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Produits à recevoir

formation logiciel comptabilite — 2014-03-13T10:26:24Z

Les produits à recevoir sont aussi connus sont le nom de facture à établir, et pourtant si ces deux écritures sont construites sur le même modèle elles ne concernent pas les mêmes catégories de créanciers.

Comment ne pas confondre Produits à recevoir et Factures à établir ? Ces deux écritures suivent en effet les mêmes objectifs à la clôture : ajouter un produit dans le compte de résultat.

Différence entre Produits à recevoir et Factures à établir

On ne peut parler de Facture à établir que dans le cadre d'une relation commerciale avec un client :
– l'entreprise a matériellement effectué une vente (elle a livré ses marchandises ou effectué un service),
– mais la facture correspondante n'a pas encore été établie par le service comptable à la date de clôture,
– aussi on ajoute comptablement cette vente dans la comptabilité par une écriture d'ajustement.
Cette écriture est bien une facture à établir durant l'exercice suivant. C'est le cas le plus fréquent.

Aussi, quels autres produits pourraient ainsi rester en attente à la clôture ? Des produits attendus de l'État par exemple. C'est un cas très fréquent finalement lorsque l'entreprise doit percevoir une aide de l'Etat, ou des caisses de cotisations sociales, car les délais de versement de ces aides sont généralement très longs. A la clôture, un produit est donc attendu mais n'a pas été versé : il s'agit là d'un produit à recevoir.

Écritures de produits à recevoir

Comme les factures à établir, les produits à recevoir se comptabilisent à la clôture pour être extournés dès le 1er jour de l'exercice suivant. Ainsi, le produit :
– apparaît dans les comptes de clôture,
– ne figure pas dans les comptes de l'exercice suivant.

Écriture d'un produit à recevoir à la clôture

On prend pour exemple une entreprise qui doit percevoir une subvention suite à un investissement durant l'exercice 2014, subvention qui n'a pas encore été reçue au 31 décembre 2014.

Il n'y a pas de TVA collectée sur cette subvention.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
OD	PAR	31/12/2014	740000	Subvention	Subvention ANIL F. Durd. 12/07/14		3.500,00
OD	PAR	31/12/2014	448700	Etat Produit à recevoir	Subvention ANIL F. Durd. 12/07/14	3.500,00

Annulation du produit à recevoir

Dans le même journal d'OD (opérations diverses) est annulée l'écriture sur l'exercice suivant. Ainsi, le solde du compte de régularisation n°4487 de produits à recevoir redevient nul au début de cet exercice suivant. Il n'aura donc été débité que le temps de la clôture au 31 décembre 2014.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
OD	ANNUL PAR	01/01/2014	740000	Subvention	Annul Subvention ANIL F. Durd. 12/07/14	3.500,00
OD	ANNUL PAR	01/01/2014	448700	Etat Produit à recevoir	Annul Subvention ANIL F. Durd. 12/07/14		3.500,00

Écriture de la subvention reçue

Lorsque le produit attendu est perçu, il est comptabilisé normalement, sans tenir compte des écritures de clôture précédentes.

Ici, la subvention reçu est un produit enregistré directement dans le journal de banque de l'entreprise.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
BANQUE	0312	27/03/2015	512000	Banque	Subvention ANIL	3.500,00
BANQUE	0312	27/03/2015	740000	Subvention	Subvention ANIL		3.500,00

Compte de produit dans le grand-livre

Pour souligner l'incidence de cette écriture de produit à recevoir, on édite le grand-livre et le compte de produit n°74 Subvention :

740000	Subvention
n°pièce	date pièce	libellé de l'écriture	débit	crédit	solde
PAR	31/12/2014	Subvention ANIL F. Durd. 12/07/14		3.500,00	- 3.500,00
ANNUL PAR	01/01/2015	Annul Subvention ANIL F. Durd. 12/07/14	3.500,00		0,00
02008	08/02/2015	Subvention ANIL		3.500,00	- 3.500,00
		TOTAL	3.500,00	- 7.000,00	- 3.500,00

Au total, on constate bien :
– en 2014, un produit de 3.500 euros et donc une augmentation du résultat,
– en 2015, la comptabilisation du produit réel étant annulé par la contrepassation de l'écriture de produit à recevoir, le résultat n'est pas modifié par cette subvention déjà comptabilisée au titre de l'exercice précédent.

La définition d'un produit à recevoir (PAR) passe par la distinction entre PAR et Facture à établir (FAR). En revanche, l'écriture de PAR est la même que celle des FAR, par la comptabilisation d'un produit en attente à la clôture.

Charges à payer

formation logiciel comptabilite — 2014-03-04T14:01:30Z

Les charges à payer fonctionnent exactement comme les factures non parvenues, la différence entre ces deux écritures de clôture étant que les factures non parvenues correspondent à des achats auprès des fournisseurs quand les charges à payer permettent de comptabiliser des salaires dus, des charges sociales, des charges fiscales...

Les charges à payer fonctionnent de la même façon que les factures non parvenues ou FNP, la différence entre les deux se limitant à une nuance.

Différence entre CAP et FNP

Les FNP, factures non parvenues, sont des factures fournisseurs qui n'ont pas été reçues à la date de clôture alors qu'elles auraient dû l'être.

Par exemple, dans le cas d'une clôture au 31 décembre N, un fournisseur qui a livré ses marchandises le 30 décembre N et émis la facture correspondante en date du 2 janvier N+1 aurait dû établir sa facture sur le même exercice que la livraison.
Maintenant, en comptabilité, on peut parfaitement régulariser la situation par une écriture de FNP :
– en ajoutant l'achat à l'exercice N, c'est à dire en comptabilisant la facture en avance par rapport à sa date d'émission, même si elle n'était pas encore parvenue au 31 décembre,
– en annulant cet achat sur l'exercice N+1, pour éviter toute double comptabilisation de cette pièce comptable.

Une CAP, charge à payer, fonctionne exactement de la même manière, mais concerne des charges autres que les achats à des fournisseurs.

