte de résultat. En effet, les annexes sont une synthèse du dossier d'analyse comptable à constituer chaque année.

Il est donc vivement recommandé de toujours joindre des annexes à ses états financiers, quitte à rédiger manuellement ces annexes (qui peuvent prendre la forme d'une ou deux pages manuscrites, en en-tête d'un petit dossier d'analyse des comptes regroupant des feuilles de travail). Ces annexes aideront l'entrepreneur individuel, le gérant de SCI... à se remémorer le travail effectué :
– pour établir les comptes de l'année suivante selon les mêmes méthodes comptables,
– en cas de contrôle fiscal.

Justification des comptes de bilan

Tous les comptes de bilan sont à justifier, ce qui signifie que le solde de tout compte de bilan doit pouvoir être expliqué. Tous ces justificatifs de comptes constituent le dossier d'analyse d'un expert comptable. Lorsque l'on tient soi-même sa comptabilité, en fin d'année, il faut donc également assembler ses notes pour construire ce dossier d'analyse. Les annexes seront alors la reprise des conclusions de ce dossier d'analyse des comptes.

Compte de l'exploitant

L'entrepreneur individuel doit contrôler les prélèvements de trésorerie qu'il a effectué durant l'année en s'assurant de la concordance entre relevés bancaires professionnels et relevés bancaires individuels.

Immobilisations et amortissements

Le plan d'amortissement de chaque immobilisation inscrite au bilan doit être établi. Il sera joint au dossier d'analyse des comptes de chaque exercice, tant que cette immobilisation restera inscrite au bilan. Il faut donc vérifier que les additions des plans d'amortissement (valeurs brutes, amortissements, valeurs nettes) correspondent bien aux informations du bilan.

Stocks

Les stocks font obligatoirement l'objet d'un inventaire physique. A la date de clôture, tous les articles présents en stock sont comptés. La valorisation des stocks se fait au coût d'achat. Le total de la valorisation des stocks figure au bilan. Le dossier d'analyse des comptes comportera donc cet inventaire physique des stocks (comptage par article, valorisation de chaque ligne). Les annexes en revanche pourront présenter le stock par type de produits, par fournisseur... apportant ainsi une information complémentaire à la seule valorisation globale des stocks.

Fournisseurs

Expliquer le solde du compte fournisseurs consiste à détailler la dette qu'une entreprise a envers chacun de ses fournisseurs à la date de clôture (liste des factures fournisseurs non réglées à la date de clôture classées par nom de fournisseur).

Lorsque l'on ne possède que très peu de fournisseurs, ce détail peut être reporté dans les annexes. S'ils sont plus nombreux (au-delà de cinq), les annexes pourront chercher une autre présentation en regroupant par exemple :
– les factures par mois d'émission : des factures de plus 3 mois à la date de clôture sont en effet suspicieuses,
– les factures par date de règlement : en effet, les comptes sont établis concrètement à une date postérieure à la date de clôture ; or il est intéressant d'identifier les factures fournisseurs qui n'ont toujours pas été réglées deux ou trois mois après la clôture.

Clients

De la même façon que pour les fournisseurs, toutes les factures clients émises durant un exercice et non réglées à la date de clôture doivent être identifiées (listées, avec une photocopie de ces factures de préférence).

Dans les annexes, il peut être intéressant de montrer à la date de clôture la répartition des créances clients par clients, par type de prestation, par origine des clients, en fonction du délai de paiement qui a été accordé... D'une façon générale, les annexes devront reprendre les informations suivies tout au long de l'année par le gérant de l'entreprise dans ses tableaux de bord. Par exemple, si des délais de paiement différents sont accordés aux clients suivant qu'il s'agit d'entreprises ou de particuliers, c'est cette distinction qui sera reprise dans les annexes.

Dettes sociales

Les cotisations sociales des entreprises individuelles sont appelées forfaitairement durant leurs deux premières années d'existence puis régularisées la troisième année. Ensuite, sur le même principe, de nombreuses cotisations appelées sont régularisées d'une année sur l'autre. Le solde des comptes correspondant aux caisses de cotisations sociales doivent donc être justifiés par les différentes régularisations attendues.

