Pour comprendre l’organisation comptable, il faut se souvenir que la comptabilité était tenue à la main, sans informatique, jusque dans les années 1980. Comment faisait-on alors pour établir des états financiers à partir d’écritures comptables ?
L’organisation comptable permet le report des informations des écritures comptables (rassemblées dans un journal comptable) dans un nouveau document appelé grand-livre, puis de passer du grand-livre à la balance, cette balance comptable contenant toutes les données à reporter dans le bilan et le compte de résultat.
Le journal, le grand-libre, la balance et les états financiers sont des documents comptables dont l’existence ce justifie d’un point de vue technique mais surtout pour permettre une meilleure lisibilité de l’information comptable. En effet, suivant les besoins de contrôle, d’analyse ou de gestion, en interne ou en externe, c’est l’un ou l’autre de ces documents qui sera le plus adapté.