Les CAP correspondent donc à des dettes envers :
– le personnel,
– les caisses de cotisations sociales,
– l'état, au titre d'une taxe à payer.

Numéro de compte d'une CAP

Il n'existe pas de compte spécifique pour toutes les charges à payer. Un compte de CAP, qui est un compte de régularisation, utilisé uniquement au moment de la clôture comptable, se construit à partir du compte principal que la CAP va corriger. Pour cela, le chiffre 8 est ajouté en troisième position au compte principal.

Les numéros de compte des charges à payer sont ainsi :

n° cpt principale	Libellé	n° cpt CAP	Libellé
421	Personnel rémunérations dues	4281	Personnel autres charges à payer
432	Organismes sociaux	4382	Organismes sociaux charges à payer
442	Etat	4482	Etat charges à payer
466	Dettes diverses	4686	Divers charges à payer

Comptabilisation d'une charge à payer

La comptabilisation d'une CAP se passe au final en trois temps :
– A la clôture N, la CAP est ajoutée dans les charges du compte de résultat.
– Au 1er jour de l'exercice N+1, la CAP est extournée (l'écriture précédente est comptabilisée à l'envers),
– Au jour de la réception de la pièce comptable correspondante, de la charge réelle donc, celle-ci est comptabilisée et s'annule avec l'écriture d'extourne précédente.

Le résultat de ces 3 écritures :
– la charge est passée en N,
– la charge est annulée puis passée en N+1, n'ayant aucun impact au total sur l'exercice N+1.

Exemple d'enregistrement d'une CAP

Considérons l'exemple d'une rémunération à verser au gérant d'une société. Le montant de ce complément de rémunération a été décidé en 2015, une fois connu le résultat fiscal de 2014. Cette charge déductible est intégrée dans les comptes 2014 par une écriture de charge à payer.

Ecriture de CAP à la clôture

La rémunération exceptionnelle à ajouter aux charges 2014 s'élève à 5.000 euros. Le problème des charges sociales correspondantes n'est pas traité ici.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
OD	CAP01	31/12/2014	641000	Rémunérations du personnel	CAP Bonus 2014 Mme Girard	5.000,00
OD	CAP01	31/12/2014	428100	Personnel autres charges à payer	CAP Bonus 2014 Mme Girard		5.000,00

Contrepassation de la CAP

Au 1er janvier 2015 est extournée l'écriture d'ajustement des comptes précédente. Cette contrepassation est automatique si l'on utilise un logiciel comptable et que cette extourne est spécifiée lors de la comptabilisation de l'écriture de clôture.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
OD	ext. CAP01	01/01/2015	641000	Rémunérations du personnel	extourne CAP Bonus 2014 Mme Girard		5.000,00
OD	ext. CAP01	01/01/2015	428100	Personnel autres charges à payer	extourne CAP Bonus 2014 Mme Girard	5.000,00

Comptabilisation de la rémunération versée

Lors du règlement effectif de cette rémunération, le comptable va enregistrer le chèque de règlement ou le virement dans le journal de banque, sans se préoccuper des écritures précédentes.

Pour simplifier, on considère la tenue d'une comptabilité de trésorerie et donc l'enregistrement de la charge directement dans le journal de banque.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
BANQUE	02008	08/02/2015	641000	Rémunérations du personnel	chq 12544847 Bonus 2014 Mme Girard	5.000,00
BANQUE	02008	08/02/2015	512000	Banque	chq 12544847 Bonus 2014 Mme Girard		5.000,00

Analyse du grand-livre

En conclusion, on peut présenter l'état du compte 641000 de rémunération dans le grand-livre afin de souligner :
– la baisse du résultat 2014 du fait de l'écriture de CAP,
– l'absence d'impact sur le résultat 2015.

641000	Rémunération due
n°pièce	date pièce	libellé de l'écriture	débit	crédit	solde
CAP01	31/12/2014	CAP Bonus 2014 Mme Girard	5.000,00		5.000,00
ext. CAP01	01/01/2015	extourne CAP Bonus 2014 Mme Girard		5.000,00	0,00
02008	08/02/2015	chq 12544847 Bonus 2014 Mme Girard	5.000,00		5.000,00
		TOTAL	10.000,00	5.000,00	5.000,00

On retrouve ici tout l'intérêt du grand-livre pour l'analyse des comptes :
– le solde du compte 641 est donc de 5.000 euros, une charge de 5.000 euros a donc bien été comptabilisée,
– à la clôture de 2014, le solde du compte était déjà de 5.000 euros, par conséquent la totalité de la charge a bien été enregistrée en 2014.

Une CAP est une charge à payer à la clôture, et donc une charge que l'on ajoute à la comptabilité à la date de clôture sur la base d'une pièce comptable qui n'est arrivée que postérieurement à cette clôture. Quelle différence dans ce cas avec une FNP ? Les FNP concernent les fournisseurs quand les CAP sont à enregistrer pour régulariser les autres tiers (état, salariés...).

Factures à établir

formation logiciel comptabilite — 2013-07-22T13:09:44Z

Cours de comptabilité sur les factures à établir. La définition des FAE passe par la recherche de l'utilité de cette écriture comptable d'ajustement des comptes annuels. A la clôture en effet, ce serait trop simple s'il suffisait de ne pas facturer un client pour pouvoir ainsi diminuer son chiffre d'affaires et son résultat fiscal. Aussi, les factures clients qui auraient dû être émises sont à réintégrer dans les comptes.

Si le service commercial a quelques jours de retard, certaines prestations antérieures à la date de clôture peuvent avoir été facturées au client que quelques jours après cette clôture. Dans ce cas, le service comptable doit régulariser les comptes en enregistrant ces factures à établir (FAE).

L'objectif de cette écriture de régularisation est donc l'opposé de celui des Produits constatés d'avance, qui permettent de régulariser les factures émises en avance, durant l'exercice clôturé pour une prestation en réalité rendue au début de l'exercice suivant.