Ces régularisations de charges d'une année figurent généralement sur le premier appel de cotisations de l'année suivante, que l'on reçoit souvent avant d'avoir clôturer ses comptes. On peut alors ajouter dans son compte de résultat les charges correspondantes ou les remboursements de charges attendus et modifier le solde de ses dettes sociales au bilan.

Dettes fiscales

Lorsque l'entreprise est soumise à l'impôt sur le revenu, cet impôt n'est pas à comptabiliser dans la comptabilité de l'entreprise puisqu'il est déclaré sur la déclaration de revenus de l'entrepreneur individuel. Les dettes fiscales se limitent alors à la TVA.

La TVA à décaisser qui apparaît au bilan dans les dettes à la date de clôture doit correspondre au montant de TVA payée lors de la déclaration suivante (du mois ou du trimestre suivant).

Lorsque l'entreprise individuelle relève du régime de la TVA sur les encaissements, le solde de la TVA à régulariser (TVA sur les factures clients non encore encaissées) doit correspondre à la TVA incluse dans les créances clients. En effet, si un client doit 119,60€ TTC, ce montant apparaîtra en créance (actif du bilan) et une dette fiscale de 19,60€ (passif du bilan) indiquera que les 19,60€ de TVA attendus seront à reverser à l'Etat. Au total, l'entreprise a bien une créance nette de 100€ sur son client.
Ainsi le solde théorique de TVA à régulariser s'élève donc à :
solde théorique : solde créances clients France/1,196*0,196

Produits à recevoir et charges à payer

Les produits et charges certains, justifiés par des pièces comptables, concernant l'exercice N mais dont le règlement interviendra durant un exercice ultérieur seront malgré tout comptabilisés en N et détaillés au bilan.

La régularisation des charges et produits à la clôture fait l'objet d'un dossier spécifique.

Banque

Un rapprochement bancaire doit être effectué à la date de clôture pour expliquer les différences entre :
– le solde bancaire du relevé de compte à la date de clôture,
– le solde de la banque indiqué à l'actif du bilan.
Les écarts proviendront essentiellement des règlements et encaissements effectués par l'entreprise à la fin de l'exercice (chèque émis, remises de chèques) et qui n'apparaîtront que sur les relevés bancaires du début de l'année suivante.

Caisse

Un inventaire de caisse doit obligatoirement être effectué à la date de clôture et indiquer le nombre de pièces et de billets contenus dans la petite caisse (nombre de pièces de 1 centime, 2 centimes, 5 centimes... et total détenu en espèces). Le montant de la caisse indiqué au bilan doit évidemment correspondre à cet inventaire.

Durant l'année, la caisse ne peut jamais être négative (créditrice). Cette information peut être vérifiée dans le grand-livre (voir Organisation comptable).

Explication de comptes du compte de résultat

Il n'y a pas d'obligation de justifier les lignes du compte de résultat qui se trouvent justifiés indirectement par l'analyse des comptes de bilan. Si les soldes fournisseurs sont justifiés, le montant des achats comptabilités le seront aussi.

En revanche, tous les postes de charges et de produits pour lesquels des variations significatives sont constatées et ne peuvent s'expliquer par la variation du chiffre d'affaires peuvent faire l'objet de commentaires.

Les annexes comptables apportent des informations complémentaires sur le bilan et le compte de résultat. Les annexes sont la preuve que les postes du bilan et du compte de résultat ont été analysés. Ces annexes sont en effet une synthèse du dossier d'analyse des comptes à constituer chaque année.

Modèle annexes comptables exemple BNC

formation logiciel comptabilite — 2010-02-04T15:34:57Z

Après avoir donné une définition des annexes comptables, cet exemple d'annexe reprend les points essentiels à présenter dans ce document partie intégrante des comptes annuels d'une entreprise.

