Formation logiciel comptabilite

Journal de caisse

formation logiciel comptabilite — 2013-01-11T11:24:58Z

Enregistrement des opérations en espèces dans le journal de caisse.

L'entreprise dont la comptabilité est présentée dans ce dossier ne détient pas de petite caisse, s'interdisant des transactions en espèces. Le but de cet article est d'expliquer ce choix.

Maintenant, la comptabilisation des écritures de caisse reste présentée sur ce site. Il faut rappeler qu'une pièce de caisse doit exister ou être créée pour toute opération réalisée en espèces.

Règlement par chèque des petites dépenses

Les chèques ne sont pas encore payants en France, et il n'existe pas de montant minimum pour effectuer un règlement par chèque.

Il est donc conseillé de se passer d'une petite caisse. En effet, cette caisse demande un traitement comptable particulier (certes son absence augmente le nombre d'écritures de banque) mais aussi un traitement matériel (il faut bien que le solde de la caisse soit détenu quelque part au siège de l'entreprise). Mais surtout, les mouvements d'espèces sont toujours suspects, mieux vaut donc ne pas avoir à afficher le solde de ce compte dans des états financiers.

L'exemple d'écriture ci-dessous correspond à l'enregistrement d'un chèque effectué pour une petite dépense (achat de fournitures dans un supermarché) et réglé par chèque pour éviter les mouvements d'espèces et la création d'une petite caisse.

Petit achat

Petite dÃ©pense payÃ©e par chÃ¨que plutÃ´t qu'en espÃ¨ces.

Utilisation du compte courant

Des dépenses de l'entreprise peuvent être payées par le gérant via son compte courant. La société pourra ensuite lui rembourser le solde de ce compte courant.

Dans notre exemple de comptabilité, le gérant a ainsi réglé par un chèque personnel la TVA du premier trimestre de cet exercice. En effet, n'ayant pas reçu le chéquier de son entreprise, le gérant a envoyé au Trésor Public un chèque personnel joint à la déclaration de TVA de sa société. Ce règlement a donc été porté dans son compte courant.

Petit achat

Petite dÃ©pense payÃ©e par chÃ¨que plutÃ´t qu'en espÃ¨ces.

Attention, contrairement à l'utilisation habituelle du compte de l'exploitant dans une entreprise individuelle, l'utilisation du compte courant d'associé dans le cadre d'une société pose le problème de la confusion du patrimoine du gérant en particulier avec le patrimoine de sa société. En cas de liquidation, une telle confusion des patrimoines peut entraîner l'élargissement de la responsabilité personnelle du gérant. Une telle pratique est donc à éviter.

L'entreprise n'utilise pas d'espèces et n'a donc pas crée de petite caisse, et cet article justifie ce choix.

Journal de banque

formation logiciel comptabilite — 2013-01-11T10:56:35Z

Comptabilisation des opérations de banque.

Cette entreprise n'utilisant pas de petite caisse, toutes les opérations de trésorerie sont comptabilisées dans le journal de banque.

Saisie du journal de Banque

Les opérations de banque ont été saisies les unes après les autres à partir des relevés bancaires de la société :
– les encaissements clients sont comptabilisés dans le compte unique 411000 Clients mais en utilisant une clé analytique (voir explications ci-dessous),
– les règlements fournisseurs sont enregistrés dans le compte 401000 Fournisseurs,
– les autres mouvements de trésorerie sont également comptabilisés dans des comptes de tiers (Caisses de cotisations, Etat...), sauf dans des cas exceptionnels pour constater des opérations qui n'ont pas fait l'objet d'émission d'une facture ou autre pièce comptable (frais bancaires notamment).

Journal banque

Comptabilisation au journal de banque des flux de trÃ©sorerie.

La colonne Dept. de notre logiciel permet d'attribuer un code spécifique à chaque client habituel pour faciliter l'analyse ultérieure de ce solde au bilan. En effet, le compte client sera alors dispatché par clients, permettant d'identifier plus facilement ceux pour lesquels des factures restaient en attente de règlement à la date de clôture.

En l'absence de cette utilisation d'une comptabilité analytique sur un logiciel (qui reste possible sur des logiciels tels que Ciel, EBP, Sage... mais difficile à mettre en place), il faut souligner que le même résultat peut être obtenu en créant dans le plan comptable un compte client distinct pour tout client habituel :
– 411000 : Clients divers
– 411001 : Client Aribol
– 411002 : Client Bernabé SARL...