Vente ou prestation sans facture

Si l'on considère une entreprise qui clôture au 31 décembre, une prestation du 30 décembre 2013 peut, dans la pratique, être émise le 2 janvier 2014.

Ainsi, à la date de clôture, des marchandises ont été livrées, ou des prestations effectuées, sans facture. Certes, cette facture sera émise quelques jours plus tard. Mais à la clôture, en l'absence de facturation :

D'un point de vue économique, la vente a été effectuée :
- les stocks ont été réduits des marchandises livrées,
- des services, correspondant à des charges de main d'œuvre et d'autres charges de gestion courante, ont bien été réalisés.
D'un point de vue comptable, en l'absence de pièce comptable (facture), le produit n'a pas été enregistré dans le compte de résultat clôturé.

On se trouve donc dans une situation où des charges ont été enregistrées au compte de résultat sans contrepartie au niveau des produits.

Si cette situation n'est pas régularisée, le résultat de l'entreprise se trouvera minoré, et donc son impôt. En conséquence, lors d'un contrôle fiscal, ces opérations de cut-off font partie des contrôles habituels, afin de vérifier que le résultat fiscal déclaré intègre bien toutes les factures qui se rapportent à l'exercice contrôlé.

Repérer les Factures A Etablir (FAE)

Plusieurs moyens sont à retenir pour identifier les factures à établir :

En se référant au journal des VENTES de l'exercice clôturé, on peut noter, à partir des libellés des factures émises, celles qui interviennent périodiquement et s'assurer alors que la dernière période de l'exercice a bien été facturée.
Par exemple, si l'entreprise établit une facture client mensuelle pour des travaux de maintenance, on peut s'assurer que la maintenance du dernier mois de l'exercice a bien été facturée et figure donc bien dans le journal des ventes (ou dans le compte 411 Clients correspondant).
Les factures à établir sont des factures clients qui ont finalement été émises au début (le plus souvent) de l'exercice suivant. Un second contrôle consiste donc à observer les premières écritures de l'exercice suivant dans le journal des VENTES et, en fonction des libellés, de repérer celles qui se rapportent à l'exercice précédent.
Par exemple, une facture enregistrée en 2014 avec le libellé "Livraison 28/12/2013" correspond certainement à une facture à établir à la clôture du 31/12/2013.
Au final, les deux précédents contrôles peuvent être simplement remplacés par l'étude des pièces comptables de la fin de l'exercice clôturé et du début de l'exercice suivant. La lecture des libellés de ces factures clients doit en effet permettre d'identifier à quelle période se rattachent ces facturations.

Comptabilisation des factures à établir à la clôture

Une facture d'un montant de 600 euros TTC émise en 2014 est à rapporter dans le compte de résultat 2013 dans la mesure où cette vente de services a été effectuée le 17 décembre 2013.

A la date de clôture du 31 décembre 2013, l'écriture de régularisation suivante doit être comptabilisée afin d'enregistrer ce produit (d'un montant HT de 600,00 TTC / 1,196) sur l'exercice concerné :

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
OD	FAE01	31/12/2013	706000	Prestations de services	F20140105 Mme Duchol 17/12/2013		501,67
OD	FAE01	31/12/2013	445870	TVA sur factures à établir	F20140105 Mme Duchol 17/12/2013		98,33
OD	FAE01	31/12/2013	418100	Clients, factures à établir	F20140105 Mme Duchol 17/12/2013	600,00

On retrouve au bilan la même logique que lors de la comptabilisation des factures non parvenues :

Le compte client utilisé est un compte spécifique n° 4181 et de libellé "Clients, factures à établir" pour pouvoir le distinguer du compte Clients qui figure au bilan et correspondant aux factures émises et non encore payées à la clôture. Ainsi, un compte 4181 important ne signifie pas que les clients ne paient pas leurs factures (litiges potentiels, risque d'impayés), mais simplement qu'un décalage existe entre les ventes et les facturations.
Le compte de TVA collectée est le n° 44587 "TVA sur factures à établir", cette TVA n'étant pas de la TVA collectée dans la mesure où la facture n'a pas encore été émise à la date de comptabilisation de cette écriture d'ajustement.

En 2013, le produit de 501,67 euros figure bien dans le compte de Prestations de services (n°706) au compte de résultat.

Factures à établir et exercice suivant

Sur bien des logiciels cette extourne est automatique, si bien que l'on finit par oublier l'existence de cette écriture comptable et sa justification : il est indispensable d'annuler l'écriture précédente dès le 1er jour de l'exercice suivant pour éviter une double comptabilisation du produit correspondant. En effet, le produit a été rattaché à l'exercice 2013, mais la facture qui sera émise en 2014 sera elle aussi comptabilisée dans le journal de VENTES, comme toutes les factures clients.

Extourne FAE sur exercice suivant la clôture

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
OD	ext. FAE01	01/01/2014	706000	Prestations de services	Extourne F20140105 Mme Duchol 17/12/2013	501,67
OD	ext. FAE01	01/01/2014	445870	TVA sur factures à établir	Extourne F20140105 Mme Duchol 17/12/2013	98,33
OD	ext. FAE01	01/01/2014	418100	Clients, factures à établir	Extourne F20140105 Mme Duchol 17/12/2013		600,00

Suite à cette écriture, on peut noter que les deux comptes de bilan qui avaient été mouvementés lors de la comptabilisation en 2013 de la facture à recevoir ont été annulés :
– la TVA sur factures à établir (n°44587) est soldée,
– le solde du compte de Clients 4181 est ramené à zéro.

Comptabilisation de la facture Clients émise

En 2014, la facture client est émise, et donc enregistrée dans le journal de VENTES par le service commercial.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
VENTES	201401008	12/01/2014	706000	Prestations de services	F20140105 Mme Duchol 17/12/2013		501,67
VENTES	201401008	12/01/2014	445710	Prestations de services	F20140105 Mme Duchol 17/12/2013		98,33
VENTES	201401008	12/01/2014	411000	Clients	F20140105 Mme Duchol 17/12/2013	600,00

La facture est enregistrée normalement, c'est à dire comme toute facture de vente) :
– le compte de TVA collectée implique que la TVA facturée au client sera maintenant à reverser à l'Etat dès la prochaine déclaration de TVA,
– la facture figure dans le compte n°411 clients, c'est maintenant une créance de l'entreprise sur son client.