Le modèle d'annexes comptables ci-dessous est un exemple rédigé pour une entreprise individuelle (activité relevant des BNC) et volontairement succinct pour inciter les entrepreneurs individuels allergiques aux chiffres à se lancer malgré tout dans un travail indispensable d'analyse de leurs comptes.

Objectifs analyse des comptes d'une entreprise individuelle

Les comptes de bilan ont tous été analysés, le but étant pour l'indépendant de s'assurer de la cohérence des soldes de son bilan (d'anticiper le travail de son centre de gestion agréé).

En ce qui concerne le compte de résultat, ce traducteur indépendant a pris l'habitude d'observer la décomposition de son chiffre d'affaires par clients.

Ces annexes témoignent des analyses suivantes :

Analyse du bilan :
- Compte de l'exploitant : l'entrepreneur individuel a vérifié le montant de ses prélèvements annuels en comparant ses relevés bancaires professionnels et ses relevés bancaires individuels.
- Immobilisations : les plans d'amortissement (effectués sur tableur, Excel par exemple) des immobilisations confirment que le total des montants brut des immobilisations (valeurs d'acquisitions que l'on peut justifier par des factures) diminué des amortissements (voir chapitre Immobilisations et Amortissements) donne la valeur nette de ces immobilisations.
- Stocks : il n'existe pas de stock dans cette entreprise.
- Fournisseurs : les trois factures datées de 2014 mais non réglées à la date de clôture et qui expliquent le solde Fournisseurs de 830,43€ au 31/12/2014 ont été identifiées. L'une d'elles est signalée comme non réglée en raison d'un litige avec le fournisseur et cette information laisse entendre que des écritures de régularisation seront peut-être à comptabilité en 2015.
- Clients : le solde clients au bilan s'élève à 7.758,87. Toutes les factures clients émises en 2014 mais dont le règlement n'était pas parvenu à l'entrepreneur individuel à la date de clôture ont été listées. Ce travail a été d'autant plus facile de cet entrepreneur individuel suit sur tableur ses factures (en indiquant notamment pour chacune sa date d'émission et sa date de règlement). Dans les annexes, cette liste de factures a été reprise par type de factures (France et UE) et par clients (permettant d'identifier les créanciers de l'entreprise les plus importants).
- Dettes sociales : plusieurs cas apparaissent des ces comptes annuels :
  - RAM : un « avoir" a été constaté durant l'exercice car une régularisation des cotisations d'un exercice antérieur va entraîner un remboursement de cotisations. Ce remboursement étant certain, un bordereau justificatif permettant de le prouver, cet « avoir" a été comptabilisé durant l'exercice.
  - URSSAF : un « avoir" de 312 euros a diminué d'autant le montant total des cotisations appelées au titre du dernier trimestre. Or l'entrepreneur individuel n'a pas compris la justification de cet avoir. Aussi, en attendant davantage d'information de la part de l'URSSAF et le prochain appel de cotisations, une dette de 312 euros envers l'URSSAF est restée dans les comptes de l'entreprise.
  - CSG – CRDS : l'appel de cotisation reçu au début de l'année 2015 laisse apparaître une régularisation de CSG-CRDS pour 191 euros. Cette charge concernant 2014 et justifiée a été comptabilisée dans l'exercice 2014. Une dette de 191 euros, justifiée par un bordereau d'appel de cotisations, apparaît donc dans les comptes de l'entreprise au 31/12/2014.
- Dettes fiscales :
  Des charges pour un montant de 218,70 euros hors taxes et 42,85 euros de TVA ont été comptabilisées en 2014 sans pièce comptable pour les justifier. Or la règle comptable est : pas de pièce, pas d'écriture. En effet, sans pièce comptable, il ne peut y avoir de charges déductibles (lors d'un contrôle sur pièces) et surtout pas de TVA déductible (lors d'un contrôle de TVA).
  L'entrepreneur individuel s'engage donc à retrouver ces pièces comptables (à les imprimer pour les achats internet) ou à les redemander à ses fournisseurs (France Telecom dans le cas présent).
  Le solde de la TVA à décaisser au 31 décembre 2014 correspond bien à la déclaration du 15 janvier 2015.
  Le contrôle du solde de la TVA à régulariser par rapport au solde clients France a été effectué et ce compte de dette envers l'Etat ainsi justifié.
- Produits à recevoir : l'impôt sur le revenu est prélevé à la source par l'état espagnol. Or ce prélèvement n'est pas justifié pour cet entrepreneur individuel qui paye son impôt en France. Aussi, en attendant un remboursement par l'Etat espagnol, le bilan de cette entreprise individuelle indique une créance à recevoir de 2.175,66 euros.
- Banque : le rapprochement bancaire a été effectué (voir chapitre Rapprochement bancaire).
- Caisse : l'inventaire de caisse justifie bien le solde comptable de la caisse.
Analyse du compte de résultat :
- Charges non justifiées par des pièces comptables : la liste des factures manquantes a été reprise.
- RAM : le détail du compte est expliqué, notamment l'absence de cotisations au quatrième trimestre.
- URSSAF : le détail non plus du solde mais du montant des cotisations URSSAF de l'année est expliqué.
- Le chiffre d'affaires a été décomposé en chiffre d'affaires France–UE et par clients pour reprendre le tableau de suivi des facturations mis à jour quotidiennement par l'entrepreneur individuel. Ce rapprochement entre tableau de bord (suivi des factures émises sur tableur) et comptabilité (solde des comptes 7xx de ventes) permet de valider ces deux documents.