Enregistrement comptable des opérations de trésorerie

Consultez nos cours de comptabilité sur la comptabilisation des opérations de trésorerie pour mieux comprendre les écritures présentées ci-dessus.

Méthode de saisie des écritures de Banque

Dans notre exemple, les opérations de banque sont saisies chronologiquement à partir des relevés bancaires. Cette solution a pour avantage d'éviter d'oublier de saisir des écritures de banque et de simplifier le rapprochement bancaire qui sera effectué à la date de clôture.

En revanche, cette méthode est critiquable dans la mesure où elle prive l'entreprise du moyen :
– d'une part, de vérifier qu'elle possède bien toutes les pièces comptables relatives à ces opérations et,
– d'autre part, de s'assurer que la banque n'a pas commis d'erreur (erreur sur le montant d'une opération, débit ou crédit constaté deux fois...).

Aussi, il est possible de compléter le journal de banque à partir des pièces de banque elles-mêmes :
– talon de chèques,
– ordres de virements (effectués ou reçus)...

Cependant, la méthode présentée reste acceptable dans une petite structure comptant peu de mouvements bancaires et où le rapprochement entre les pièces comptables et les relevés bancaires est effectué hors comptabilité régulièrement.
Ainsi, dans cet exemple, à la réception de chaque relevé mensuel, ce rapprochement consiste :
– à noter sur chaque facture fournisseur ou client la date de règlement ou d'encaissement,
– à reporter sur le relevé bancaire le numéro des factures correspondantes,
– à s'assurer que toutes les opérations bancaires concernent bien l'entreprise et sont justifiées par une pièce de banque.

La saisie des opérations de banque est effectuée à partir des relevés bancaires de l'entreprise et cette méthode de saisie des flux de trésorerie est justifiée pour cette entreprise qui ne compte qu'une soixantaine d'opérations bancaires sur l'exercice.

Journal de paie

formation logiciel comptabilite — 2013-01-11T09:20:33Z

Présentation du journal de paie.

Les écritures de paie se limitent ici à celles se rapportant à la rémunération du gérant de cette société soumise à l'impôt sur les sociétés.

Ecritures de paie

Ont été saisies dans le journal d'OD (opérations diverses) les écritures concernant la rémunération de l'exploitant :
– rémunération versée par la société à son gérant,
– cotisations payées par la société sur la base de cette rémunération.

Il faut noter que la comptabilisation de ces écritures dans un journal de PAIE aurait été plus satisfaisante (journal non paramétré dans notre logiciel).

Le journal de PAIE regroupe normalement toutes les écritures se rapportant au versement des rémunérations des dirigeants et des salariés. Dans le cas particulier de l'entrepreneur individuel, il faut se référer au fonctionnement du compte de l'exploitant.

OD paie

Ecritures de paie dans le journal des opÃ©rations diverses.

Dans l'exemple ci-dessus, les charges de la société liées à la rémunération de son gérant ont été passées globalement. A l'inverse, lors de la saisie des écritures de banque, les virements effectués mensuellement au gérant ont été saisis un à un.

On reviendra dans ce dossier sur la dernière écriture qui a pour but de provisionner les cotisations qui seront dues sur la base de la rémunération exceptionnelle (non connue du RSI pour appeler les cotisations de l'exercice).

La paie d'un entrepreneur individuel

Dans une entreprise individuelle, les prélèvements de l'entrepreneur au titre de sa rémunération sont comptabilisés en cours d'exercice dans le compte de l'exploitant (voir nos cours de comptabilité sur ce thème).

En fin d'exercice, le solde de ce compte de l'exploitant est transféré au compte de capital individuel.

La rémunération de l'entrepreneur individuel ne constitue donc pas une charge (compte de la classe 6). Cette rémunération n'est donc pas déductible du résultat fiscal. Ainsi, l'imposition de l'entreprise est totalement indépendante de la rémunération de son exploitant.

Rémunération du gérant de la société soumise à l'IS et présentation d'un journal de paie.

Journal des opérations diverses

formation logiciel comptabilite — 2013-01-11T08:52:03Z

Utilisation du journal d'OD pour les opérations diverses.

En même temps que les achats ont été saisies les opérations diverses, et en particulier les déclarations de TVA trimestrielles.