Au niveau du compte de résultat, étant donné que le produit a déjà été enregistré en 2013, il ne doit pas figurer dans les comptes de 2014. Or on constate dans le compte n°706 Prestations que s'annulent :
– l'extourne du produit au 1er jour de l'exercice 2014,
– l'enregistrement de la facture émise le 12 janvier 2014.

Autres exemples de factures à établir

D'autres écritures de FAE figurent dans l'exemple de dossier de clôture d'une petite entreprise présenté sur ce site.

A la clôture, certaines factures clients peuvent ne pas avoir encore été émises. Ce décalage entre les ventes réalisées et les facturations fait l'objet d'une régularisation qui consiste à enregistrer au journal ces factures qui auraient dû être envoyées avant la clôture. Les produits correspondant à ces factures qui restent à établir à la date de clôture sont donc intégrées au compte de résultat de l'exercice.

Factures non parvenues

formation logiciel comptabilite — 2013-07-09T09:51:30Z

Comment procéder lorsque, à la date de clôture, un fournisseur ne nous a toujours pas envoyé sa facture ? Faut-il pour autant ne pas déduire la charge correspondante ? Notre cours sur l'enregistrement comptable des factures non parvenues permet de répondre à ces questions, mais aussi de traiter le problème de la TVA à régulariser sur ces écritures de clôture, et également d'intégrer l'impact fiscal de ces écritures d'ajustement sur les deux exercices concernés.

A la clôture d'un exercice comptable, il faut rechercher dans les factures reçues après la date de clôture les factures fournisseurs qui concernent en réalité l'exercice clôturé. Autrement dit, les états financiers doivent également intégrer les factures fournisseurs non reçues, non parvenues, à la date de clôture.

FNP et CCA

FNP : factures non parvenues
CCA : charges constatées d'avance

Les factures non parvenues à la date de clôture font l'objet d'écritures de régularisations qui ont le but inverse de celui du traitement des charges constatées d'avance. En effet, il s'agit pour les :
– FNP : d'intégrer en comptabilité des factures qui n'ont pas encore été émises à la date de clôture et qui auraient dû l'être,
– CCA : de supprimer de la comptabilité des factures émises durant l'exercice clôturé et qui auraient dû être émises durant l'exercice suivant.

Exemples de factures non parvenues

La facture d'un expert-comptable arrive toujours en retard. En effet, pour la clôture d'un exercice N, le travail de l'expert-comptable intervient principalement au début de l'exercice N+1, pour pouvoir établir la liasse fiscale de l'année N avant le mois d'avril N+1. Aussi, sa facturation n'est effectuée qu'après le mois d'avril N+1, souvent au mois de juin N+1. Ainsi, il existe un décalage naturel entre cette facturation et l'exercice auquel elle se rapporte. En effet, cette facture datée de N+1 de l'expert-comptable doit être rattachée à l'exercice N, car sa prestation concerne évidemment cet exercice N.

De la même façon, dans les premières semaines d'un nouvel exercice, une entreprise reçoit des factures qui se rapportent à l'exercice précédent :
– facture d'entretien par exemple, envoyée après que la prestation a été effectuée,
– facture téléphone, les communications étant facturées après avoir été consommées (contrairement à l'abonnement qui constitue le plus souvent une charge constatée d'avance),
– facture reçue après la clôture pour des marchandises déjà livrées et donc présentes dans les stocks de l'entreprise à la date de clôture...

Écriture de factures non parvenues

La comptabilisation d'une facture non parvenue a pour but d'inscrire dans le compte de résultat à la clôture la charge qui a fait l'objet d'une facturation ultérieure.

En revanche, si cette écriture de facture non parvenue a également une incidence sur le bilan de clôture, il faut anticiper que cette facture sera normalement enregistrée en comptabilité au jour de son émission, soit durant l'exercice suivant.

Enregistrement de la charge à la clôture

Le comptable a noté ici une facture d'un montant de 1.000 euros TTC (soit 836,12 euros HT + 163,88 euros de TVA) datée du 5 janvier 2014 mais concernant la location du 4ème trimestre 2013 d'un photocopieur et de sa maintenance (pour 200 euros HT).

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
OD	FNP04	31/12/2013	613500	Locations mobilières	Photocopieur 4ème T 2013 location	636,12
OD	FNP04	31/12/2013	615600	Maintenance	Photocopieur 4ème T 2013 maintenance	200,00
OD	FNP04	31/12/2013	445860	TVA sur factures non parvenues	Photocopieur 4ème T 2013	163,88
OD	FNP04	31/12/2013	408100	Fournisseurs, factures non parvenues	Photocopieur 4ème T 2013		1.000,00

Les charges comptables correspondant à cette facture sont donc ajoutées au compte de résultat. En revanche, les comptes de bilan utilisés sont des comptes d'attente :

445860 : TVA sur factures non parvenues, pour enregistrer la TVA correspondante.
En effet, à la clôture, cette TVA n'est pas de la TVA déductible, car elle ne peut pas être récupérée que l'entreprise relève
- du régime de la TVA sur les débits : la date de la facture entraînant sa déductibilité,
- du régime de la TVA sur les encaissements : la date de paiement de la facture permettant de rendre la TVA déductible.
408100, Fournisseurs, factures non parvenues, pour enregistrer en dette le total TTC de la facture.
Ce sous-compte du compte fournisseurs permet d'isoler ces factures particulières car cette dette, inscrite au bilan de la société, doit être considérée comme dette à régler postérieurement à la clôture. Ainsi, cette dette ne peut pas être confondue avec des factures en attente de paiement, variable d'ajustement pour les entreprises en difficulté de trésorerie par exemple : le paiement des FNP n'est pas volontaire car ces factures n'avaient justement pas encore été reçues à la clôture.