Exemple annexes pour entreprise individuelle

Annexes comptabilité 2014

1. Compte de l'exploitant

Total des prélèvements de l'année : 18600 EUR
Résultat de l'année : 28586,13

2 . Immobilisation

Immobilisation : 2.190€ et aucune acquisition durant l'exercice
Amortissement : 1.898€
Valeur nette comptable : 292€

40 . Fournisseurs

Fournisseurs	n° factures	date facture	date règlement	Montant TTC
Tout Pour le Bureau	F2009/09/0078543	30/09/2014	non réglée litige frais port	745,00€
France Telecom	Dec. 2014	Dec. 2014	Jan. 2014	35,43€
Cotisation EGENSIT	n°00010379	31/12/09	17/01/10	50,00€
TOTAL FOURNISSEURS 31/12/14	830,43€

41 . Clients

Comptes clients France

Clients	n° factures	date facture	Montant TTC
Agence Trados	F35	31/10/14	1.249,96€
Agence Trados	F39	30/11/14	619,82€
Agence Trados	F41	30/12/14	1.917,41€
Agence Trados		TOTAL	3.787,19€
Easy Trade	F33	31/10/14	209,30€
Easy Trade		TOTAL	209,30€
		TOTAL CLIENTS FRANCE	3.996,49€

Comptes clients Union Européenne

Clients	n° factures	date facture	Montant TTC
Impressor	F31	30/09/14	497,44€
Impressor	F36	31/10/14	323,38€
Impressor	F40	31/12/14	1.830,37€
Impressor		TOTAL	2.651,19€
Dixit companie	F37	30/11/14	637,73€
Dixit companie		TOTAL	637,73€
Language et caetera	F38	30/11/14	473,46€
Language et caetera		TOTAL	473,46€
		TOTAL CLIENTS UE	3.762,38€

NB : On constate que des numéros de factures se répètent d'une année sur l'autre (F001, F002...). Pour 2120, il faudra plutôt adopter une numérotation séquentielle qui se poursuit d'une année sur l'autre, soit précéder le numéro séquentiel de l'année (ex : 2015-46).

43 . Sécurité sociale et autres organismes sociaux

RAM

Le crédit de 201 EUR correspond à la régularisation des charges 2013 et le remboursement a été encaissé en janvier 2015.

URSSAF

Sur l'appel du dernier trimestre 2014, une déduction de 312 euros figurait sur le bordereau URSSAF. En attendant un justificatif de cette déduction, ce montant reste au crédit du compte.
Par ailleurs, 2.500 euros ont été mis en charge au titre des cotisations provisionnelles de 2014.