Journal des opérations diverses

Les déclarations de TVA étant classées avec les achats dans cette entreprise, toujours en raison du très faible nombre de pièces, ces déclarations ont été saisies en même temps que les factures d'achats, mais dans un journal distinct : le journal des opérations diverses (dont le code est DIVERS dans notre logiciel).

Il faut noter que la saisie de toutes les déclarations de TVA les unes après les autres aurait été tout aussi intéressante.

OD TVA

Ecriture au journal de la TVA trimestrielle.

Explication de l'écriture de TVA

Pour davantage d'information sur cette écriture de TVA, il faut consulter nos cours sur l'enregistrement des déclarations de TVA au journal.

Dans le journal d'OD, des opérations diverses, ont été saisies les opérations particulières, les ajustements, les régularisations... En particulier y figurent les écritures de TVA.

Saisie journal des achats

formation logiciel comptabilite — 2013-01-10T16:50:16Z

Saisie au kilomètre des achats au journal.

Après la saisie des ventes, ce sont tous les achats de l'exercice qui ont été comptabilisés au journal.

Saisie des factures d'achat

La saisie des factures d'achat s'effectue également au kilomètre, les unes après les autres. Toutes les factures sont à regrouper dans un même classeur, et dans le cas présent, étant donné le faible nombre d'achats, ces factures sont classées par ordre de réception et de saisie. Cependant, dès que les volumes sont un peu plus importants, un classement alphabétique est souhaitable.

L'écriture d'achat indique pour chaque facture :
– sa date,
– son montant HT et la TVA déductible que l'entreprise va récupérer,
– par le choix du numéro de compte, le type d'achat auquel correspond la facture,
– dans le libellé de l'écriture, les éléments qui permettent d'identifier cette facture et de comprendre la nature de l'achat correspondant.

Concernant ce libellé de l'écriture, l'analyse des comptes, à laquelle on procèdera ensuite, est largement facilitée lorsque ce libellé permet, sans avoir à consulter la facture correspondante, d'identifier l'opération. Aussi, en utilisant éventuellement des abréviations pour limiter la taille de ce champ de saisie, il est intéressant d'indiquer :
– le nom du fournisseur,
– le numéro de la facture,
– le type de marchandises ou de prestation facturées,
– la période facturée (pour les abonnements et anticiper les opérations de cut-off).

Journal des achats

Comptabilisation des factures d'achat au journal.

Pour davantage d'information sur la comptabilisation des factures fournisseurs, consulter nos cours en ligne gratuits.

Saisie dans le journal des achats des factures d'achat de l'exercice.

Saisie journal des ventes

formation logiciel comptabilite — 2013-01-10T16:23:48Z

Saisie des écritures de vente.

La première étape pour établir la comptabilité 2012 de cette entreprise a consisté à saisir les factures clients au kilomètre.

Saisie des factures de vente

Toutes les factures de vente émises durant l'année, réunies dans le classeur des ventes, sont enregistrées les unes après les autres dans le journal des ventes.

Pour chaque facture est indiqué :
– la date d'émission,
– le type de vente réalisé (services enregistrés dans un compte 706000 en l'occurrence),
– le montant du produit HT et la TVA collectée correspondante,
– dans le libellé de l'écriture : le numéro de la facture et le nom du client.

Journal de ventes

Enregistrement des factures clients dans le journal de ventes.

Dans ce logiciel, la colonne Dept. permet d'attribuer un code client à chaque vente (et à chaque règlement client) pour pouvoir analyser le chiffre d'affaires par client. Cette option facilite grandement la justification du solde client en détaillant ce solde par clients, laissant apparaître ceux pour lesquels des factures restent impayées à la date de clôture.
Cependant, il faut reconnaître que le même résultat peut être obtenu en individualisant les clients par l'utilisation de comptes distincts :
– 411000 : Clients divers
– 411001 : Client Arthur
– 411002 : Client Belzunce...

Nos cours de comptabilité

Encore une fois, cet exemple de comptabilité annuelle ne peut être que la conclusion de nos cours de comptabilité. Ces cours sont progressifs et permettent à des personnes n'ayant aucune connaissance comptable de tenir seul une comptabilité simple comme celle présentée ci-dessus.

Pour davantage d'information sur l'enregistrement des factures de vente au journal, consulter notre dossier sur la comptabilité d'une société soumise à la TVA (qui renverra ceux qui le souhaitent vers le cas encore plus simple d'une société non soumise à TVA).

Présentation du journal des ventes où toutes les factures clients on été saisies au kilomètre, les unes après les autres.