Annulation de la facture non parvenue

Au premier jour de l'exercice suivant la clôture, les écritures de factures non parvenues sont contrepassées, pour annuler les comptes de bilan mouvementés.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
OD	annul FNP04	01/01/2014	613500	Locations mobilières	Photocopieur 4ème T 2013 location		636,12
OD	annul FNP04	01/01/2014	615600	Maintenance	Photocopieur 4ème T 2013 maintenance		200,00
OD	annul FNP04	01/01/2014	445860	TVA sur factures non parvenues	Photocopieur 4ème T 2013		163,88
OD	annul FNP04	01/01/2014	408100	Fournisseurs, factures non parvenues	Photocopieur 4ème T 2013	1.000,00

La nécessité de cette écriture d'extourne apparaît pleinement à l'étape suivante.

Comptabilisation de la facture reçue

Lors de la réception de la facture fournisseur en 2014, celle-ci est comptabilisée normalement.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
ACHATS	01012	05/01/2014	613500	Locations mobilières	Photocopieur 4ème T 2013 location	636,12
ACHATS	01012	05/01/2014	615600	Maintenance	Photocopieur 4ème T 2013 maintenance	200,00
ACHATS	01012	05/01/2014	445660	TVA déductible	Photocopieur 4ème T 2013	163,88
ACHATS	01012	05/01/2014	401000	Fournisseurs	Photocopieur 4ème T 2013		1.000,00

Il faut imaginer une grande entreprise, dans laquelle le service comptabilité est séparé en différents bureaux :
– le service fournisseurs comptabilise les factures en tenant compte de leur date d'émission : la facture fournisseur datée de 2014 est donc comptabilisée dans le journal 2014,
– le service comptabilité générale qui passe notamment les écritures de clôture et a enregistré au 31 décembre 2013 l'écriture de facture non parvenues.

Ainsi, l'écriture de facture non parvenue n'a d'impact que sur le résultat affiché à la clôture et annule la charge correspondante sur l'exercice suivant.

Analyse des charges et factures non parvenues

Dans les comptes de résultat des exercices 2013 et 2014, on obtient donc les charges suivantes :

Exercice	Libellé écriture	Compte 6135 Location	Compte 6156 Maintenance
2013	Comptabilisation de la facture non parvenue	+ 436,12 €	+ 200,00 €
TOTAL DE L'EXERCICE 2013	+ 436,12 €	+ 200,00 €
2014	Contrepassation de la facture non parvenue	- 436,12 €	- 200,00 €
Comptabilisation de la facture à réception	+ 436,12 €	+ 200,00 €
TOTAL DE L'EXERCICE 2014	0 €	0 €
2013-2014	TOTAL SUR 2013-2014	+ 436,12 €	+ 200,00 €

En conclusion, la comptabilisation des factures non parvenues permet bien :
– de déplacer une charge comptable sur l'exercice concerné même si la facture correspondante n'a pas été reçue à la date de clôture,
– et la contrepassation de cette écriture annule la charge sur l'exercice de réception de cette facture.

Dans la pratique, il faut être attentif à l'adéquation des comptes de charges utilisés lors de :
– l'écriture de contrepassation de la FNP dans le journal des OD (Opérations Diverses),
– et l'écriture de comptabilisation de la facture dans le journal des ACHATS.
En d'autres termes, il faut s'assurer que l'on a bien annulé les charges (contrepassation FNP) dans les comptes où elles ont ensuite été enregistrées (écriture d'achat).

La comptabilisation des factures non parvenues est une solution pour affecter à l'exercice clôturé les charges qui ne seront facturées que postérieurement à la date de clôture. Ainsi, les factures fournisseurs qui ne sont adressées à l'entreprise qu'au début de l'exercice suivant la clôture entrent dans les charges de l'exercice clôturé.

Charges constatées d'avance

formation logiciel comptabilite — 2013-07-01T08:18:00Z

Les charges constatées d'avance sont relativement fréquentes, notamment les factures d'abonnement à des services génèrent souvent des CCA dans les comptes d'une entreprise. En effet, toute facture qui a été comptabilisée sur un exercice alors qu'elle concerne l'exercice suivant doit être déplacée sur l'exercice suivant. Pour cela, une écriture de charge constatée d'avance est à comptabiliser au journal. Pour tout comprendre de cet ajustement, consulter notre cours.

La comptabilisation des charges constatées d'avance se retrouve dans toute entreprise. Même si ces écritures ont généralement peu d'impact sur le résultat fiscal, ces ajustements des charges de l'exercice s'imposent au comptable (au chef d'entreprise qui tient seul sa comptabilité).

Définition des charges constatées d'avance

Une charge constatée d'avance correspond à une facture, ou une partie d'une facture, qui a été comptabilisée durant l'exercice alors que la prestation ou l'achat de marchandises correspondant doit être rattaché à l'exercice suivant.

Par exemple, le loyer du mois de janvier N+1 payé au mois de décembre N :
– a été logiquement comptabilisé au mois de décembre en charges,
– n'aurait pas dû modifier le résultat de l'exercice N, sa comptabilisation n'aurait dû intervenir qu'au mois de janvier N+1.

Seulement, la facture de loyer correspondante a bien été envoyée et est bien datée du mois de décembre. Il est donc logique que cette facture soit comptabilisée en décembre N. En revanche, à la clôture, le comptable doit :
– annuler la charge de loyer sur l'exercice N,
– reporter cette charge sur l'exercice N+1.

C'est donc uniquement la charge qui doit être déplacée d'un exercice sur l'autre, pas la facture dans son ensemble. Ainsi, resteront dans les comptes de l'exercice N :
– la dette envers le fournisseur (le bailleur qui a émis la facture de loyer),
– la créance sur l'Etat au titre de la TVA déductible payée sur ce loyer.

Comptabilisation des charges constatées d'avance

Les écritures de charges constatées d'avance sont listées ci-dessous, avant de démontrer leur impact sur le compte de résultat et le bilan de l'exercice clôturé.