Au crédit également a été comptabilisée la régularisation de la CSG/CRDS pour un montant de 191 euros qui sera prélevé avec le 1er trimestre 2015.

Au total, le solde du compte URSSAF fait apparaître un solde créditeur de :
312€ + 191€ = 503€

44. Etat - TVA

TVA déductible non déclarée

La TVA des factures sans pièces et celle de l'avoir France Telecom n'ont pas été déclarées sur 2014, elles sont donc à inclure dans la déclaration du 1er trimestre 2015 (une fois les justificatifs retrouvés).

Date	Fournisseurs	Montant HT	Montant TVA	Montant TTC
19/02/14	C-Discount	119,60€	23,44€	143,04€
06/03/14	NORTON	54,83€	10,75€	65,58€
01/07/14	FRANCE TELECOM	26,76€	5,24€	32,00€
01/08/14	FRANCE TELECOM	26,76€	5,24€	32,00€
01/09/14	FRANCE TELECOM	31,34€	6,14€	37,48€
24/09/14	AVOIR FRANCE TELECOM	- 40,59€	- 7,96€	- 48,55€
	TOTAL	218,70€	42,85€	261,55€

TVA collectée : solde à 0

TVA à décaisser : solde au 31 décembre 2014 correspond à la déclaration du 15 janvier 2015.

TVA à régulariser
solde clients France : 3996,11
solde théorique : 3996,11/1,196*0,196 = 654,88
solde balance 654,94 : contrôle ok

46 . Produits à recevoir

Dette du Trésor public espagnol sur impôt prélevé à la source : 2.175,66€.

51 . Banque

Banque France : 11.657,15€

53 . Caisse

Pas de solde créditeur.
En 2050, les factures payées par la caisse seront classées et numérotées distinctement des factures payées par le compte bancaire.

6 . Charges

Factures saisies sans pièces

Date	Fournisseurs	Montant HT	Montant TVA	Montant TTC
19/02/14	C-Discount	119,60€	23,44€	143,04€
06/03/14	NORTON	54,83€	10,75€	65,58€
01/07/14	FRANCE TELECOM	26,76€	5,24€	32,00€
01/08/14	FRANCE TELECOM	26,76€	5,24€	32,00€
01/09/14	FRANCE TELECOM	31,34€	6,14€	37,48€
24/09/14	AVOIR FRANCE TELECOM	- 40,59€	- 7,96€	- 48,55€
	TOTAL	218,70€	42,85€	261,55€

Cotisations sociales de l'exploitant

RAM
3 trimestres ont été comptabilisés et payés : 3 trimestres x 230€ = 690€
Le 4 ème trimestre n'a pas été prélevé par la RAM volontairement.
Le crédit de 201 EUR correspond à la régularisation des charges 2013 et le remboursement a été encaissé en janvier 2015.

URSSAF
Report à nouveau : 1683 EUR , le paiement effectué en 2014 était de 1684€, l'ajustement a été comptabilisé.
2014 : le document récapitulatif de l'URSSAF indique des cotisations provisionnelles 2014 pour 2500 EUR. Sur le dernier trimestre une déduction de 312 EUR figurait sur le bordereau URSSAF, en attendant sa justification cette déduction n'est pas prise en compte.
La régularisation de CSG/CRDS 2013 pour un montant de 191 EUR est passée en charge sur 2014.

7 . Produits

Clients	CA H.T.
Clients France
Agence Trados	- 21.341,73€
Easy Trade	- 999,66€
TOTAL clients France	- 22.341,39€
Clients UE
Generali Interpretation	- 300,00€
Impressor	- 6.648,84€
Dixit Companie	- 2.298,09€
Language et caetera	- 5.149,14€
TOTAL clients UE	- 14.396,07€
TOTAL CA	- 36.737,46€

Une petite entreprise doit, comme les plus importantes, justifier le solde de ses comptes de bilan à la date de clôture. Ce modèle d'annexes est un exemple de ce qu'une entreprise individuelle peut produire comme annexes pour témoigner de ce travail d'analyse de ses comptes annuels.