Facture fournisseur émise durant l'exercice clôturé

Pour mieux mettre en valeur l'intérêt de la comptabilisation d'une charge constatée d'avance, commençons par enregistrer au journal la facture fournisseur qui a été initialement enregistrée au journal.

Dans notre exemple, il s'agit des charges locatives du 1er trimestre 2014 qui ont été facturées le 15 décembre 2013, date de règlement attendue avant le 22 décembre 2013. Cette pratique est courante, et concerne aussi bien les entreprises qui disposent d'un local professionnel que les SCI qui détiennent des biens immobiliers (voir les écritures comptables d'une SCI).

Dans cette société qui clôture au 31 décembre, cette facture de charge a donc été comptabilisée pour son montant de 457,00 euros HT plus 24,37 euros de TVA (la TVA ne s'appliquant qu'à une partie de ces charges).

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
ACHATS	12008	15/12/2013	614000	Charges locatives	Charges locatives 1er T 2014	457,00
ACHATS	12008	15/12/2013	446600	TVA déductible	Charges locatives 1er T 2014	24,37
ACHATS	12008	15/12/2013	401000	Fournisseurs	Charges locatives 1er T 2014		481,37

Annulation de la charge à la clôture

A la clôture de l'exercice 2013, la charge enregistrée sur l'exercice 2013 et qui ne concerne pas cet exercice doit tout d'abord être annulée avant d'être reportée sur l'exercice suivant.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
OD	OD005	31/12/2013	486000	Charges constatées d'avance	Annul. charges locatives 1er T 2014	457,00
OD	OD004	31/12/2013	614000	Charges locatives	Annul. charges locatives 1er T 2014		457,00

Report de la charge sur l'exercice suivant

Dès le premier jour de l'exercice 2014, la charge correspondant à la facture de 2013 doit être réintégrée dans les comptes pour apparaître dans les charges locatives 2014.

L'écriture de clôture doit donc simplement être contrepassée, toujours dans le journal d'OD (Opérations diverses), soldant ainsi le compte n°486000 de charges constatées d'avance qui n'a servi qu'aux besoins de la clôture pour afficher à la date du 31 décembre l'état exact des charges et produits de l'exercice écoulé.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
OD	OD001	01/01/2014	486000	Charges constatées d'avance	Charges locatives 1er T 2014		457,00
OD	OD001	01/01/2014	614000	Charges locatives	Charges locatives 1er T 2014	457,00

Suite à cette écriture d'extourne des charges constatées d'avance :

Le compte 486000 de charges constatées d'avance est soldé : débité à la clôture, crédité du même montant suite à cette clôture, le solde de ce compte est nul.
Le compte 614000 de charges locatives
- affiche un solde nul en 2013 : la charge enregistrée lors de la comptabilisation de la facture a été annulée à la clôture
- indique une charge de 457,00 euros au titre de l'exercice 2014, grâce à l'extourne des charges constatées d'avance 2013 au premier jour de l'exercice 2014.

Bilan et charges constatées d'avance

Que ce soit dans une SCI ou dans une entreprise, le charges constatées d'avance figurent tout en bas de l'actif du bilan.

BILAN AU 31/12/13
ACTIF	PASSIF
TVA déductible	24,37	Fournisseurs	481,37
Charges constatées d'avance	457,00
		Résultat	+ 0
TOTAL ACTIF	481,37	TOTAL PASSIF	481,37

Au final, l'écriture de charge constatée d'avance a permis de supprimer l'impact de cette facture sur le résultat fiscal de l'exercice clôturé. A l'inverse, sur l'exercice suivant, la charge de 457,00 euros sera bien prise en compte (elle apparaît dans les comptes dès le 1er jour de cet exercice).

Concernant le bilan, la facture n'a pas de raison d'être effacée, car la dette envers le fournisseur est bien réelle. C'est pourquoi on retrouve dans les comptes de clôture :
– la facture fournisseur,
– la TVA déductible correspondante.
Cependant, ces éléments de bilan sont compensés par l'enregistrement de la charge constatée d'avance et le compte 486 qui permet d'équilibrer le bilan sans avoir recours pour cela au résultat.

Pour justifier le compte n°486 Charges constatées d'avance, la liste de toutes les charges qui ont été reportées d'un exercice sur le suivant doit être établie.

Charges généralement payées d'avance dans la pratique

Dans la pratique, au sein d'une même société, on retrouve généralement d'une année sur l'autre les mêmes charges constatées d'avance, en fonction des pratiques de ses fournisseurs. On peut citer notamment :
– Les factures d'achat de marchandises qui n'ont pas encore été livrées à la clôture pour des raisons diverses. Dès lors que ces marchandises ne figurent pas dans le stock de clôture, les factures correspondantes constituent des charges constatées d'avance.
– Les charges locatives par exemple, généralement appelées par les syndics avant même le début de la période concernée.
– Les abonnements ou une partie des charges d'électricité, d'eau, de télécommunication : si les consommations sont généralement appelées en fin de période, les abonnements sont le plus souvent payés d'avance. Si une partie seulement de l'abonnement est à reporter dans l'exercice suivant, le montant de la charge constatée d'avance est calculé au prorata.
– Les abonnements à des magasines (compte 618 Documentation technique) sont payés d'avance.
– Les charges d'assurance le plus souvent facturées pour une année entière...

Les charges constatées d'avance (compte 486) permettent, d'une part, d'annuler les charges comptabilisées durant l'exercice clôturé pour les reporter dans le compte de résultat de l'année suivante et, d'autre part, de compenser au bilan les dettes constatées lors de l'enregistrement des factures comptabilisées en avance.

Produits constatés d'avance

formation logiciel comptabilite — 2013-06-26T09:37:42Z

Les factures clients qui ont été émises juste avant une clôture comptable sont susceptibles de constituer des produits constatés d'avance. Aussi, il faut s'assurer que seules des prestations réalisées durant l'exercice ont été facturées. En effet, pour gonfler son chiffre d'affaires artificiellement, il serait trop simple de facturer le 31 décembre des prestations qui ne constituent à cette date que des commandes.

Les produits constatés d'avance sont dans la pratique assez rares, mais l'étude de leur définition et de leur comptabilisation permet de mieux illustrer l'ensemble des écritures de régularisation des charges et produits.

Définition d'un produit constaté d'avance

A la clôture d'un exercice N, un produit constaté d'avance est un produit qui a été comptabilisé sur l'exercice N alors qu'il concerne en réalité l'exercice N+1 : il s'agit donc d'un produit enregistré en avance d'un exercice dans le compte de résultat.

Dans la pratique, il s'agit de factures clients qui ont été émises en N (généralement en fin d'année N, et donc comptabilisées au journal en N) mais qui concernent :
– des marchandises qui ne seront livrées qu'en N+1,
– des prestations qui ne seront réalisées qu'en N+1.

Le cas des entreprises commerciales est particulièrement intéressant, car il met en évidence le produit doublement constaté au compte de résultat :
– une vente de marchandise a été constatée au compte de résultat, augmentant ainsi le résultat net,
– les marchandises correspondantes sont toujours en stock à la date de clôture (puisqu'elles ne seront livrées qu'en N+1), et augmentent ainsi le stock affiché au bilan à la clôture, ce qui a de nouveau une incidence sur le résultat de l'entreprise (via l'écriture de variation des stocks).

Objectif des écritures d'un produit constaté d'avance

L'objectif des écritures de clôture concernant un produit constaté d'avance est de supprimer ce produit de l'exercice clôturé pour le reporter sur l'exercice suivant.

Ainsi, pour un seul produit constaté d'avance, deux écritures comptables distinctes sont à comptabiliser au journal :

au dernier jour de l'exercice clôturé (le 31/12/N par exemple) : annulation du produit
au premier jour de l'exercice suivant (le 01/01/N+1 par exemple) : nouvelle comptabilisation du produit

Le compte d'attente utilisé entre ces deux dates (entre le 31/12/N et le 01/01/N+1) dans lequel est placé le produit en attendant la clôture est un compte 487 : produits constatés d'avance.

Comptabilisation d'un produit constaté d'avance

Prenons pour exemple une facture client de 1.435,20 euros TTC (1.200€ HT) émise le 28/12/2013 pour une prestation effectuée en janvier 2014, dans la comptabilité d'une entreprise qui clôture le 31 décembre.

Enregistrement de la facture émise

La facture client est comptabilisée au journal à la date de facturation.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
VENTES	12036	28/12/2013	411000	Clients	F 201312004 Peinture M. Durand 17-24/01/14	1.435,20
VENTES	12036	28/12/2013	706000	Prestations de services	F 201312004 Peinture M. Durand 17-24/01/14		1.200,00
VENTES	12036	28/12/2013	445710	TVA collectée	F 201312004 Peinture M. Durand 17-24/01/14		235,20

Annulation du produit au compte de résultat

Le produit de 1.200 euros a été enregistré à tort sur l'exercice 2013. Ce produit doit donc être annulé dans le compte de résultat 2013, c'est à dire extourné dans le compte de produit utilisé : 706000 Prestations de services.

En revanche :

la créance enregistrée au bilan demeure, car la facture a bien été émise (sa date d'échéance devant obligatoirement y figurer) et adressée au client,
la TVA collectée reste une dette envers l'état (si l'entreprise relève du régime de la TVA sur les débits) à reverser lors de la déclaration de TVA à établir en janvier 2014, car cette TVA est réputée due dès lors qu'elle a été facturée.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
OD	OD004	31/12/2013	487000	Produits constatés d'avance	Régul. F201312004 Peinture M. Durand 17-24/01/14		1.200,00
OD	OD004	31/12/2013	706000	Prestations de services	Régul F201312004 Peinture M. Durand 17-24/01/14	1.200,00

Extourne du produit constaté d'avance

Le produit annulé sur l'exercice 2013 doit maintenant être réintégré sur l'exercice 2014. De même, le compte d'attente 487000, utilisé pour les seuls besoins de la clôture 2013, est à annuler dès le début de l'exercice suivant. Au final, l'écriture de clôture comptabilisée au journal d'OD au 31/12/2013 doit être extournée au 01/01/2014.

Journal	Numéro pièce	Date pièce	Numéro compte	Libellé du compte	Libellé de l'écriture	Débit	Crédit
OD	EXTOD004	01/01/2014	487000	Produits constatés d'avance	Régul. F201312004 Peinture M. Durand 17-24/01/14	1.200,00
OD	EXTOD004	01/01/2014	706000	Prestations de services	Régul F201312004 Peinture M. Durand 17-24/01/14		1.200,00

Suite à cette écriture :
– le compte 487000 est soldé (solde nul) au 1er janvier 2014,
– le produit de 1.200 euros annulé en 2013 apparaît dans les comptes de l'exercice 2014.

Dans la pratique, par l'utilisation d'un logiciel comptable, cette écriture d'extourne peut être obtenue automatiquement. Pour cela, lors de la saisie de l'écriture initiale à la date de clôture, une option doit être activée pour que l'écriture d'extourne correspondante soit comptabilisée automatiquement au 1er jour de l'exercice suivant.

Produits constatés d'avance au bilan de clôture

La comptabilisation des écritures de produits constatés d'avance est motivée par l'ajustement du compte de résultat à la clôture, mais ces écritures ont également une incidence sur le bilan de clôture.

BILAN AU 31/12/13
ACTIF	PASSIF
Clients	1.435,20	TVA collectée	235,20
		Produits constatés d'avance	1.200,00
		Résultat	+ 0
TOTAL ACTIF	1.435,20	TOTAL PASSIF	1.435,20

Si, comme on l'a déjà justifié, la facture client et la TVA collectée restent présents dans le bilan de clôture, le produit constaté d'avance comptabilisé pour annuler le produit enregistré au compte de résultat permet d'annuler également ces comptes client et TVA collectée au bilan. Au final, la facture comptabilisée d'avance :
– n'a aucune incidence sur le montant du résultat affiché au compte de résultat de l'exercice clôturé,
– n'a évidemment pas davantage d'influence sur le résultat du bilan mais ne modifie pas non plus l'actif net de l'entreprise.

Les produits constatés d'avance illustrent bien les écritures d'ajustement des charges et produits en montrant que les factures enregistrées en avance sont annulées aussi bien au compte de résultat qu'au bilan par l'écriture de produit constaté d'avance.

Factures à régulariser cut-off

formation logiciel comptabilite — 2013-06-19T09:44:50Z

La définition du cut-off est liée à celle de clôture comptable. A une date donnée, à minuit, il faut présenter des comptes annuels. Aussi, comment tenir compte des opérations d'achat et de vente qui se déroulent au moment de cette clôture ?

L'établissement des états financiers à une date de clôture s'oppose à la réalité économique dans la mesure où des factures émises à une date donnée correspondent à des prestations déjà effectuées depuis plusieurs jours ou quelques mois parfois, ou qui n'interviendront qu'ultérieurement.

Il n'est donc pas possible de se fier uniquement à la date d'émission d'une facture pour savoir à quel exercice celle-ci doit être rattachée. Des régularisations liées au cut-off s'imposent donc à la clôture.

Objectif des régularisations de charges et produits

La régularisation des charges et produits consiste, à la clôture, à s'assurer de la réalité et de l'exhaustivité des factures enregistrées durant l'exercice dans le compte de résultat, c'est à dire à vérifier que toutes les opérations de l'année figurent bien dans ce document de synthèse, et uniquement les opérations de l'année.

Ce contrôle est indispensable et c'est celui effectué systématiquement par :
– des auditeurs : dans le cas d'une société dont les comptes doivent être approuvés par un commissaire aux comptes,
– des agents du fisc : dans le cadre d'un contrôle fiscal, et ce indépendamment de la taille de l'entreprise).

En effet, toute erreur, volontaire ou non, dans la régularisation des charges et produits a un impact direct sur le résultat comptable de l'exercice, et donc sur les prélèvements obligatoires de l'entreprise ou de l'entrepreneur :

Oublier de comptabiliser une charge durant l'exercice N permet d'augmenter le résultat comptable affiché pour l'année N (pour atteindre ses objectifs, rassurer son banquier, éviter des capitaux propres trop faibles et pouvant entraîner une liquidation).
De la même façon, facturer le 31 décembre des prestations qui restent à effectuer permet de gonfler artificiellement son résultat.
A l'inverse, enregistrer dans le journal en N une facture relative à l'exercice N+1 augmente les charges de l'année N et diminue son résultat (pour limiter les prélèvements obligatoires, lisser un bénéfice important sur plusieurs exerces, éviter un dépassement de seuil de bénéfice...).
Pareillement, ne facturer qu'en N+1 des prestations de N évite d'afficher ces produits sur l'année N et entraîne une diminution du résultat de cette année N.

Définition du cut-off

Le cut-off désigne l'obligation à la date d'arrêté des comptes de rattacher à un exercice toutes les factures qui s'y rapportent, en particulier celles dont la date est proche de celle de clôture. En particulier, pour une clôture au 31 décembre, toutes les factures des mois de décembre et janvier sont à étudier pour déterminer à quel exercice les charges et produits correspondant se rapportent.

Des procédures de cut-off doivent donc être définies pour permettre les régularisations comptables qui s'imposent. Très simplement, il peut s'agir :

Contrôle sur les factures : de consulter les factures émises juste avant et après la date de clôture et de s'assurer, en fonction du libellé des prestations et produits vendus, qu'elles sont bien enregistrées sur l'exercice auxquelles elles se rapportent.
- Une facture de loyer payée et enregistrée au journal au mois de décembre et qui correspond au loyer du mois de janvier est à régulariser (à annuler sur l'exercice clôturé au 31 décembre et à reporter sur l'exercice suivant).
- Une facture du mois de janvier qui correspond à une prestation effectuée en décembre, donc avant la clôture, est également à corriger (à enregistrer sur l'exercice clôturé au 31 décembre).
Contrôle du grand-livre : de consulter l'ensemble des comptes de charges et produits (6xx et 7xx) dans le grand-livre de l'exercice clôturé et du début de l'exercice suivant (car les opérations de clôture interviennent matériellement durant les premiers mois de l'exercice suivant, ainsi la comptabilité de cet exercice suivant existe déjà) pour repérer, en fonction du libellé des écritures, des anomalies ou des régularisations à apporter.
- Si l'on se rapporte à notre exemple d'une comptabilité et en particulier au contrôle des comptes clients, si l'on observe le dernier compte client Leadbusiness, on remarque que les facturations de l'exercice ont concerné les mois 04, 05... jusqu'à 10. Ainsi, les facturations du mois de novembre et décembre ne sont pas encore intervenues à la date de clôture. Une régularisation de ces produits s'impose donc, pour que les produits correspondants figurent dans les comptes clôturés au 31 décembre.
- Une charge du mois de janvier enregistrée au journal et dont le libellé indique qu'elle devrait être rattachée à l'exercice précédent est à annuler pour la faire figurer dans les comptes de l'exercice précédent.

Synthèse des factures à régulariser

Tableau de synthèse des écritures de cut-off :

Opérations	Factures	Régularisations
Opérations non enregistrées à la clôture	Factures fournisseurs non comptabilisées	Fournisseurs, factures non parvenues
Factures clients non comptabilisées	Clients, factures à émettre
Opérations enregistrées en avance	Factures fournisseurs comptabilisées en avance	Charges constatées d'avance
Factures clients comptabilisées en avance	Produits constatés d'avance

Ces opérations de clôture sont étudiées avec des exemples dans des articles distincts.

Il existe deux types de factures à régulariser à la clôture afin d'ajuster le compte de résultat de l'exercice : les factures enregistrées durant l'exercice mais qui concerne le suivant, et les qui auraient dû être enregistrées sur l'exercice.